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Wir werden Ihnen in wenigen Schritten zeigen, wie Sie WorkHeld verwenden können,
um Montage-, Service- und Instandhaltungsprozesse zu verbessern!
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2.1 Übersicht
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DASHBOARD
Performance Dashboard
Das Performance Dashboard gibt Ihnen eine Übersicht zu den wichtigsten Leistungskennzahl sowie der neuesten Einträge der Mitarbeiter.Statusübersicht
In der Statusübersicht können Sie den Status von Projekten/Einsätzen, Arbeitsaufträgen sowie Arbeitsschritten einsehen und werden über Mängel sowie Verzögerungen informiert.
VORBEREITEN
ARBEIT VORBEREITEN
Hier können Sie Kunden, Projekte, Arbeitsaufträge und Arbeitsschritte anlegen und verwalten sowie die dazugehörigen Mitarbeiter, Anlagen und Werkzeugen hinzufügen.ANLAGEN IM FELD VERWALTEN
Hier können Sie Anlagen im Feld anlegen und verwalten.WERKZEUGE VERWALTEN
Hier können Sie Werkzeuge anlegen und verwalten.CHECKLISTEN VERWALTEN
Hier können Sie Checklistenvorlagen anlegen und verwalten.PROJEKTVORLAGEN VERWALTEN
Hier finden Sie einer Übersicht aller Projektvorlagen und haben die Möglichkeit, nicht mehr benötigte Vorlagen zu löschen.
AUSFÜHRUNG
NICHT ZUGEWIESENE EINTRÄGE VERWALTEN
Hier können Sie die Einträge der Mitarbeiter, welche ohne zugehörige Aufträge erstellt wurden, zuordnen und verwalten.MATERIALBESTELLUNGEN VERWALTEN
Hier können Sie die Materialbestellungen der Mitarbeiter einsehen und weiterverarbeiten.MATERIALKATALOG VERWALTEN
Hier können Sie Ersatz- und Verbrauchsmaterialien anlegen und verwalten.BESTANDSÜBERSICHT ANZEIGEN
Hier können Sie das Inventar einzelner Mitarbeiter einsehen.
ABSCHLIESSEN
PROJEKTE ABSCHLIESSEN
Hier können Sie die Einträge und Berichte zur Dokumentation von Aufträgen einsehen und überprüfen sowie abschließen und exportieren.WOCHENBERICHT
Im Wochenbericht kann die Arbeits- und Reisezeit von Technikern eingesehen werden.
2.2 Die Hierarchieleiste
Überall dort in der WorkHeld Web App, wo es darum geht Aufträge zu planen oder zu bearbeiten wird die Hierarchieleiste am oberen Rand eingeblendet, damit Sie immer wissen, wo Sie sich gerade befinden.
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Der Aufbau der Hierarchie in WorkHeld gestaltet sich wie folgt:
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Sie können in WorkHeld eine beliebige Anzahl an Kunden erstellen. Jedem Kunden kann dann wiederum eine beliebige Anzahl an Projekten zugeordnet werden und jedem Projekt wieder eine theoretisch endlose Anzahl an Arbeitsaufträgen. Jedem einzelnen Arbeitsauftrag kann dann wieder eine beliebige Anzahl an Arbeitsschritten zugeordnet werden.
| Tip |
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Wenn Sie zwischen den Bereichen VORBEREITEN und ABSCHLIEßEN hin und her springen, merkt sich die WorkHeld Web App Ihre Position in der Hierarchie. |
2.3 Die Navigationsleiste
Links vom Hauptfenster wird Ihnen im Regelfall die Navigationsleiste angezeigt, die es Ihnen ermöglicht, in der Hierarchie weiter hinabzusteigen.
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Im oberen Bild können Sie anhand der Hierarchieleiste erkenne, dass wir uns gerade auf der Ebene eines Projekts befinden. Dementsprechend wird in der Navigationsleiste am linken Rand eine Übersicht aller Arbeitsaufträge angezeigt, die diesem Projekt zugeordnet sind.
Durch einen Klick auf einen der Arbeitsaufträge in der Navigationsleiste, steigen Sie in der Hierarchie auf den gewählten Arbeitsauftrag hinab und in der Navigationsleiste werden Ihnen alle Arbeitsschritte angezeigt, die dem Arbeitsauftrag zugeordnet sind.
2.5 Die Objektleiste
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Am oberen Ende der Objektleiste können Sie anhand von Tabs aussuchen, ob Mitarbeiter, Werkzeuge und Anlagen im Feld angezeigt werden sollen. Sie können diese dann Arbeitsaufträgen und Arbeitsschritten zuordnen, indem Sie sie einfach auf den linierten Bereich im Hauptfenster ziehen.
| Tip |
|---|
Sie können die Verfügbarkeit von Mitarbeitern überprüfen. Markieren Sie dazu einfach jene Mitarbeiter, die für einen Arbeitsschritt in Frage kommen und klicken Sie dann auf Verfügbarkeitsprüfung. |
Teil 3: Vorbereiten
3.1 Erstellen von Kunden
Um einen neuen Kunden in WorkHeld anzulegen, müssen Sie zunächst in dem Bereich VORBEREITEN → PROJEKTE VORBEREITEN auf die oberste Hierarchieebene navigieren.
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Im oberen Bild können Sie anhand der Hierarchieleiste erkenne, dass wir uns gerade auf der obersten Hierarchieebene befinden. Mit einem Klick auf + NEUEN KUNDEN ANLEGEN in der Navigationsleiste am linken Rand wird ein neuer Kunde erstellt.
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Beachten Sie dabei, dass es sich bei den Felder Kundenname und Kundennummer um Pflichtfelder handelt, die befüllt werden müssen, um den neuen Kunden zu speichern.
Beim Anlegen des Kunden stehen die folgenden Felder zur Verfügung:
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Feld
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Beschreibung
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Pflichtfeld
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Kundenname
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Name des Kunden
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Ja
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Kundennummer
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Kundennummer zur eindeutigen Identifikation
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Ja
Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können den Kunden zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.
3.2 Erstellen von Projekten
Nachdem Sie einen neuen Kunden erstellt haben, werden Sie automatisch eine Hierarchieebene nach unten geleitet. In der Navigationsleiste am linken Rand werden alle für diesen Kunden erstellten Projekte und Einsätze angezeigt.
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Im oberen Bild können Sie anhand der Hierarchieleiste erkenne, dass wir uns gerade im Kunden „WinTec GmbH“ befinden und in der Navigationsleiste am linken Rand ist erkennbar, dass für diesen Kunden bereits zwei Projekte angelegt wurden.
Mit einem Klick auf + NEUES PROJEKT ANLEGEN in der Navigationsleiste am linken Rand wird ein neues Projekt für den Kunden erstellt.
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Beim Anlegen eines Projekts stehen die folgenden Felder zur Verfügung:
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Feld
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Beschreibung
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Pflichtfeld
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Projektname
...
Name des Projekts
...
Nein
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Startdatum
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Beginn des voraussichtlichen Projektzeitraums
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Nein
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Enddatum
...
Ende des voraussichtlichen Projektzeitraums
...
Nein
...
Projektnummer
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Projektnummer zur eindeutigen Identifikation
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Nein
Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können das Projekt zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.
3.3 Erstellen von Einsätzen
Sie haben die Möglichkeit, anstatt eines Projekts einen Einsatz anzulegen. Klicken Sie dazu auf + NEUEN EINSATZ ANLEGEN in der Navigationsleiste am linken Rand.
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| Tip |
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Projekte sind für langfristig geplante Aufträge vorgesehen, wohingegen Einsätze als Reaktion auf plötzliche Vorfälle (z.B. Maschinenausfälle) gedacht sind. Sie dem Einsatz daher Informationen, wie ein Datum des Vorkommens, eine Priorität oder ein Service Level Agreement hinzufügen. |
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Die Felder Priorität und SLA sind Auswahlliste. Sollte die aufgeführten Werte für Sie nicht passend sein, können diese vom WorkHeld Support Team entsprechend der Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.
Beim Anlegen eines Einsatzes stehen die folgenden Felder zur Verfügung:
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Feld
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Beschreibung
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Pflichtfeld
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Einsatzname
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Name des Einsatzes
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Nein
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Einsatznummer
...
Einsatznummer zur eindeutigen Identifikation
...
Nein
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Anrufer
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Name des Anrufers, welcher den Vorfall für Rückfragen
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Nein
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Telefon
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Telefonnummer für Rückfragen
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Nein
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Datum des Vorkommens
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Datum des Vorkommens
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Nein
...
Priorität
...
Prioritätsstufe
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Nein
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SLA
...
Service Level Agreement
...
Nein
Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können den Einsatz zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.
3.4 Erstellen von Arbeitsaufträgen
Nachdem Sie einen neues Projekt erstellt haben, werden Sie automatisch eine weitere Hierarchieebene nach unten geleitet. In der Navigationsleiste am linken Rand werden alle für dieses Projekt erstellten Arbeitsaufträge angezeigt.
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Im oberen Bild können Sie anhand der Hierarchieleiste erkenne, dass wir uns gerade im Kunden „WinTec GmbH“ und im Projekt „Werk Passau“ befinden. Anhand der Navigationsleiste ist erkennbar, dass für dieses Projekt noch keine Arbeitsaufträge angelegt wurden. Mit einem Klick auf + NEUEN ARBEITSAUFTRAG ANLEGEN in der Navigationsleiste am linken Rand können Sie einen neuen Arbeitsauftrag erstellen.
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| Tip |
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Sie können das Adressfeld befüllen, indem Sie nach Orten, Adressen oder Orientierungspunkten suchen. Um etwa auf einem großen Industriegelände den Einsatzort exakt anzugeben, können Sie den Pin auf der Karte verschieben. |
Beim Anlegen eines Arbeitsauftrags stehen die folgenden Felder zur Verfügung:
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Feld
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Beschreibung
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Pflichtfeld
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Arbeitsauftrag Titel
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Titel des Arbeitsauftrags
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Nein
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Arbeitsauftragsnummer
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Arbeitsauftragsnummer zur eindeutigen Identifikation
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Nein
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Adresse
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Adressfeld mit Suche in Google Maps
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Ja
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Postleitzahl
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Automatisch befüllte Postleitzahl der Kundenadresse
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Automatisch
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Stadt
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Automatisch befüllte Stadt der Kundenadresse
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Automatisch
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Land
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Automatisch befüllte Land der Kundenadresse
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Automatisch
Auf der Ebene des Arbeitsauftrags haben Sie zudem die Möglichkeit, verschiedene Dokumente an den Auftrag anzuhängen, welche mit dem Techniker synchronisiert werden. Klicken Sie dazu auf + DOKUMENTE HINZUFÜGEN und wählen Sie die gewünschten Dateien.
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Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können den Arbeitsauftrag zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.
3.5 Erstellen von Arbeitsschritten
Unter dem Arbeitsauftrag finden Sie die Arbeitsschritte als unterste Hierarchieebene. Arbeitsschritte sind einzelne Vorgänge eines Arbeitsauftrag und alle Informationen aus dem Arbeitsauftrag, wie zum Beispiel die Adresse oder die beigefügten Dokumente, werden auch mit den einzelnen Arbeitsschritten verknüpft.
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Im oberen Bild können Sie anhand der Hierarchieleiste erkenne, dass wir uns gerade im Kunden „WinTec GmbH“, dem Projekt „Werk Passau“ und in dem Arbeitsauftrag „Wartung CNC Maschine C790“ befinden. Mit einem Klick auf + NEUEN ARBEITSSCHRITT ANLEGEN in der Navigationsleiste am linken Rand können Sie einen neuen Arbeitsschritt erstellen.
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Sie können bereits während Sie einen neuen Arbeitsschritt anlegen, Mitarbeiter Werkzeuge oder Anlagen dem Arbeitsschritt zuordnen, indem Sie diese aus der Objektleiste am rechten Rand auf Feld mit der Aufschrift MITARBEITER, WERKZEUG ODER ANLAGE HIERHER ZIEHEN bewegen.
Checklisten können Sie zum Arbeitsschritt hinzufügen, indem Sie auf + CHECKLISTE HINZUFÜGEN klicken und die gewünschten Checkliste aus der Auswahlliste auswählen.
Mehr Informationen dazu finden Sie ab Kapitel 3.6.
| Tip |
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Sie können für jeden einzelnen Arbeitsschritt Start- und Endzeitpunkt (Datum & Uhrzeit) festlegen. Die angegebenen Zeiten bestimmen auch die Reihenfolge, in welcher dem Techniker die Aufträge angezeigt werden. |
Beim Anlegen eines Arbeitsschrittes stehen die folgenden Felder zur Verfügung:
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Feld
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Beschreibung
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Pflichtfeld
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Arbeitsschritt Titel
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Titel des Arbeitsschrittes
...
Nein
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Arbeitsschrittnummer
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Arbeitsauftragsnummer zur eindeutigen Identifikation
...
Nein
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Untertitel
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Untertitel des Arbeitsschrittes
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Nein
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Beschreibung
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Beschreibung der Arbeit mit zusätzlichen Informationen
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Nein
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Startzeit
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Geplantes Datum und Uhrzeit für den Beginn der Arbeit
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Nein
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Endzeit
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Geplantes Datum und Uhrzeit für die Fertigstellung der Arbeit
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Nein
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Name
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Name der Kontaktperson vor Ort
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Nein
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Telefon
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Telefonnummer der Kontaktperson vor Ort
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Nein
Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können den Arbeitsschritt zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.
3.6 Zuordnen von Checklisten
Sie können eine Checkliste einem Arbeitsschritt zuordnen, indem Sie im Bereich VORBEREITEN → ARBEIT VORBEREITEN zu dem Arbeitsschritt navigieren und auf „+ Checkliste hinzufügen“ klicken. Pro Arbeitsschritt kann nur eine Checkliste zugeordnet werden.
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3.7 Zuordnen von Mitarbeitern
Sie können einen Mitarbeitern einem Arbeitsschritt zuordnen, indem Sie im Bereich VORBEREITEN → ARBEIT VORBEREITEN zu dem Arbeitsschritt navigieren und den gewünschten Mitarbeiten aus der Objektleiste in den linierten Bereich im Hauptfenster ziehen. Natürlich können Sie einem Arbeitsschritt auch mehrere Mitarbeiter zuordnen.
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Sie haben auch die Möglichkeit, einen Mitarbeiter allen Arbeitsschritten eines Arbeitsauftrags auf einmal zuzuordnen. Navigieren sie dazu im Bereich VORBEREITEN → PROJEKTE VORBEREITEN einfach den Arbeitsauftrag und ziehen sie dort einen Mitarbeiter aus der Objektleiste in den linierten Bereich im Hauptfenster.
| Tip |
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Wenn Sie einen Mitarbeiter einem Arbeitsauftrag zuordnen, wird dieser allen gegenwärtig vorhandenen Arbeitsschritten dieses Arbeitsauftrag zugeordnet. |
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Nachdem ein Mitarbeiter erfolgreich zugeordnet wurde, erscheint dieser im Hauptfenster in dem Bereich ZUGEWIESENE MITARBEITER. Sie können den Mitarbeiter wieder aus dem Arbeitsschritt entfernen, indem Sie auf das X Symbol an der rechten Seite des Mitarbeiters klicken.
Wenn Sie in einem Arbeitsschritt das X Symbol klicken, wird der Mitarbeiter aus dem Arbeitsschritt entfernt. Wenn Sie das X Symbol in einem Arbeitsauftrag klicken, wird der Mitarbeiter aus allen Arbeitsschritten dieses Arbeitsauftrags entfernt.
| Tip |
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Anhand der kleinen, orangen Kreise an der rechten Seite des Mitarbeiters, können Sie erkennen, wie vielen Arbeitsschritten eines Arbeitsauftrags der Mitarbeiter zugeordnet ist. |
3.8 Zuordnen von Werkzeug
Das Zuordnen von Werkzeugen erfolgt auf dieselbe Art und Weise wie das Zuordnen von Mitarbeitern. Ziehen Sie einfach im Bereich VORBEREITEN → PROJEKTE VORBEREITEN ein Werkzeug aus der Objektleiste in den linierten Bereich im Hauptfenster. Natürlich können Sie einem Arbeitsschritt auch mehrere Werkzeuge zuordnen.
3.9 Zuordnen von Anlagen im Feld
Das Zuordnen von Anlagen im Feld erfolgt auf dieselbe Art und Weise wie das Zuordnen von Mitarbeitern. Ziehen Sie einfach im Bereich VORBEREITEN → PROJEKTE VORBEREITEN eine Anlage aus der Objektleiste in den linierten Bereich im Hauptfenster. Pro Arbeitsschritt kann jedoch nur eine Anlage im Feld zugeordnet werden.
3.10 Anwenden von Projektvorlagen
Sie können ein neues Projekt auch aus einer Projektvorlage befüllen, indem Sie im Bereich VORBEREITEN → ARBEIT VORBEREITEN zu dem gewünschten Projekt navigieren und auf VORLAGE ANWENDEN drücken.
| Note |
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Beachten Sie, dass das neue Projekt komplett leer sein muss, um es mit einer Vorlage zu befüllen. Wurde in dem Projekt bereits ein Arbeitsauftrag angelegt, kann keine Vorlage angewendet werden. |
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Wenn Sie auf VORLAGE ANWENDEN drücken, öffnet sich der Vorlagenassistent, wo Sie aus den bereits vorhandenen Projektvorlagen auswählen können. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage und dann auf VORLAGE ANWENDEN.
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Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit, einzelne Arbeitsaufträge innerhalb der Projektvorlage an- oder abzuwählen. Klicken Sie auf PROJEKTSTRUKTUR ERSTELLEN nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben.
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Im letzten Schritt des Vorlagenassistenten werden Sie gebeten, eine Auftragsadresse anzugeben. Diese Adresse wird an alle Arbeitsaufträge in der Projektvorlage vergeben. Wenn die Arbeitsaufträge in dem Projekt unterschiedliche Adressen benötigen, können Sie diese im Nachhinein entsprechend anpassen.
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Teil 4: Anlegen und Verwalten von Objekten & Materialien
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