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Wir werden Ihnen in wenigen Schritten zeigen, wie Sie WorkHeld verwenden können,
um Montage-, Service- und Instandhaltungsprozesse zu verbessern!
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| Table of Contents |
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4.1 Anlegen und Verwalten von Projektvorlagen
Sie können aus einem bestehenden Projekt jederzeit eine Projektvorlage erstellen, indem Sie im Bereich VORBEREITEN → ARBEIT VORBEREITEN zu dem gewünschten Projekt navigieren und auf VORLAGE ERSTELLEN drücken.
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Daraufhin öffnet sich der Vorlagenassistent, wo Sie einen Titel sowie eine Beschreibung der Vorlagen eintragen können. Im Assistenten werden zudem bereits alle Arbeitsaufträge angezeigt, die mit dem Projektvorlage gespeichert werden.
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Unter VORBEREITEN -> VORLAGEN VERWALTEN finden Sie eine Übersicht aller Projektvorlagen. Dort haben Sie auch die Möglichkeit, Projektvorlagen wieder zu löschen.
Um eine Projektvorlage zu bearbeiten, erstellen Sie ein neues Projekt aus der Projektvorlage, welche Sie bearbeiten möchten und bearbeiten Sie das neue Projekt nach Ihren Wünschen. Im Anschluss können Sie eine neue Projektvorlage aus dem Projekt erstellen und auf Wunsch die vorherige Version der Vorlage löschen.
| Tip |
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Beim Erstellen einer Projektvorlage wird die gesamte Projektstruktur in Form aller Arbeitsaufträge und darunterliegenden Arbeitsschritte mit Checklisten als Vorlage gespeichert. |
| Note |
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Zugeordnete Mitarbeiter, Werkzeuge, Anlagen oder Dokumente sind ebenso wie Start- oder Enddatum nicht Teil der Projektvorlage. |
4.2 Anlegen und Verwalten von Checklisten
Sie können in dem Bereich VORBEREITEN → CHECKLISTEN VERWALTEN jederzeit neue Checklisten erstellen, indem Sie auf das + Symbol am oberen Ende der Navigationsleiste klicken.
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Beim Anlegen einer Checkliste, können Sie der Checkliste folgende Informationen beifügen:
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Feld
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Beschreibung
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Beispiel
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Checklistentitel
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Es kann ein beliebiger Name für die Checkliste definiert werden.
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Standardprüfung
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Checklistennummer
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Mit der Checklistennummer kann die Checkliste identifiziert werden. Die Nummer wird entweder willkürlich gewählt oder stammt aus einem externen System.
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93432
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Checklistenbeschreibung
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Sie haben hier die Möglichkeit eine detaillierte Beschreibung der Checklist oder zusätzliche Informationen im Freitext anzugeben.
| Tip |
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Checklisten in der WorkHeld Web App sind sind Vorlagen, welche Sie einem Arbeitsschritt zuordnen können. Wenn Sie eine bestehende Checkliste bearbeiten, werden die Änderungen auch für alle Arbeitsschritte übernommen, denen die Checkliste bereits vor der Änderung zugeordnet wurde. |
Indem Sie auf NEUEN CHECK ANLEGEN klicken, können Sie der Checkliste einen ersten Check hinzufügen; dieser Vorgang lässt sich beliebig oft wiederholen, sodass Sie Checklisten mit einer beliebigen Anzahl an einzelnen Checks erstellen können.
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Definieren Sie zunächst die Checkbeschreibung mit einem möglichst aussagekräftigen Namen, sodass die Techniker anhand der Beschreibung erkennen können, was genau zu tun ist.
Der Messtyp definiert, was genau gemessen oder erledigt werden soll. Sie können hier zum Beispiel angeben, dass ein Volumen gemessen oder eine Seriennummer notiert werden soll.
Sie haben auch die Möglichkeit „Durchführung“ als Messtyp zu definieren, um einen Check im Sinne einer klassischen Checkliste zu erstellen.
Der Ergebnistyp definiert, welche Daten zur Durchführung oder Messung des Checks angeben werden können. Sie können dabei zwischen den folgenden Ergebnistypen auswählen:
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Ergebnistyp
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Beschreibung
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Text
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Freitext
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Wahrheitswert
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Wählen Sie den Ergebnistyp „Wahrheitswert“, wenn Sie einen Messtyp ausgewählt haben, der mit Ja oder Nein beantwortet werden soll. (Z.B. „Durchführung“)
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Zahl
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Wählen Sie den Ergebnistyp „Zahl“, wenn Sie einen Messtyp ausgewählt haben, der durch einen Zahlenwert beantwortet werden soll. (Z.B. „Volumen“, „Höhe“ oder „Serialnummer“)
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Datum
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Wählen Sie den Ergebnistyp „Datum“, wenn Sie einen Messtyp ausgewählt haben, der durch die Angabe eines Datums beantwortet werden soll. (Z.B. „Durchführung“)
Die Maßeinheit bestimmt, mit welcher Einheit der Ergebnistyp gespeichert wird. Im unteren Beispiel wurde etwa der Messtyp „Gewicht“ und der Ergebnistyp „Zahl“ gewählt. Das Ergebnis wird gemäß den Angaben im Check in Kilogramm gespeichert.
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Zuletzt können Sie definieren, ob der Check verpflichtend sein soll, indem Sie einen Haken neben dem entsprechenden Feld setzen.
| Tip |
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Sie können die Reihenfolge der Checks beliebig verändern, indem Sie den einzelnen Check an den Punkten am rechten Rand mit der Maus fassen und verschieben. Um einen einzelnen Check zu löschen, klicken Sie auf den Mülleimer am rechten Rand. |
4.3 Anlegen und Verwalten von Anlagen im Feld
Sie können in dem Bereich VORBEREITEN → ANLAGEN IM FELD VERWALTEN jederzeit neue Anlagen im Feld erstellen, indem Sie zu dem Kunden navigieren, dem die Anlage zugeordnet werden soll und dann auf das + Symbol am oberen Ende der Navigationsleise klicken.
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Beim Anlegen einer Anlage im Feld, können Sie der Anlage folgende Informationen beifügen:
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Feld
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Beschreibung
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Beispiel
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Anlagenname
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Es kann ein beliebiger Name für die Anlage definiert werden.
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CNC Fräse
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Anlagennummer
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Mit der Anlagennummer kann die Anlage identifiziert werden. Die Nummer wird entweder willkürlich gewählt oder stammt aus einem externen System.
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93432
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Serialnummer
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Die Serialnummer der Anlage. Dieses Feld kann verwendet werden, um Serialnummern zu verwalten. Sie können somit eine eigene Anlagennummer vergeben und zusätzlich die Serialnummer des Herstellers speichern.
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123XAD4567CD333
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Status der Anlage
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Sie können der Anlage eine Status zuweisen, um zu definieren, ob sich die Anlage gegenwärtig in Errichtung oder Betrieb befindet und inwiefern Ihr Unternehmen für die Wartung der Anlage Verantwortung trägt. Um die Historie von nicht mehr aktiven Anlagen zu behalten, können Sie diese auf Stillgelegt setzen.
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In Errichtung
Unter Wartung
Stillgelegt
Fremdwartung
Unbekannt
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Beschreibung
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Sie haben hier die Möglichkeit eine detaillierte Beschreibung der Anlage oder zusätzliche Informationen im Freitext anzugeben.
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Mitarbeiter
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Sie haben die Möglichkeit, die Anlage einem Mitarbeiter zuzuweisen. Das kann z.B. der Mitarbeiter sein, der die Anlage regelmäßig wartet oder der bevorzugt Einsätze an dieser Anlage bearbeiten soll. Der zugewiesene Mitarbeiter bekommt alle Anlageninformationen automatisch auf sein Tablet synchronisiert.
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Theodor Müller
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Kontaktperson
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Die Kontaktperson vor Ort bzw. bei dem Unternehmen, welches die Anlage betreibt. Dabei kann es sich um den jeweiligen Maschinenführer, ebenso wie einen für die Wartung und Instandhaltung der Maschinen verantwortlicher Mitarbeiter handeln.
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Robert Hammer
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Kontakt Telefon
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Die Telefonnummer der Kontaktperson.
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+43 1 9929028
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Lage (Geotag)
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Sie können den Standort der Anlage über einen Geotag definieren. Dies ist dann sinnvoll, wenn sich die Anlage nicht eindeutig über eine Adresse verorten lässt.
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48.2220649,16.382259400000066
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Adresse
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Die Adressfelder können verwendet werden um eine beliebige Adresse zu definieren. Diese kann neben Straßennamen in den weiteren Feldern auch Adresszusätze beinhalten.
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Baumgärtner Höhe 1
4.4 Anlegen und Verwalten von Werkzeug
Sie können in dem Bereich VORBEREITEN → WERKZEUGE VERWALTEN jederzeit neue Werkzeuge anlegen, indem Sie oben rechts auf NEUES WERKZEUG HINZUFÜGEN klicken.
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Beim Anlegen von Werkzeug, können Sie dem Werkzeug folgende Informationen beifügen:
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Feld
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Beschreibung
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Beispiel
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Seriennummer
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Die Seriennummer des Werkzeugs.
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123XAD4567CD333
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Werkzeugnummer
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Mit der Werkzeugnummer kann das Werkzeug identifiziert werden. Die Nummer wird entweder willkürlich gewählt oder stammt aus einem externen System, z.B über Schnittstelle mit ERP System.
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56423
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Status
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Sie können dem Werkzeug einen Status zuweisen, um zu definieren, ob das Werkzeug gegenwärtig einsatzbereit ist oder sich gerade im Service befindet.
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123XAD4567CD333
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Name
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Es kann ein beliebiger Name für das Werkzeug definiert werden.
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Im Service
Stillgelegt
Unbekannt
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Beschreibung
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Sie haben hier die Möglichkeit zusätzliche Informationen zu dem Werkzeug im Freitext anzugeben.
4.5 Anlegen und Verwalten von Material
Sie können in dem Bereich AUSFÜHREN → MATERIALKATALOG VERWALTEN jederzeit neue Ersatz- und Verbrauchsmaterial anlegen, indem Sie oben rechts auf NEUES MATERIAL HINZUFÜGEN klicken.
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Beim Anlegen von Werkzeug, können Sie dem Werkzeug folgende Informationen beifügen:
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Feld
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Beschreibung
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Beispiel
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Artikelnummer
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Mit der Artikelnummer kann das Material identifiziert werden. Die Nummer wird entweder willkürlich gewählt oder stammt aus einem externen System, z.B über Schnittstelle mit einem ERP System.
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53423
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Maßeinheit
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Die Maßeinheit in der zukünftige Bestellungen des Artikels vorgenommen werden können.
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Stück
Liter
Kilogramm
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Art
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Sie können den Artikel als Ersatzteil oder als Verbrauchsmaterial definieren. Nur Verbrauchsmaterial können ohne eine entsprechend Zuordnung an einen Kunden und einhergehende Arbeitsaufgaben bestellt werden.
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Ersatzteil
Verbrauch
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Aktiv
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Sie könne ein Material inaktiv setzen, wenn dieses nicht verfügbar ist.
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Name
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Es kann ein beliebiger Name für das Material definiert werden.
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Beschreibung
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Sie haben hier die Möglichkeit zusätzliche Informationen zum Artikel im Freitext anzugeben.
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4.6 Verwalten von Materialbestellungen
Ihre Mitarbeiter können über die WorkHeld Mobile App die Ersatz- und Verbrauchsmaterialien aus dem Materialkatalog bestellen. Sie erhalten eine Übersicht aller Bestellungen unter AUSFÜHREN → MATERIALBESTELLUNGEN VERWALTEN.
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Die einzelnen Bestellungen werden in der Navigationsleiste aufgelistet. Klicken Sie auf ein der Bestellungen, um die Details im Hauptfenster anzuzeigen. Verwalten Sie die Bestellungen indem Sie den Status entsprechend abändern und dann auf SPEICHERN drücken.
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Staus
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Beschreibung
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Synchronisiert
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Alle Materialbestellungen erhalten zunächst den Status SYNCHONISERT, sobald Sie erfolgreich mit dem Server synchronisiert wurden.
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Genehmigt
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Die Materialbestellung wurde entgegengenommen und wird weiterverarbeitet.
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Bestellt
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Die Materialbestellung wurde entweder bei einem entsprechenden Zulieferer oder bei der internen Logistikverwaltung bestellt.
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In Anlieferung
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Die Materialbestellung ist auf dem Weg zum Mitarbeiter.
| Tip |
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Wenn Sie den Status der Bestellung ändern, wird dies dem Mitarbeiter entsprechend angezeigt. Wird der Status auf IN ANLIEFERUNG gesetzt, kann der Mitarbeiter die Bestellung per Knopfdruck in das INVENTAR einpflegen. |
4.7 Verwalten von nicht zugewiesenen Einträgen
Ihre Mitarbeiter haben die Möglichkeit, auch ohne, dass ihnen ein Auftrag zugewiesen wurde, Einträge zur Dokumentation zu erstellen, wenn sie etwa spontan zu einem Kunden kommen. Sie können diese Einträge unter AUSFÜHREN → NICHT ZUGEWIESENE EINTRÄGE VERWALTEN einem Arbeitsschritt zuordnen.
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In der Hierarchieleiste am oberen Rand und in der Navigationsleiste am linken Rand werden Ihnen wie immer Ihre Kunden, Projekte, Arbeitsaufträge und Arbeitsschritte angezeigt. In der Objektleiste am rechten Rand finden Sie hingegen alle Einträge, die keinem Auftrag zugewiesen sind. Wählen Sie den Eintrag aus der Objektliste, welchen Sie einem Auftrag zuweisen möchten, indem Sie diesen anklicken. Er wird dann im untern Teil des Hauptfenster angezeigt.
Einträge können unabhängig vom Typ (z.B. Arbeitszeit, Spesen, Mangel etc.) nur auf der Ebene eines Arbeitsschrittes zugewiesen werden. Solange Sie also noch nicht auf die Ebene der Arbeitsschritte navigiert haben, wird Ihnen der Button zum Zuweisen eines Eintrags nur ausgegraut angezeigt.
Im oberen Bild können Sie anhand der Hierarchieleiste erkenne, dass wir uns nun auf der Ebene eines Arbeitsschritts befinden. Dementsprechend wird der Button zum Zuweisen eines Eintrags orange angezeigt. Durch einen Klick auf den Button wird der gewählte Eintrag dem Arbeitsschritt zugeordnet. Der Eintrag verschwindet dementsprechend auch aus der Liste der Einträge, die keinem Auftrag zugewiesen sind.
Teil 5: Abschließen
5.1 Überblick aller Einträge, Dokumente und Berichte
Sie können in dem Bereich ABSCHLIESSEN die gesamte Dokumentation aller Aufträge in Form von Einträgen, Dokumenten und Berichten einsehen. Dabei wird zur besseren Übersichtlichkeit die bekannte Hierarchie beibehalten, sodass Sie über die Hierarchieleiste am oberen Rand und die Navigationsleiste am linken Rand genau selektieren können, welche Einträge und Berichte Ihnen angezeigt werden.
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Im oberen Bild können Sie anhand der Hierarchieleiste erkenne, dass wir uns auf der obersten Ebene befinden. Dementsprechend werden Ihnen im Hauptfenster alle Einträge und Berichte angezeigt. Wenn Sie in der Hierarchie weiter nach unten navigieren, werden die angezeigten Einträge und Berichte entsprechend eingeschränkt.
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Dokumente oder Berichte können Sie sich über einen Klick auf das jeweilige Symbol in der Tableiste direkt über den Einträgen anzeigen lassen. Sie können Dokumente und Berichte auch bequem über die Suchleiste durchsuchen. Bei den Berichten funktioniert auch der Filter nach Eintragstypen.
| Tip |
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Sie könne Bilder und andere Dokumente, welche einzelnen Einträgen angehängt wurden, entweder in der Übersicht für Dokumente betrachten oder in der Detailansicht einzelner Beiträge, indem Sie auf den jeweiligen Eintrag klicken. |
5.2 Filtern und Suchen von Einträgen und Berichten
Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, Einträge und Berichte anhand von Eintragstypen zu filtern, indem Sie auf die blauen Symbole der Eintragstypen klicken.
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Symbol
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Eintragstyp
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Ersatzteilverbrauchseintrag
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Messwerteintrag
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Reisezeiteintrag
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Arbeitszeiteintrag
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Speseneintrag
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Mangeleintrag
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Bautagebucheintrag
5.3 Bearbeiten von Einträgen
Wenn Sie auf einen Eintrag klicken, öffnet sich eine Detailansicht, über welche Sie alle Informationen erhalten, die vom Mitarbeiter zum Eintrag hinzugefügt wurden.
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Sie haben die Möglichkeit, den Status des Eintrags zu ändern, indem Sie einen neuen Status auswählen und auf SPEICHERN drücken.
| Note |
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Beachten Sie, dass eine Statusänderung nicht möglich ist, wenn der Eintrag vom Techniker nur als Entwurf gespeichert wurden. Entwürfe haben den Status ERSTELLT. |
Sie können den Status von mehreren Einträgen in einem einzigen Schritt auf SCHLIESSEN setzen, indem Sie bei den gewünschten Einträgen die Kontrollkästchen am linken Rand markieren und dann auf SCHLIESSEN klicken.
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Sie können jedem Eintrag auch einen Kommentar hinzuzufügen, indem Sie in das Feld MANAGER KOMMENTARE schreiben und auf SPEICHERN drücken.
5.4 Einträge zurücksetzen
Sobald Techniker einen Eintrag eingereicht haben, kann dieser nicht mehr bearbeitet werden. Sie haben jedoch die Möglichkeit den Eintrag auf den Status ERSTELLT zurückzusetzen, sodass dieser vom Techniker erneut bearbeitet werden kann.
Öffnen Sie dazu die Detailansicht des Eintrags und klicken Sie auf ZURÜCKSETZEN.
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5.5 Exportieren von Einträgen und Berichten
Sie haben ab der Projektebene die Möglichkeit, Einträge gesammelt als ZIP oder CSV Datei zu exportieren. Dabei werden stets nur jene Einträge exportiert, welche dem jeweiligen Projekt, Arbeitsauftrag oder Arbeitsschritt zugehörig sind.
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