Workheld 8.1

Herzlich Willkommen bei dieser kurzen Einführung zu WorkHeld Flow.

Workheld Call ist eine Live-Video-Assistenzlösung für Datenbrillen, Smartphones und Tablets, mit der Spezialisten Arbeitsprozesse aus der Ferne anleiten und in Echtzeit unterstützen können.

Teil 1 Willkommen bei der Workheld Call Web App

1.1 Workheld Call Web App im Browser

Die Workheld Call Web App kann unter der Adresse call.workheld.com mit jedem modernen Internetbrowser abgerufen werden. Hier finden Sie die Liste der offiziell unterstützen Browser.

1.2 Login

Wenn Sie die Workheld Call Web App zum ersten Mal aufrufen, müssen Sie zunächst Ihre Organisation eingeben, bevor Sie zum eigentlichen Login weitergeleitet werden.

Nachdem Sie Ihre Organisation eingegeben haben, können Sie sich entweder mit Ihrer E-Mail Adresse oder Ihrem Benutzernamen sowie Ihrem Passwort anmelden. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie über das Feld “Passwort vergessen?” eine Email mit einem Link zum zurücksetzen des Passworts anfordern.

1.3 Hauptmenü

Das Hauptmenü der Workheld Call Web App besteht aus vier Bereichen:

• Kontakte

  • Gruppen
    Eine Gruppe ist hier aufgelistet, wenn Ihr Account berechtigt ist, diese Gruppe anzurufen.

  • Online
    Benutzer, die aktuell in Workheld Call online oder gerade in einem Anruf sind.

  • Offline
    Benutzer, die momentan nicht in Workheld Call angemeldet sind und nicht angerufen werden können.

• Geplante Anrufe
  Hier sehen Sie geplante Anrufe und können neue geplante Anrufe erstellen.

• Chats
  Im Chat können Sie Textnachrichten sowie Bilder und Dokumente mit anderen Usern teilen.

• Verlauf
  Im Verlauf sehen Sie vergangene Anrufe und haben Zugriff auf erstellte Feedback Bilder und Aufnahmen.

Bei jedem User und jeder Gruppen wird zusätzlich der aktuelle Status angezeigt:

Eine Gruppe wird als online angezeigt, wenn zumindest ein Gruppenmitglied online ist.

Teil 2 Anrufe

2.1 Starten von Anrufen

Um einen Anruf zu starten, kann zum einen auf den „Anruf starten“ Button im oberen Bereich das Fensters oder auf das Telefonhörer-Symbol neben dem User, der angerufen werden soll, geklickt werden. Außerdem kann ein User ausgewählt werden, um zu dessen Userdetails zu gelangen und im Falle, dass der User online ist, kann hier auch ein „Anruf starten“ Button ausgewählt werden.

2.1.1 Neuer Anruf Dialog

Unabhängig davon, wie Sie einen Anruf starten, öffnet sich zunächst immer der „Neuer Anruf“ Dialog.

Details

Unter dem Reiter “Details” können Sie dem Anruf ein aussagekräftiger Titel geben. Dieser scheint auch beim Läuten für die anderen Teilnehmer sowie später im Anrufverlauf auf.

Teilnehmer

Unter dem Reiter “Teilnehmer” können Sie beliebig viel User auswählen, die angerufen werdne sollen. Wurde der „Neue Anruf“ Dialog durch Klick auf das Telefonhörer-Symbol neben einer Person oder durch Auswahl des „Anruf starten“ Buttons in den Benutzerdetails eines Users geöffnet, ist dieser User schon vorausgewählt und es können gegebenenfalls noch weitere Teilnehmer dem Anruf hinzugefügt werden. Es können nur User hinzugefügt werden, die online sind.

Sie müssen zudem angeben, welcher Teilnehmer zu streamen beginnt. Als Voreinstellung ist immer die Person als Streamer ausgewählt, die den Anruf startet.

Zudem können Sie bei “Anruf von Anfang an aufzeichnen” ein Häkchen setzen, wenn der Anruf von Anfang an aufgezeichnet werden soll.

Wenn alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind, kann der „Start“ Button geklickt und somit der Anruf aufgebaut werden.

Während des Aufbaus der Verbindung wird ein Pop-Up angezeigt, in welchem der Anruf abgebrochen werden kann. Sobald ein Teilnehmer den Anruf annimmt, wird die Session eröffnet und der als Streamer ausgewählte Teilnehmer beginnt, sein Kamerabild zu streamen.

2.2 Starten von Gruppenanrufen

Um einen Gruppenanruf zu starten, klicken Sie auf das Telefonhörer-Symbol neben der gewünschten Gruppe. Ähnlich wie auch schein beim Anruf eines einzelnen Users, kann auch eine Gruppe nur dann angerufen werden, wenn diese online ist. Eine Gruppe wird als online angezeigt, wenn zumindest ein Gruppenmitglied online ist.

2.2.1 Neuer Anruf Dialog (Gruppen)

Auch bei einem Gruppenanruf, öffnet sich zunächst immer der „Neuer Anruf“ Dialog und wie auch schon beim Anruf einzelner User haben Sie die Möglichkeit, dem Gruppenanruf ein aussagekräftiger Titel zu geben. Dieser scheint beim Läuten für die anderen Teilnehmer sowie später im Anrufverlauf auf.

2.3 Annehmen von Anrufen

Sobald Sie in der Workheld Call Web App angemeldet sind, werden Sie anderen Usern als online angezeigt und können angerufen werden. Bei einem eingehenden Anruf werden Sie durch einen Signalton und ein Pop-Up informiert. Der Anruf kann in dem Pop-Up angenommen oder abgelehnt werden.

2.4 Anruf als Empfänger

Wenn Sie einem Anruf als Empfänger beigetreten sind, i.e. Sie sehen den Livestream eines anderen Teilnehmers, wird Ihr Anruffenster in drei Bereiche eingeteilt.

In jedem der Bereiche wird auf der linken Seite der Livestream angezeigt. Auf der rechten Seite wird der jeweils ausgewählte Bereich angezeigt. Es gibt den Feedbackbereich zum Anzeigen der Feedback Bilder, den Chat- und den Infobereich.

Im oberen Teil des Anruf-Fensters befindet sich eine Leiste mit Titel und Dauer des Anrufs, allgemeinen Funktionen sowie der Navigation zwischen den einzelnen Bereichen.

2.4.1 Menüleiste

Die Menüleiste setzt sich aus allgemeinen Funktionen, der Navigation zwischen den einzelnen Bereichen des Anrufs und dem Titel und der Dauer des Anrufs zusammen. Diese Leiste bleibt in allen drei Bereichen (Feedback, Chat, Info) unverändert, sodass in jedem Bereich die allgemeinen Funktionen und die Navigation zur Verfügung stehen.

2.4.2. Livestream

Auf der linken Seite des Anruffensters wird immer der Livestream angezeigt. Unterhalb des Livesteams werden ihnen diverse Optionen angezeigt, um Feedback zu geben, das Licht am Gerät des Streamers zu aktivieren oder den Anruf aufzuzeichnen:

2.4.3 Feedbackbereich

Nach dem Aufbau des Anrufs wird im rechten Bereich des Anruffensters der Feedbackbereich angezeigt. Wenn Sie einen (HD) Schnappschuss des Livestreams erstellt haben, können Sie den Schnappschuss hier bearbeiten, um ihn dann dem Streamer als Feedback zu senden.

Zur Bearbeitung der (HD) Schnappschüsse stehen Ihnen dabei folgende Funktionen zur Verfügung:

2.4.4 Chat

Im Chat können Textnachrichten und Dateien ausgetauscht werden. Der Bereich Chat funktioniert genauso wie der Chat außerhalb von Anrufen. Das Chatprotokoll können Sie im Hauptmenüpunkt “Verlauf” einsehen.

2.4.5 Info

Im Infobereich des Anrufs werden alle Teilnehmer des Anrufs aufgelistet. Mit dem Button „Teilnehmer hinzufügen“ können weitere Personen dem Anruf hinzugefügt werden. Durch Klick auf „Titel bearbeiten“ kann dieser zu einem aussagekräftigen Titel geändert werden, um später den Anruf im Bereich „Verlauf“ leichter finden zu können.

2.5 Anruf als Streamer

Wenn Sie einem Anruf als Streamer beigetreten sind, i.e. alle anderen Teilnehmer sehen Ihren Livestream, wird Ihr Anruffenster in drei Bereiche eingeteilt.

In jedem der Bereiche wird auf der linken Seite der Livestream angezeigt. Auf der rechten Seite wird der jeweils ausgewählte Bereich angezeigt. Es gibt den Feedbackbereich zum Anzeigen der Feedback Bilder, den Chat- und den Info-Bereich.

Im oberen Teil des Anruf-Fensters befindet sich eine Leiste mit Titel und Dauer des Anrufs, allgemeinen Funktionen sowie der Navigation zwischen den einzelnen Bereichen.

2.5.1 Menüleiste

Die Menüleiste setzt sich aus allgemeinen Funktionen, der Navigation zwischen den einzelnen Bereichen des Anrufs und dem Titel und der Dauer des Anrufs zusammen. Diese Leiste bleibt in allen drei Bereichen (Feedback, Chat, Info) unverändert, sodass in jedem Bereich die allgemeinen Funktionen und die Navigation zur Verfügung stehen.

2.5.2. Livestream

Auf der linken Seite des Anruffensters wird immer der Livestream angezeigt. Für den Streamer stehen keine gesonderten Funktionen zur Verfügung. Es wird lediglich der Livestream vom eigenen Gerät zu Kontrollzwecken übertragen.

Sollte ein anderer Teilnehmer den Cursor aktivieren, wird Ihnen die Postion des Cursors im Livestream angezeigt, sodass der andere Teilnehmer z.B. auf ein Objekt zeigen oder andere Anweisungen geben kann.

2.5.3 Feedbackbereich

Nach dem Aufbau des Anrufs wird im rechten Bereich des Anruffensters der Feedbackbereich angezeigt. Wenn ein anderer Teilnehmer Ihnen einen (HD) Schnappschuss des Livestreams zusendet, können Sie den Schnappschuss hier sehen.

2.5.4 Chat

Im Chat können Textnachrichten und Dateien ausgetauscht werden. Der Bereich Chat funktioniert genauso wie der Chat außerhalb von Anrufen. Das Chatprotokoll können Sie im Hauptmenüpunkt “Verlauf” einsehen.

2.5.5 Info

Im Infobereich des Anrufs werden alle Teilnehmer des Anrufs aufgelistet. Mit dem Button „Teilnehmer hinzufügen“ können weitere Personen dem Anruf hinzugefügt werden. Durch Klick auf „Titel bearbeiten“ kann dieser zu einem aussagekräftigen Titel geändert werden, um später den Anruf im Bereich „Verlauf“ leichter finden zu können.

Teil 3 Geplante Anrufe

3.1 Erstellen von geplanten Anrufen

Sie haben die Möglichkeit in den Hauptmenüpunkten “Kontakte” und “Geplante Anrufe” über den Button „Anruf planen“ (Kalender-Uhr-Symbol) eine Einladung zu einem geplanten Anruf zu erstellt.

3.1.1 Neue Einladung zu einem geplanten Anruf Dialog

Unabhängig davon, von wo aus Sie einen geplanten Anruf erstellen, öffnet sich zunächst immer der „Neue Einladung zu einem geplanten Anruf“ Dialog.

Details

Unter dem Reiter “Details” können Sie dem geplanten Anruf ein aussagekräftiger Titel geben. Dieser scheint auch beim Läuten für die anderen Teilnehmer sowie später im Anrufverlauf auf.

Sie müssen zudem Datum und Uhrzeit des geplanten Anrufs angeben. Wenn Sie diese Felder unbearbeitet lassen, wird der geplante Anruf zum aktuellen Zeitpunkt geplant.

Sie haben zudem die Möglichkeit eine optionale Beschreibung des geplanten Anrufs hinzuzufügen, welche auch den eingeladenen Teilnehmern angezeigt wird.

Teilnehmer

Unter dem Reiter Teilnehmer können Sie beliebig viele User als Teilnehmer zu dem geplanten Anruf hinzufügen. Sofern diese Funktione von Ihrem Unternehmen unterstützt wird, haben Sie zudem die Möglichkeit auch eine externe Person als Gast zu dem Anruf einzuladen, indem Sie deren E-Mail Adresse im Feld “Gast Teilnehmer hinzufügen” eingeben.

Zuletzt müssen Sie auswählen, welcher Teilnehmer zu streamen beginnt. Wenn Sie einen Gast zu dem geplanten Anruf eingeladen haben, ist immer diese Person automatisch als Streamer vorausgewählt.

Einstellungen für E-Mail-Einladung

Alle Teilnehmer des geplanten Anrufes werden per E-Mail benachrichtigt, sobald Sie den geplanten Anruf speichern. Die Emails werden standardmäßig in der Sprache und Zeitzone des Erstellers ausgesendet.

Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Sprache der Emails zu ändern sowie beliebig viele Zeitzonen hinzuzufügen. Wenn Sie etwa in den “Einstellungen für E-Mail-Einladung” die Sprache auf Englisch stellen und dann die Zeitzone Eastern Time (US and Canada) hinzufügen, werden die E-Mail Einladungen an alle User in Englisch ausgesendet sowie Datum und Uhrzeit des geplanten Anrufs zusätzlich zur Zeitzone des Erstellers auch in der Zeitzone der amerikanischen Ostküste angezeigt.

Zuletzt haben Sie die Möglichkeit, d Anruf von Anfang an aufgezeichnet werden soll oder nicht.

Wenn alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind, kann der „Senden“ Button geklickt und der geplante Anruf erstellt werden.

3.1.2 Besonderheiten bei geplanten Anrufen mit Gast

Die E-Mail für Gäste enthält einen Link sowie einen QR Code, über welchen der Gast den Anruf starten kann.

Geplante Anrufe können standardmäßig von allen eingeladenen Usern jederzeit gestartet werden und es klingelt daraufhin bei allen Teilnehmern. Wurde dem geplanten Anruf jedoch ein Gast hinzugefügt, kann der Anruf ausschließlich vom Gast, und zwar frühestens 5 Minuten vor dem geplanten Zeitpunkt gestartet werden.

3.2 Übersicht von geplanten Anrufen

Im Hauptmenüpunkten “Geplante Anrufe” sehen Sie zur linken Seite eine Liste aller geplanten Anrufe, welche Sie selbst erstellt haben oder zu denen Sie eingeladen wurden.

Wenn Sie auf einen der geplanten Anrufe klicken, werden Ihnen im Hauptfenster die Detailinformationen zum Anruf angezeigt. Sie können von hier aus den geplanten Anruf starten, bearbeiten oder auch löschen.

Teil 4 Chat & Verlauf

4.1 Chat

Sie haben die Möglichkeit im Hauptmenüpunkt “Chat” jederzeit Textnachrichten sowie Bilder und Dokumente an andere User zu senden.

Sie können jederzeit einen neuen Chat mit einem anderen User beginnen, indem Sie im Hauptmenüpunkten “Chat” auf den “Plus” Button klicken und die gewünschten Teilnehmer auswählen.

Haben Sie einen neuen Chat gestartet erscheint dieser links in der Liste der aktiven Chats. Durch einen Klick auf die drei Punkte neben dem jeweiligen Chat haben Sie zudem die Möglichkeit, einen Anruf mit allen Usern des Chats zu starten, einen geplanten Anruf mit den Usern zu erstellen sowie den Inhalt des Chats oder den Chat an sich zu löschen.

4.2 Verlauf

Im Hauptmenüpunkt “Verlauf” haben Sie Zugriff auf getätigte Anrufe. Beachten Sie, dass die Liste abhängig von Ihren Zugriffsrechten auf Ihre eigenen Anrufe oder alle Anrufe innerhalb bestimmter Gruppen oder Ihres Unternehmens eingeschränkt sind.

Aus der Liste können einzelne Anrufe ausgewählt werden, um Details wie Anruftitel, Datum, Dauer und Teilnehmer anzuzeigen. Die Anrufdetails enthalten außerdem die Feedbackbilder, Aufnahmen und den Chatverlauf des Anrufs.