Workheld 7.0

Herzlich Willkommen bei dieser kurzen Einführung zu WorkHeld Flow.

Wir werden Ihnen in wenigen Schritten zeigen, wie Sie WorkHeld Flow verwenden können,
um Montage-, Service- und Instandhaltungsprozesse zu verbessern!

Teil 1 Willkommen bei der Workheld Flow Android App

1.1 Installation der Workheld Flow Android & iOS Mobile App

Abhängig von Ihrem Betriebssystem können Sie die Workheld Flow Mobile App im Apple App Store (iOS) oder Google Play Store (Android) herunterladen. Suchen Sie in dem jeweiligen Store nach „Workheld Flow“ und klicken auf „Laden“ oder “Installieren”, um Workheld Flow Mobile App zu installieren.

1.2 Login

Wenn Sie die WorkHeld Flow Mobile App zum ersten Mal starten, kommen Sie direkt zum Login.
Ihre Zugangsdaten sollten Sie bereits per Mail oder durch Ihren Systemadministrator erhalten haben.

Nachdem erstmaligen Anmelden startet die Workheld Flow Mobile App automatisch eine vollständige Synchronisation. Diese kann abhängig von Ihrer Internetverbindung einige Minuten dauern.

1.3 Synchronisation

1.3.1 Normale Synchronisation (Delta Sync)

Sie müssen eine Synchronisation durchführen, um neue Auftragsdaten zu empfangen und ihre Dokumentation zurückzusenden. Um eine normale Synchronisation (Delta Sync) durchzuführen klicken Sie lediglich auf den Button Synchronisation am oberen rechten Rand der Workheld Flow Mobile App.

Button Synchronisation
_{Alle Daten auf Gerät synchronisiert.}

Button Synchronisation
_{Alle Daten auf Gerät nicht synchronisiert.}

Wenn sich auf Ihrem Gerät Daten befinden, die noch nicht synchronisiert wurden, erscheint der Button Synchronisation in grüner Farbe.

1.3.2 Vollständige Synchronisation (Full Sync)

Wenn es bei der Synchronisation zu Problemen kommen sollte, können diese zumeist durch eine vollständige Synchronisation (Full Sync) behoben werden.

Navigieren Sie dazu im Hauptmenü auf Einstellungen und klicken Sie Vollständige Synchronisierung starten. Beachten Sie, dass eine vollständige Synchronisation abhängig von Ihrer Internetverbindung einige Minuten dauern.

Teil 2: Arbeitsübersicht

2.1 Übersicht Projekt und Einsätze

Im Hauptmenüpunkt Ausführung finden Sie alle Ihnen zugewiesenen Projekte und Einsätze. Sie können diese entweder als Liste betrachten oder in einer Kartenansicht. Wechseln Sie dazu einfach mit der Tableiste am oberen Rand zwischen Listenansicht, Kartenansicht und Kalenderansicht.

2.2 Detailansicht Projekte und Einsätze

Wenn Sie in der Listenansicht oder der Kartenansicht auf eines der Projekte oder einen Einsätze klicken, werden Sie in die Projektdetails navigiert. Hier können Sie über die Tableiste am oberen Rand zwischen der Ansicht mit der Liste der Arbeitsaufträge im Projekt, den Informationen zum Projekt oder der Dokumentation des Projekts wechseln.

2.3 Detailansicht Arbeitsaufträge

Wenn Sie in der Liste der Arbeitsaufträge auf einen Arbeitsauftrag klicken, werden Sie in die Arbeitsauftragsdetails navigiert. Auch hier können Sie zwischen der Ansicht mit der Liste der Arbeitsschritte im Arbeitsauftrag, den Informationen zum Arbeitsauftrag oder der Dokumentation des Arbeitsauftrags wechseln.

2.4 Detailansicht Arbeitsschritte

Wenn Sie in der Liste der Arbeitsschritte auf einen Arbeitsschritt klicken, werden Sie in die werden Sie in die Arbeitsschrittdetails navigiert. Hier können Sie zwischen der Ansicht mit der Ausführung, den Informationen zum Arbeitsschritt oder der Dokumentation des Arbeitsschrittes wechseln.

Teil 3: Anlagen

3.1 Übersicht der Anlagen

Im Hauptmenüpunkt Anlagen finden Sie alle Anlagen, welche mit Projekten oder Einsätzen verknüpft sind, die Ihnen zugewiesen wurden. Sie können diese entweder als Liste betrachten oder in einer Kartenansicht. Wechseln Sie dazu einfach mit der Tableiste am oberen Rand zwischen Listenansicht und Kartenansicht.

Wenn sie vor eine Anlage stehen, die mit einem QR Code versehen wurde, können Sie diesen QR Code scannen, um sofort zu der jeweiligen Anlage zu gelangen. Klicken Sie dazu in der Listenansicht auf den Button Scan Anlagen QR Code und zentrieren Sie den QR Code innerhalb des angezeigten Rechtecks.

3.2 Detailansicht Anlagen

Wenn Sie in der Listenansicht oder der Kartenansicht auf eine der Anlagen klicken oder einen gültigen QR Code scannen, werden Sie in die Anlagendetails navigiert. Hier können Sie über die Tableiste am oberen Rand zwischen der Listenansicht aller Projekte und Einsätze, die mit Anlage verknüpft sind, Ihnen zugewiesenen wurde sowie den Informationen zur Anlage wechseln und die Dateien, die zu Anlage gehören.

Wenn Sie von hier aus auf eines der Projekte oder einen Einsatz klicken, werden Sie in die Projektdetails navigiert. Vgl. https://tabletsolutions.atlassian.net/wiki/spaces/WD/pages/edit-v2/3560734721#2.2-Detailansicht-Projekte

Teil 4: Inventar

Teil 5: Wochenbericht

Teil 6: Abwesenheitsanträge

Teil 7: Dokumentation

7.1 Erstellen von Einträgen

Um Einträge zu erstellen, müssen Sie in die Detailansicht des Arbeitsschritts navigieren, für welchen Sie Dokumentation erstellen möchten und mit der Tableiste am oberen Rand auf Ausführung wechseln.

Sie finden am unteren rechten Rand den Button zum Erstellen von Einträgen. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Fächermenü, mit allen verfügbaren Eintragstypen. Klicken Sie auf den gewünschten Eintragstyp, um diesen zu erstellen.

Abhängig von der Konfiguration der Workheld Plattform stehen Ihnen diese Eintragstypen zur Auswahl:

Icon	Bezeichnung
	Mangeleintrag
	Arbeitszeiteintrag
	Reiseeintrag
	Speseneintrag
	Messwerteintrag

7.1.1 Speichern als “Entwurf” oder “Eingereicht”

Sie können Einträge immer entweder im Status “Entwurf” oder “Eingereicht” speichern. Dazu müssen Sie lediglich den Umschaltknopf über den Buttons Abbrechen und Speichern aktivieren oder deaktivieren.

Wenn Sie einen Eintrag als “Entwurf” speichern, können Sie diesen auch nach der Synchronisation jederzeit nachbearbeiten. Wenn Sie einen Eintrag als “Eingereicht” speichern, kann er nach der Synchronisation nicht mehr nachbearbeitet werden.

7.1.2 Anhang von Fotos und Dokumenten

Sie können jedem Eintragstyp beliebig viele Fotos oder Dokumente anhängen. Klicken Sie auf den Button Kamera um ein Foto aufzunehmen, das dem Eintrag angehängt werden soll. Klicken Sie auf den Button Dokumente, um ein vorhandenes Bild oder ein anderes Dokument dem Eintrag anzuhängen.

Nachdem Sie ein Foto oder Dokumente dem Eintrag angehängt haben, können Sie dieses bearbeiten, indem Sie daraufklicken. Mit den Buttons am oberen rechten Rand haben Sie die Optionen Bearbeiten, Löschen und Senden. Am unteren Rand können Sie dem Anhang zudem einen Kommentar hinzufügen.

7.1.3 Erstellen von Einträgen für Teammitglieder

Arbeitszeit- oder Reiseeinträgen können Sie auch für Ihre Teammitglieder erstellen. Dazu werden Ihnen beim Erstellen dieser Eintragstypen Ihr eigener User sowie alle Teammitglieder angezeigt, die ebenfalls dem Arbeitsschritt zugewiesen wurden, markieren Sie vor dem Speichern des Eintrags alle Personen, für die der Eintrag gespeichert werden soll.

7.2 Erstellen von Checklisteninstanzen

Wenn einem Ihrer Arbeitsschritte eine Checklistenvorlage angehängt wurde, können Sie daraus eine Checklisteninstanz erstellen. Klicken Sie dazu auf die Checklistenvorlage, die sie im unteren Bereich des Arbeitsschrittes finden.

Eine Checklisteninstanz ist eine ausgefüllte Checklistenvorlage. Sie können aus einer Checklistenvorlage beliebig viele Instanzen erstellen.

7.2.1 Checktypen und verpflichtende Checkpunkte

Eine Checklistenvorlage kann beliebig viele Checkpunkte enthalten. Jeder Checkpunkt verlangt entweder eine einfache Ja/Nein Antwort, einen Messwert oder die Angabe von Datum und Uhrzeit. Die Einheiten können dabei entweder bereits in der Checklistenvorlage vorgegeben sein oder stehen zur Auswahl.

Checkpunkte können zudem als verpflichtenden vorgegeben sein, was anhand des kleinen Sternes in der Überschrift erkennbar ist. Eine Checklisteninstanz kann erst dann als “Eingereicht” gespeichert werden, wenn alle verpflichtende Checkpunkte ausgefüllt wurden.

7.2.1 Speichern als “Entwurf” oder “Eingereicht”

Auch Checklisteninstanzen können entweder im Status “Entwurf” oder “Eingereicht” gespeichert werde. Dazu müssen Sie lediglich den Umschaltknopf über den Buttons Abbrechen und Speichern aktivieren oder deaktivieren. Beachten Sie jedoch, dass Checklisteninstanzen erst dann als “Eingereicht” gespeichert werden können, wenn alle verpflichtende Checkpunkte ausgefüllt wurden.

Wenn Sie eine Checklisteninstanz als “Entwurf” speichern, können Sie diesen auch nach der Synchronisation jederzeit nachbearbeiten. Wenn Sie eine Checklisteninstanz als “Eingereicht” speichern, kann diese nach der Synchronisation nicht mehr nachbearbeitet werden.

7.3 Übersicht Dokumentation

Sie haben auf allen Ebenen der Arbeitsübersicht Zugriff auf die von Ihnen erstellte Dokumentation (Einträge & Checklisteninstanzen) indem Sie in der Tableiste am oberen Rand auf Dokumentation wechseln.

Die Dokumentation in Workheld wird auf den höheren Ebenen zusammengeführt!

Das bedeutet, dass sie auf der Ebene des Arbeitsschrittes nur die Einträge und Checklisteninstanzen sehen, welche für diesen Arbeitsschritt erstellt wurden.

Wenn Sie eine Ebene darüber - dem Arbeitsauftrag - auf Dokumentation wechseln, sehen Sie dort alle Einträge und Checklisteninstanzen, welche für Arbeitsschritte in diesem Arbeitsauftrag erstellt wurden.

Auf der Ebene der Projekte sehen sie wiederum eine Zusammenfassung alle Einträge und Checklisteninstanzen, welche ihnen bereits in den Arbeitsaufträgen des Projekts angezeigt wurden.

7.3.1 Übersicht & Nachbearbeiten von Einträgen

Wechseln Sie auf einer beliebigen Ebene der Arbeitsübersicht in der Tableiste am oberen Rand auf Dokumentation. Klicken Sie auf Einträge ansehen um in die Übersicht der Einträge zu gelangen.

Die Übersicht der Einträge ist so gestaltet, dass Sie unter dem Reiter Übersicht eine Zusammenfassung aller erstellten Einträge sehen. Bei Eintragstypen wie Mängeln oder Messwerten wird ihnen die Anzahl der erstellten Einträge angezeigt; bei den Arbeitszeit- und Reiseeinträgen sehen sie die Zeiten.

Die Einträge selbst sind in Einträge im Status “Entwurf” sowie Einträge im Status “Eingereicht” unterteilt. Sie haben die Möglichkeit, alle Einträge im Status “Entwurf” mit einem Klick einzureichen, indem Sie auf Alle Einträge einreichen klicken.

Sie können zudem anhand der kleinen grünen Wolke neben dem Icon jedes einzelnen Eintrags erkennen, ob dieser bereits synchronisiert wurde.

Wenn Sie auf einen Eintrag im Status “Entwurf” klicken, gelangen Sie in die Bearbeitungsansicht des Eintrags. Diese ist identisch mit der Ansicht, die Sie bereits vom Erstellen der Einträge kennen.

Wenn Sie auf einen Eintrag im Status “Eingereicht” klicken, welcher noch nicht synchronisiert wurde, gelangen Sie ebenfalls in die Bearbeitungsansicht des Eintrags. Wurde der Eintrag im Status “Eingereicht” hingegen bereits synchronisiert, kann dieser nicht mehr bearbeitet und lediglich angezeigt werden.

7.3.2 Übersicht & Nachbearbeiten von Checklisten

Wechseln Sie auf einer beliebigen Ebene der Arbeitsübersicht in der Tableiste am oberen Rand auf Dokumentation. Klicken Sie auf Checklisten ansehen um in die Übersicht der Einträge zu gelangen.

Die Übersicht der Checklisteninstanzen ist in Checklisten im Status “Entwurf” sowie Checklisten im Status “Eingereicht” unterteilt. Sie haben die Möglichkeit, alle Checklisten im Status “Entwurf” mit einem Klick einzureichen, indem Sie auf Alle Checklisten einreichen klicken.

Sie können zudem anhand der kleinen grünen Wolke neben dem Icon jeder einzelnen Checkliste erkennen, ob dieser bereits synchronisiert wurde.

Wenn Sie auf eine Checkliste im Status “Entwurf” klicken, gelangen Sie in die Bearbeitungsansicht. Diese ist identisch mit der Ansicht, die Sie bereits vom Erstellen der Checklisteninstanzen kennen.

Wenn Sie auf eine Checkliste im Status “Eingereicht” klicken, welcher noch nicht synchronisiert wurde, gelangen Sie ebenfalls in die Bearbeitungsansicht. Wurde die Checkliste im Status “Eingereicht” hingegen bereits synchronisiert, kann diese nicht mehr bearbeitet und lediglich angezeigt werden.

Teil 8: Berichte

Sie können aus Ihrer Dokumentation (Einträge & Checklisteninstanzen) beliebig viele PDF Berichten erstellen. Der Berichtstyp bestimmt dabei das Design des Berichts und welche Typen von Einträgen und Checklisteninstanzen standardmäßig auf dem Bericht abgebildet werden.

8.1 Erstellen von Berichten

Sie können auf der Ebene der Arbeitsaufträge sowie auf der Ebene der Projekte Berichte erstellen, indem Sie in der Tableiste am oberen Rand auf Dokumentation wechseln und auf Bereicht erstellen klicken.

8.1.1 Berichtserstellung Schritt 1

Im ersten Schritt der Berichtserstellung, bestimmen Sie den Berichtstyp. Wählen Sie den gewünschten Berichtstyp aus, indem Sie darauf klicken und drücken Sie dann auf Weiter, um in den zweiten Schritt der Berichtserstellung zu gelangen.

8.1.2 Berichtserstellung Schritt 2

Im zweiten Schritt der Berichtserstellung werden Ihnen die Einträge und Checklisteninstanzen angezeigt, die abhängig vom gewählten Berichtstyp standardmäßig auf dem Bericht abgebildet werden.

Sie können nun einzelne Einträge und Checklisteninstanzen oder auch ganze Arbeitsschritte und Arbeitsaufträge abwählen, sodass diese nicht auf dem Bericht abgebildet werden. Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, drücken Sie dann auf Weiter, um in den dritten Schritt der Berichtserstellung zu gelangen.

8.1.3 Berichtserstellung Schritt 3

Im dritten Schritt der Berichtserstellung wird Ihnen eine Vorschau des fertigen Berichts angezeigt.

Wenn Sie den Bericht nicht unterschreiben wollen, klicken Sie auf Bericht speichern um die Berichtserstellung zu beenden und den fertigen Bericht zu speichern.

Wenn Sie den Bericht unterschreiben wollen, klicken Sie auf Bericht unterschreiben, um in den vierten und letzten Schritt der Berichtserstellung zu gelangen.

8.1.4 Berichtserstellung Schritt 4

Im vierten und letzten Schritt der Berichtserstellung können Sie den fertigen Bericht unterschreiben.

Im Namensfeld, welches auf dem fertigen Bericht unter der jeweiligen Unterschrift angezeigt wird, ist standardmäßig Ihr eigener Name eingetragen. Sie können jedoch auch den Namen des Kunden eintragen.

Nachdem der Bericht unterschrieben wurde, klicken Sie auf Speichern um die Berichtserstellung zu beenden und den fertigen Bericht zu speichern oder auf Zweite Unterschrift hinzufügen um den Vorgang zu wiederholen und eine zweite Unterschrift hinzuzufügen.

Je nach Größe Ihres Smartphones oder Tablets empfiehlt es sich, das Gerät zum Unterschreiben des Berichts horizontal zu halten, um eine größere Fläche für die Unterschrift zu erhalten.

Nachdem Sie den Bericht gespeichert haben, wird Ihnen der fertige Bericht nochmals angezeigt. Sie können die Berichtserstellung nun endgültig fertigstellen, indem Sie auf Abschliessen klicken oder den Bericht von hier aus direkt per E-Mail versenden, indem Sie auf Teilen klicken.

8.2 Übersicht & Nachbearbeiten von Berichten

Wechseln Sie auf der Ebene der Arbeitsaufträge oder auf der Ebene der Projekte in der Tableiste am oberen Rand auf Dokumentation. Klicken Sie auf Berichte ansehen um in die Übersicht der Berichte zu gelangen.

Die Übersicht der Berichte zeigt Ihnen alle erstellten Berichte. Sie können anhand der kleinen grünen Wolke neben dem Icon der einzelnen Berichte erkennen, ob diese bereits synchronisiert wurde.

Wenn Sie auf einen der Bericht klicken, wird Ihnen dieser in derselben Ansicht angezeigt, die Sie auch schon vom Abschluss der Berichtserstellung kennen. Solange der Bericht noch nicht synchronisiert wurde, haben Sie die Möglichkeit ihn zu löschen. Synchronisierte Berichte können nicht mehr gelöscht werden.

Sie können unabhängig vom Synchronisationsstatus den Bericht von hier aus direkt per E-Mail versenden, indem Sie auf Teilen klicken.

Teil 9: Einstellungen

Im Hauptmenüpunkt Einstellungen können Sie diverse Einstellungen vornehmen, eine vollständige Synchronisation durchführen, sowie Fehlerdiagnosedaten absenden und sich von der Workheld Flow Mobile App abmelden.

9.1 Sprache

Sie können die Sprache der Workheld Flow Mobile App ändern, indem Sie die von Ihnen bevorzugte Sprache im Menü auswählen.

9.2 Passwort

Sie können Ihr Passwort ändern, indem Sie Ihr aktuelles Passwort sowie das neue Passwort in den jeweiligen Feldern eingeben und dann Passwort ändern klicken. Um Tipfehler auszuschließen, müssen Sie ihr neues Passwort zweimal eingeben.

Beachten Sie das Ihr Passwort min. 8 Zeichen lang sein darf und 3 der folgenden Merkmale enthalten muss:

Kleinbuchstabe
Großbuchstabe
Ziffer
Sonderzeichen

9.3 Synchronisation

Informationen zur Synchronisation der Workheld Flow Mobile App finden Sie hier:

https://tabletsolutions.atlassian.net/wiki/spaces/WD/pages/edit-v2/3560734721#1.3-Synchronisation

9.4 Daten für Fehlerdiagnose

Wenn bei der WorkHeld Flow Mobile App Probleme auftreten, können Sie uns Diagnosedaten übermitteln, indem Sie auf Daten für Fehlerdiagnose absenden klicken. Diese Daten helfen uns, Ihr Problem besser nachzuvollziehen und schneller zu beheben.

Vergessen Sie nicht darauf, Ihr Problem bei uns zu melden, indem Sie dieses im Workheld Servicedesk einmelden oder uns eine E-Mail an support@workheld.com senden.

Weitere Informationen zum Erstellen von Fehlermeldungen finden Sie hier:

Notwendige Informationen zur Problembehebung

Copy of Workheld Flow Android & iOS (Techniker)