1.1 Workheld Flow Web App im Browser

Die Workheld Flow Web App kann unter der Adresse flow.workheld.com mit jedem modernen Internetbrowser abgerufen werden. Hier finden Sie die Liste der offiziell unterstützen Browser.

1.2 Login bei Workheld

Wenn Sie die Workheld Flow Web App zum ersten Mal aufrufen, kommen Sie direkt zum Login.
Ihre Zugangsdaten sollten Sie bereits per Mail erhalten haben.

1.3 Hauptmenü

Das Hauptmenü der Workheld Flow Web App ist in sechs Bereiche unterteilt. Zudem haben Sie am oberen rechten Rand der Menüleiste Zugriff auf Ihr eigenes Profil, die Spracheinstellungen sowie den Hilfebereich.

ÜBERSICHT

• Statusübersicht

  In der Statusübersicht können Sie den Status von Projekten, Einsätzen sowie Daueraufträgen einsehen und werden über Mängel sowie Verzögerungen informiert.

  • Teamplaner: Im Teamplaner können Sie in einer Wochenübersicht ihre Projekte und Einsätze an Mitarbeiter zuweisen.

  • Anlagenplaner: Hier können Sie Aufträge horizontal zeitlich verschieben.

  • Schichtplaner: Hier können Sie Schichten planen.

  • Instandhaltungsdashboard: In diesem Dashboard sehen Sie die aktuellen Einsätze, Stillstände der Anlagen und die Mitarbeiter die in aktuellen Schicht anwesend sind.

  • Einträge ohne Zuordnung: Das sind z.B. Instandhaltungsmeldungen, welche nicht direkt zum einem Auftrag zuordenbar sind.

  • Alle Berichte: In “Allen Berichten” können Sie die aggregierten täglichen Arbeits- und Reisezeiten des selektierten Technikers für eine bestimmte Woche ansehen und sie nach Bedarf exportieren 

ARBEIT

• Projekte
  Hier können Sie Projekte anlegen, verwalten und abschließen sowie die dazugehörigen Mitarbeiter, Anlagen und Werkzeuge hinzufügen. Sie finden hier auch die gesamte Dokumentation, welche von den Technikern im Zuge der Ausführung von Projekten erstellt wurde.

  • Einsätze
    Hier können Sie Einsätze anlegen, verwalten und abschließen sowie die dazugehörigen Mitarbeiter, Anlagen und Werkzeugen hinzufügen. Sie finden hier auch die gesamte Dokumentation, welche von den Technikern im Zuge der Ausführung von Einsätzen erstellt wurde.

  • Daueraufträge
    Hier können Sie Daueraufträge anlegen, verwalten und abschließen sowie die dazugehörigen Mitarbeiter, Anlagen und Werkzeugen hinzufügen. Sie finden hier auch die gesamte Dokumentation, welche von den Technikern im Zuge der Ausführung von Daueraufträgen erstellt wurde.

ANLAGE

• Anlagenmanagement
  Hier können Sie Anlagen im Feld anlegen und verwalten.

MATERIAL

• Materialmanagement
  Hier können Sie Ersatz-, Verbrauchs- und Montagematerialien anlegen und verwalten.

  • Materialbestellungen
    Hier sehen Sie Materialbestellungen und können diese weiterverarbeiten.

  • Bestandsübersicht
    Hier können Sie den aktuellen Materialbestand insgesamt oder anhand einzelner Mitarbeiter einsehen.

STAMMDATEN

• Kunden
  Hier können Sie neue Kunden anlegen oder vorhandene Kunden bearbeiten.

  • Checklisten
    Hier können Sie neue Checklisten anlegen oder vorhandene Checklisten bearbeiten.

  • Werkzeuge
    Hier können Sie neue Werkzeuge anlegen oder vorhandene Werkzeuge bearbeiten.

  • Projektvorlagen
    Hier können Sie vorhandene Projektvorlagen bearbeiten.

PERSONALWESEN

• Fähigkeiten

Hier können Sie die beruflichen Kompetenzen anschauen, die benötigt werden, um bestimmte Aufträge, oder Arbeit durchführen zu können.

• Qualifikationen

Hier können Sie die berufliche Kompetenzen anschauen, die über Zertifikate erworben wurden. Eine Qualifikation wird zum Zertifikat sobald diese einem Mitarbeiter zugewiesen wird.

• Jobprofile

Hier können Sie die Kombination von wichtigen berufliche Kompetenzen sehen, die zu einem bestimmten Berufsbild führen z.B.: Automatisierungstechniker.

• Werker

Als Techniker werden die Werker bezeichnet, die sich in die Mobilen Apps einloggen können, um ihre Arbeiten zu erledigen. Werker sind auch die Techniker, die nur kurzfristig bei der Firma über eine Leasingfirma angestellt sind.

• Schichtmodelle

In dieser Übersicht erkennt man alle Schichtmodelle die jeweils Schichten beinhalten.

• Schichtdefinitionen

Hier kann der Benutzer dem Team verschiedene Arbeitszeitmodelle pro Tag zuweisen, außerdem muss bestimmt werden welche Jobprofile pro Tag und Schicht gebraucht werden.

• Schichtkalender Definitionen

Hier könne Sie den Zeitraum definieren von wann bis wann Ihre Teamschichten gültig sind.

• Abwesenheitsanträge

Hier können Sie als Koordinator die Abwesenheitsanträge von Techniker genehmigen oder ablehnen.

1.4 Breadcrumbs

In der gesamten Workheld Flow Web App werden Ihnen direkt unter dem Hauptmenü sogenannte Breadcrumbs (Deutsch: Brotkrümel) angezeigt, die Ihnen bei der Orientierung helfen und über welche Sie bequem zurück zur Einstiegsseite oder zu andere Ebenen navigieren können.

In dem folgenden Beispiel befinden Sie sich gerade in der Ansicht eines Arbeitsauftrags mit dem Titel “Montagevorbereitung” und sie können anhand der Breadcrumbs erkennen, dass sich dieser Arbeitsauftrag im Projekt “Montage CNC Maschine Werk Passau” befindet.

1.5 Objektleiste

An einigen Stellen der Workheld Flow Web App wird Ihnen am rechten Rand die Objektleiste angezeigt. Sie dient dazu, Mitarbeiter, Anlagen und Werkzeuge per Drag & Drop einem Arbeitsauftrag, einem Arbeitsschritt oder einer Anlage zuzuordnen.

Die Objektleiste ist über eine Tableiste in 4 Bereiche unterteilt:

Im Bereich MITARBEITER werden Ihnen alle Mitarbeiter mit dem Benutzertyp Projektkoordinator oder Techniker angezeigt und Sie können diese per Drag & Drop einem Arbeitsschritt oder dem gesamten Arbeitsauftrag zuordnen. Sie können im Hauptmenü unter MITARBEITER → Mitarbeitermanagement neue Mitarbeiter hinzufügen oder vorhandene Mitarbeiter bearbeiten.

Im Bereich ANLAGEN werden Ihnen alle Anlagen des Kunden angezeigt und Sie können diese per Drag & Drop einem Arbeitsschritt oder dem gesamten Arbeitsauftrag zuordnen. Sie können im Hauptmenü unter ANLAGEN → Anlagenmanagement neue Anlagen hinzufügen oder vorhanden Anlagen bearbeiten.

Im Bereich WERKZEUGE werden Ihnen alle Werkzeuge angezeigt und Sie können diese per Drag & Drop einem Arbeitsschritt oder dem gesamten Arbeitsauftrag zuordnen. Sie können im Hauptmenü unter MASTERDATA → Werkzeuge neue Werkzeuge hinzufügen oder vorhandene Werkzeuge bearbeiten.

Im Bereich FÄHIGKEITEN werden Ihnen alle Fähigkeiten angezeigt und Sie können diese per Drag & Drop einem Arbeitsschritt oder dem gesamtem Arbeitsauftrag zuweisen. Mit der Hilfe von Zauberstab-Taste werden die passenden Techniker automatisch anhand von denen Fähigkeiten ausgewählt.

1.6 Benutzereinstellungen

Sie können in der Workheld Flow Web App Ihren Namen, Profilbild und Passwort anpassen.
Klicken Sie dazu oben rechts auf Ihren Benutzernamen und dann auf Profil.

1.7 Passwort

Sie können in den Benutzereinstellungen Ihr Passwort jederzeit ändern, indem Sie in Ihrem Profil auf den Button PASSWORT ZURÜCKSETZEN klicken.

1.8 Sprache

Sie können auch die Sprache der Workheld Flow Web App jederzeit ändern. Klicken Sie dazu oben rechts auf das Länderkürzel neben der Weltkugel und wählen Sie die gewünschte Sprache.

2.1 Statusübersicht

In der Statusübersicht werden Ihnen alle offenen Projekte, Einsätze und Daueraufträge in einem Statusboard angezeigt. Über die Tableiste können Sie dabei zwischen Projekten, Einsätzen und Daueraufträgen hin- und herwechseln.

Einzelne Projekte, Einsätze oder Daueraufträge werden Ihnen in der Statusübersicht als kleine Kärtchen dargestellt. Neben dem Namen sowie der ID enthalten diese auch Informationen zum Kunden sowie den Start- und Endzeitpunkt.

Wenn ein Start- oder Endzeitpunkt in der Statusübersicht rot dargestellt wird, ist das Projekt, der Einsatz oder der Dauerauftrag überfällig! Wird etwa der Endzeitpunkt eines Projekts im Status IN ARBEIT rot dargestellt, sollte das Projekt zum aktuellen Datum bereits erledigt sein.

Wenn Techniker im Zuge ihrer Arbeit Mängeleinträge erstellt haben, erhalten Sie auf den kleinen Kärtchen einen kleinen Hinweis.

Je nachdem in welchem Tab Sie sich befinden, können Sie direkt aus der Statusübersicht neue Projekte, Einsätze und Daueraufträge anlegen. Wenn Sie sich zum Beispiel im Projekttab befinden, klicken Sie dazu einfach auf den Button NEUES PROJEKT HINZUFÜGEN.

2.2 Teamplaner

Der Teamplaner ermöglicht es Ihnen den Technikern, Projekte und Einsätze zuzuweisen sowie auf der Zeitachse zu verschieben. Der Teamplaner gibt Ihnen zudem einen allgemeinen Überblick zur Auslastung der Techniker.

Wenn Sie den Teamplaner öffnen, wird Ihnen automatisch die aktuelle Arbeitswoche angezeigt. Alternativ können Sie sich den Kalender auch in einer Monatsansicht anzeigen lassen. Über die Pfeiltasten am oberen linken Rand, können Sie jeweils eine Kalenderwoche bzw. einen Monat nach vor oder zurück navigieren.

2.2.1 Zuweisung an Techniker

In der unteren Leiste werden Ihnen alle Projekte und Einsätze angezeigt, welche zwar für die aktuell angezeigt Woche geplant, aber noch keinem Techniker zugewiesen wurden. Ordern Sie diese einem Techniker zu, indem Sie die Projekte oder Einsätze einfach per Drag & Drop vertikal auf einen der Techniker schieben.

Sie können Projekte und Einsätze auch mehreren Technikern zuweisen, indem Sie diese einfach von einem Techniker auf einen anderen verschieben.

Wenn Sie die Zuordnung eines Technikers zu einem Projekt oder Einsatz entfernen möchten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Projekt oder den Einsatz und wählen Sie die Option ZUWEISUNG ENTFERNEN.

2.2.2 Verschieben von Projekten und Einsätzen

Sie können Projekte und Einsätze auch per Drag & Drop horizontal verschieben und somit die zeitliche Planung ändern. Beachten Sie dabei, dass dadurch alle in den Arbeitsschritten hinterlegten Zeiten entsprechend Ihrer Auswahl verschoben werden.

2.2.3 Bearbeiten von Projekten und Einsätzen im Team Planer

Durch Doppelklick auf ein Projekt oder einen Einsatz erscheint ein Popup Fenster, dass Ihnen ebenfalls erlaubt, die zugewiesenen Techniker zu bearbeiten sowie das Startdatum und somit die gesamte zeitliche Planung zu ändern.

Um das Projekte oder den Einsatz noch detaillierter zu bearbeiten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Projekt oder den Einsatz und wählen Sie die Option DETAILANSICHT ÖFFNEN.

2.3 Anlagenplaner

Den Anlagenplaner findet man unter Übersicht > Anlagenplaner. Eine Anlage kann ausgewählt werden. Nach dem die Anlage ausgewählt wurde, erscheinen auf dem Zeitstrahl die geplanten Projekte für diese Anlage. Solange das Projektdatum nicht fixiert wurde, ist es möglich die Projekte auf dem Planer zeitlich zu verschieben.

Mit einem Doppelklick auf das Projekt erscheint ein kleines Fenster. Auf diesem Fenster können Start- und Enddatum festgelegt werden. Außerdem können Sie die Boxen für Bestätigter Termin und Fixer Termin anklicken. Ein fixiertes Projekt kann anschließend nicht mehr in der Zeitleiste verschoben werden.

Über den Button ‘Stillstand hinzufügen’ können Sie geplante oder ungeplante Stillstände in der Zeitleiste für das Equipment erstellen.

2.4. Schichtplaner

Der Schichtplaner befindet sich unter dem Menü Übersicht. Nachdem eine Abteilung selektiert wurde, wird automatisch der gerade aktiv konfigurierte Kalender mit den dieser Abteilung geladen. Die Werker können zu den jeweiligen Schichten mit Drag and Drop zugewiesen werden.

Die zugewiesenen Werker kann man aus der Schicht entfernen, oder als Schichtleiter definieren.

2.5. Instandhaltungsdashboard

Das Instandhaltungsdashboard befindet sich unter Übersicht. Auf diesem Dashboard kommen alle tagesrelevanten Daten zusammen.

1. Die aktuellen Stillstände (geplant oder ungeplant) der Anlagen

2. Aktuelle Störungen an den Anlagen

3. Aktuell laufende Schicht mit Liste der anwesenden Werker

Das Dashboard beinhaltet einen Button mit einer Funktion eine Kioskview zu öffnen. Die Kioskview zeigt zusätzlich die aktuelle Zeit und das heutige Datum an. Die Listen laufen automatisch durch ohne, dass ein User mit dem Screen interagieren muss.

2.6 Einträge ohne Zuordnung

Einträge, die keinen Arbeitsschritten zugeordnet sind, werden als „Einträge ohne Zuordnung“ bezeichnet. Normalerweise können Einträge von Technikern erstellt werden, sobald sie Arbeitsschritten zugewiesen sind. Andernfalls haben sie keine weitere Möglichkeit.

Es gibt 2 Szenarios.

• Szenario 1:

Ein Techniker kann eine Wartungsmeldung erstellen. Es handelt sich dabei um eine Instandhaltungsmeldung (IH-Meldung) im System, eine Art “Defect Entry”, wo man berichten könnte, dass etwas nicht stimmt. Diese Meldung bleibt als einen Eintrag ohne Zuordnung. Es ist möglich, eine IH-Meldung zu erstellen, ohne einem Arbeitsschritt zugewiesen zu sein.

• Szenario 2:

Es könnte passieren, dass ein Koordinator ein Arbeitsobjekt, einen Arbeitsauftrag und einen Arbeitsschritt erstellt und einem Techniker zuweist. Der Techniker synchronisiert seine App und beginnt mit der Arbeit. Plötzlich löscht der Koordinator das Projekt in der Web-App. Gleichzeitig hat der Techniker bereits Einträge erstellt, aber noch nicht synchronisiert. Vom Standpunkt des Koordinators aus ist nicht bekannt, ob der Techniker mit der Arbeit begonnen hat. Wenn diese Situation eintritt, führt dies dazu, dass der Eintrag nach der Synchronisierung unzugeordnet bleibt.

Der Bereich “Einträge ohne Zuordnung” ist in zwei Teile gegliedert: Dokumentation und Export. Auf der linken Seite kann der Koordinator zwischen Einträgen, Dokumenten, Bildern und Berichten wechseln.

Auf der linken Seite, der DOKUMENTATION kann der Koordinator zwischen:

• Einträgen:

• Dokumenten und Bilder:

• und Berichten wechseln:

In diesem Bereich oben rechts kann der Koordinator die Einträge und Dokumente filtern und ausgewählte auch abschließen. Abhängig von der Konfiguration der Workheld Plattform stehen Ihnen diese Eintragstypen zur Auswahl:

Icon	Bezeichnung
	Mangeleintrag
	Reiseeintrag
	Speseneintrag
	Arbeitszeitantrag
	Messwerteintrag
	Materialverbrauchseintrag

Im rechten Bereich EXPORT haben Sie die Möglichkeit, Reise- und Arbeitszeiteinträge sowie Dokument und Berichte, welche von den Technikern im Zuge der Arbeit an dem Projekt erstellt wurden, zu exportieren.

2.7 Alle Berichte

Unter allen Berichten können Sie den Projektaufwandsbericht, den Wochenbericht und den Materialverbrauchsbericht anschauen.

2.7.1 Projektaufwandbericht

Im Projektaufwandsbericht können Sie sehen, wie viel Aufwand die Projekte in einem bestimmten Monat verursacht haben. Oben links haben Sie die Möglichkeit, durch die Monate zu navigieren. In dieser Ansicht unterscheiden sich die Projekte nach ihrem Status: Entwurf, Eingereicht und Abgeschlossen.

Icon	Bezeichnung	Beschreibung
	Aktive Reisezeit	resultierend aus Reiseeintrag (wer gefahren ist)
	Arbeitszeit	resultierend aus Zeiteintrag

2.7.2 Wochenbericht

Im Wochenbericht können Sie die aggregierten täglichen Arbeits- und Reisezeiten des ausgewählten Technikers für eine bestimmte Woche einsehen und den Bericht bei Bedarf exportieren. In dieser Ansicht haben Sie die Möglichkeit, den Wochenbericht für jeden Techniker zu betrachten, jedoch müssen Sie zuerst den betreffenden Mitarbeiter oben auswählen.

Hier gleich wird die aktuelle Woche angezeigt, aber es ist möglich, mit einem Vor- und Zurück-Button eine Kalenderwoche vorwärts oder rückwärts zu springen.

Icon	Bezeichnung	Beschreibung
	Passive Reisezeit	resultierend aus Reiseeintrag (wer mitgefahren ist)
	Aktive Reisezeit	resultierend aus Reiseeintrag (wer gefahren ist)
	Arbeitszeit	resultierend aus Zeiteintrag

2.7.3 Materialverbrauchsbericht

Hier können Sie eine Zusammenfassung sowie eine vollständige Liste der Materialien einsehen, die innerhalb des ausgewählten Abrechnungszeitraums verwendet wurden. Um dies zu tun, sollten Sie den Start- und Endzeitpunkt des Berichtszeitraums festlegen, wodurch Sie Informationen über verschiedene Abteilungen hinweg betrachten können. Berichte können Sie als Zusammenfassung oder nur als einzelnen Bericht exportieren.

3.1 Anlegen und Verwalten von Projekten

3.1.1 Liste der Projekte

Navigieren Sie im Hauptmenü zu ARBEIT → PROJEKTE.

Hier finden Sie eine Liste aller offenen Projekte. Sie haben die Möglichkeit, auch abgeschlossen Projekte anzuzeigen, indem Sie den Umschaltknopf INKLUSIVE ABGESCHLOSSENE betätigen.

Sie können von hier aus zur Projektübersicht eines vorhandenen Projekts navigieren, indem Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Zeile klicken.

3.1.2 Erstellen von Projekten

Erstellen Sie ein neues Projekt indem Sie in der Liste der Projekte auf den Button NEUES PROJEKT HINZUFÜGEN am oberen rechten Rand klicken.

Beim Anlegen eines Projekts stehen die folgenden Felder zur Verfügung:

^{*Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird es mit einem automatisch generierten Wert befüllt.}

Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können das Projekt zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.

3.1.3 Projektübersicht

Nachdem Sie ein neues Projekt erstellt haben, gelangen Sie automatisch zur Projektübersicht. Sie können auch über die Liste der Projekte zum Projektübersicht eines vorhandenen Projekts navigieren, indem Sie einfach darauf klicken.

3.1.4 Projektübersicht Abschnitt Projektinformationen

In der Projektübersicht werden Ihnen im oberen Abschnitt alle Informationen zum Projekt angezeigt. Über die Statusleiste im Projekttitel erkennen Sie auf einen Blick den derzeitigen Status des Projekts.

3.1.5 Projektübersicht Abschnitt Liste der Arbeitsaufträge

Der untere Abschnitt ist über eine Tableiste in 3 Bereiche unterteilt:

Im Bereich VORBEREITUNG finden Sie eine Liste der Arbeitsaufträge im Projekt. Sie können von hier aus zur Arbeitsauftragsübersicht eines vorhandenen Arbeitsauftrags navigieren, indem Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Zeile klicken.

Im Bereich DOKUMENTATION finden Sie alle Einträge, Dokumente und Berichte, welche von den Technikern im Zuge der Arbeit an dem Projekt erstellt wurden. Klicken Sie auf das jeweilige Symbol für Einträge, Dokumente oder Berichte am rechten Rand, um diese anzuzeigen.

Im Bereich EXPORT haben Sie die Möglichkeit, Reise- und Arbeitszeiteinträge sowie Dokumente und Berichte, welche von den Technikern im Zuge der Arbeit an dem Projekt erstellt wurden, zu exportieren.

3.2 Anlegen und Verwalten von Einsätzen

3.2.1 Liste der Einsätze

Navigieren Sie im Hauptmenü zu ARBEIT → Einsätze.

Hier finden Sie eine Liste aller offenen Einsätze. Sie haben die Möglichkeit, auch abgeschlossen Einsätze anzuzeigen, indem Sie den Umschaltknopf INKLUSIVE ABGESCHLOSSENE betätigen.

Sie können von hier aus zur Einsatzübersicht eines vorhandenen Einsatzes navigieren, indem Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Zeile klicken.

3.2.2 Erstellen von Einsätzen

Erstellen Sie einen neuen Einsatz indem Sie in der Liste der Einsätze auf den Button NEUEN EINSATZ HINZUFÜGEN am oberen rechten Rand klicken.

Beim Anlegen eines Einsatzes stehen die folgenden Felder zur Verfügung:

^{*Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird es mit einem automatisch generierten Wert befüllt.}

Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können das Projekt zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.

3.2.3 Erstellen von Einsätzen mit Anlage und Lösungsschritt

Sie können beim Erstellen eines Einsatzes bereits die betroffene Anlage auswählen, indem Sie diese im Dropdown Menü oben links auswählen. Wenn Sie eine Anlage gewählt haben, wird der Standort der Anlage automatisch als Auftragsadresse übernommen und ein Lösungsschritt zum Einsatz hinzugefügt.

Sie haben nun die Möglichkeit, den Einsatz ohne Lösungsschritt zu speichern. In diesem Fall wird der Einsatz ganz normal erstellt und lediglich die Adresse der ausgewählten Anlage übernommen.

Sie können aber auch bereits einen Lösungsschritt zum Einsatz hinzufügen, wobei Ihnen die folgende Felder zur Verfügung stehen:

3.3 Anlegen und Verwalten von Daueraufträgen

3.3.1 Liste der Daueraufträge

Navigieren Sie im Hauptmenü zu ARBEIT → DAUERAUFTRÄGE.

Hier finden Sie eine Liste aller offenen Daueraufträge. Sie haben die Möglichkeit, auch abgeschlossene Daueraufträge anzuzeigen, indem Sie den Umschaltknopf INKLUSVE ABGESCHLOSSENE betätigen.

Sie können von hier aus zur Übersicht eines vorhandenen Dauerauftrags navigieren, indem Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Zeile klicken.

3.3.2 Erstellen von Daueraufträgen

Erstellen Sie einen neuen Dauerauftrag indem Sie in der Liste der Daueraufträge auf den Button NEUEN DAUERAUFTRAG HINZUFÜGEN am oberen rechten Rand klicken.

Beim Anlegen eines Dauerauftrags stehen die folgenden Felder zur Verfügung:

^{*Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird es mit einem automatisch generierten Wert befüllt.}

Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können den Dauerauftrag zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.

3.3.3 Dauerauftragsübersicht

Nachdem Sie einen neuen Dauerauftrag erstellt haben, gelangen Sie automatisch zur Übersicht des Dauerauftrags. Sie können auch über die Liste der Daueraufträge zur Übersicht eines vorhandenen Dauerauftrags navigieren, indem Sie einfach darauf klicken.

3.3.4 Dauerauftragsübersicht Abschnitt Dauerauftragsinformationen

In der Übersicht des Dauerauftrags werden Ihnen im oberen Abschnitt alle Informationen zum Dauerauftrag angezeigt. Über die Statusleiste neben dem Dauerauftragstitel erkennen Sie auf einen Blick den derzeitigen Status des Dauerauftrags.

3.3.5 Dauerauftragsübersicht Abschnitt Liste der Arbeitsaufträge

Der untere Abschnitt ist über eine Tableiste in 3 Bereiche unterteilt:

Im Bereich VORBEREITUNG finden Sie eine Liste der Arbeitsaufträge im Dauerauftrag. Sie können von hier aus zur Arbeitsauftragsübersicht eines vorhandenen Arbeitsauftrags navigieren, indem Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Zeile klicken.

Im Bereich DOKUMENTATION finden Sie alle Einträge, Dokumente und Berichte, welche von den Technikern im Zuge der Arbeit an dem Dauerauftrag erstellt wurden. Klicken Sie auf das jeweilige Symbol für Einträge, Dokumente oder Berichte am rechten Rand, um diese anzuzeigen.

Im Bereich EXPORT haben Sie die Möglichkeit, Reise- und Arbeitszeiteinträge sowie Dokument und Berichte, welche von den Technikern im Zuge der Arbeit an dem Projekt erstellt wurden, zu exportieren.

3.4 Anlegen und Verwalten von Arbeitsaufträgen

3.4.1 Erstellen von Arbeitsaufträgen

Erstellen Sie einen neuen Arbeitsauftrag für ein Projekt oder einen Dauerauftrag indem Sie in der Projektübersicht auf den Button NEUEN ARBEITSAUFTRAG HINZUFÜGEN klicken. Beachten Sie, dass dieser Button nur angezeigt wird, wenn Sie sich in der Tableiste im Bereich VORBEREITUNG befinden.

Beim Anlegen eines Arbeitsauftrags stehen die folgenden Felder zur Verfügung:

^{*Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird es mit einem automatisch generierten Wert befüllt.}

Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können den Arbeitsauftrag zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.

3.4.2 Arbeitsauftragsübersicht

Nachdem Sie einen neuen Arbeitsauftrag erstellt haben, gelangen Sie automatisch zur Arbeitsauftragsübersicht. Sie können auch von der Projektübersicht zur Arbeitsauftragsübersicht navigieren, indem Sie einfach darauf klicken.

In der Arbeitsauftragsübersicht werden Ihnen im oberen Abschnitt alle Informationen zum Arbeitsauftrag angezeigt. Über die Statusleiste im Auftragstitel erkennen Sie auf einen Blick den derzeitigen Status des Arbeitsauftrags.

3.4.3 Arbeitsauftragsübersicht Abschnitt Auftragsinformationen

Im oberen Abschnitt der Arbeitsauftragsübersicht finden Sie eine Tableiste, welche in 3 Bereiche unterteilt ist:

Im Bereich ZUSAMMENFASSUNG sehen Sie eine Auflistung aller Techniker, Anlagen und Werkzeuge, die bereits mindestens einem der Arbeitsschritte im Arbeitsauftrag zugewiesen sind. Wenn sie auf das kleine X Symbol klicken, dass neben den jeweiligen Technikern, Anlagen oder Werkzeugen angezeigt wird, werden diese von allen Arbeitsschritten entfernt.

Im Bereich AUFTRAGSADRESSE wird Ihnen die Auftragsadresse auf einer Karte angezeigt.

Im Bereich DOKUMENTE können Sie dem Arbeitsauftrag eine beliebige Anzahl an Dokumenten anhängen. Diese Dokumente werden allen Technikern, die dem Auftrag zugeordnet wurden, zur Verfügung gestellt.

Sie können Dokumente zum Arbeitsauftrag anhängen, indem Sie diese entweder auf den Bereich Dokumente ziehen oder indem Sie auf den Button HOCHLADEN klicken und dann die gewünschten Dokumente wählen.

3.4.5 Arbeitsauftragsübersicht Abschnitt Liste der Arbeitsschritte

Der untere Abschnitt der Arbeitsauftragsübersicht ist über eine Tableiste in 3 Bereiche unterteilt:

Im Bereich VORBEREITUNG finden Sie eine Liste der Arbeitsschritte im Arbeitsauftrag. Sie können von hier aus jeden einzelnen Arbeitsschritt in einem eigenen Fenster öffnen und bearbeiten, indem Sie auf den kleinen Stift am rechten Rand der Zeile klicken.

Im Bereich DOKUMENTATION finden Sie alle Einträge, Dokumente und Berichte, welche von den Technikern im Zuge der Arbeit an dem Arbeitsauftrag erstellt wurden. Klicken Sie auf das jeweilige Symbol für Einträge, Dokumente oder Berichte am rechten Rand, um diese anzuzeigen.

Im Bereich EXPORT haben Sie die Möglichkeit, Reise- und Arbeitszeiteinträge sowie Dokument und Berichte, welche von den Technikern im Zuge der Arbeit an dem Arbeitsauftrag erstellt wurden, zu exportieren.

3.5 Anlegen und Verwalten von Arbeitsschritten

3.5.1 Erstellen von Arbeitsschritten

Erstellen Sie einen neuen Arbeitsschritt für den Arbeitsauftrag indem Sie in der Arbeitsauftragsübersicht auf den Button NEUEN ARBEITSSCHRITT HINZUFÜGEN klicken. Beachten Sie, dass dieser Button nur angezeigt wird, wenn Sie sich in der Tableiste im Bereich VORBEREITUNG befinden.

Beim Anlegen eines Arbeitsschrittes stehen die folgenden Felder zur Verfügung:

^{Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird es mit einem automatisch generierten Wert befüllt.}

Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können den Arbeitsschritt zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.

3.5.2 Planen und Sortieren von Arbeitsschritten

Sie können bereits beim Anlegen eines Arbeitsschrittes Startdatum und Uhrzeit sowie Enddatum und Uhrzeit festlegen und haben natürlich auch die Möglichkeit, diese Angaben zu bearbeiten, wenn Sie den Arbeitsschritt bearbeiten.

Sie haben auch die Möglichkeit, Startdatum und Uhrzeit sowie Enddatum und Uhrzeit für alle Arbeitsschritte auf einmal festzulegen, indem Sie den Button PLANEN betätigen. Setzen Sie dann Startdatum und Uhrzeit sowie Enddatum und Uhrzeit und klicken Sie dann auf SPEICHERN.

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, die Sortierung der Arbeitsschritt zu ändern, indem Sie den Button SORTIEREN betätigen und dann die Option zur Sortierung nach Startzeitpunkt, Arbeitsschritt ID, Erstellzeitpunkt oder Arbeitsschritt Titel auswählen.

Sie haben zudem auch die Möglichkeit, einzelne Arbeitsschritte per Drag & Drop ganz einfach noch oben oder untern zu ziehen.

3.6 Zuordnen von Checklisten

Sie können eine Checkliste einem Arbeitsschritt zuordnen, indem Sie im unteren Abschnitt der Arbeitsauftragsübersicht im Tab VORBEREITEN auf das Checklistensymbol im jeweiligen Arbeitsschritt klicken.

Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, welches Ihnen in der linken Leiste alle vorhandenen Checklisten anzeigt. Klicken Sie auf die gewünschte Checkliste und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button ZUWEISEN.

Sie können die Zuweisung einer Checkliste ändern oder entfernen solange der Arbeitsschritt noch nicht IN ARBEIT oder ERLEDIGT ist. Klicken Sie dazu einfach nochmals auf das Checklistensymbol im jeweiligen Arbeitsschritt.

3.7 Zuordnen von Mitarbeitern

Sie können einem Arbeitsauftrag einen oder mehrere Mitarbeiter zuordnen, indem Sie den gewünschten Mitarbeiter aus der Objektleiste auf die Arbeitsauftragsübersicht ziehen.

Alternativ können Sie den Mitarbeiter auf einen einzelnen Arbeitsschritt im unteren Abschnitt ziehen, um den Mitarbeiter nur diesem einen Arbeitsschritt zuzuordnen.

Sie können die Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Arbeitsauftrag entfernen, indem Sie im oberen Abschnitt der Arbeitsauftragsübersicht im Tab ZUSAMMENFASSUNG auf das X Symbol neben dem Mitarbeiter klicken.

Anhand der kleinen, grünen Kreise neben den Mitarbeitern, können Sie erkennen, wie vielen Arbeitsschritten des Arbeitsauftrags die Mitarbeiter zugeordnet sind.

3.8 Zuordnen von Anlagen im Feld

Sie können einem Arbeitsauftrag eine Anlage zuordnen, indem Sie die gewünschte Anlage aus der Objektleiste auf die Arbeitsauftragsübersicht ziehen.

Alternativ können Sie die Anlage auf einen einzelnen Arbeitsschritt im unteren Abschnitt ziehen. Pro Arbeitsschritt können Sie nur eine Anlage zuordnen!

Sie können die Zuordnung einer Anlage zu einem Arbeitsauftrag entfernen, indem Sie im oberen Abschnitt der Arbeitsauftragsübersicht im Tab ZUSAMMENFASSUNG auf das X Symbol neben der Anlage klicken.

3.9 Zuordnen von Werkzeug

Sie können einem Arbeitsauftrag ein Werkzeug zuordnen, indem Sie das gewünschte Werkzeug aus der Objektleiste auf die Arbeitsauftragsübersicht ziehen.

Alternativ können Sie das Werkzeug auf einen einzelnen Arbeitsschritt im unteren Abschnitt ziehen.

Sie können die Zuordnung eines Werkzeugs zu einem Arbeitsauftrag entfernen, indem Sie im oberen Abschnitt der Arbeitsauftragsübersicht im Tab ZUSAMMENFASSUNG auf das X-Symbol neben dem Werkzeug klicken.

3.10 Zuordnen von Materiallisten

Sie können einem Arbeitsschritt eine Materialliste zuordnen, indem Sie im unteren Abschnitt der Arbeitsauftragsübersicht im Tab VORBEREITEN auf das Materialsymbol im jeweiligen Arbeitsschritt klicken.

Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, welches Ihnen in der linken Leiste alle vorhandenen Materialien anzeigt. In der Suchleiste über der linken Leiste können Sie nach den gewünschten Materialen suchen.

Haben Sie das gewünschte Material gefunden, können Sie es durch einen Klick auf das PLUS-Symbol zur Materialliste hinzufügen. Sie können diesen Vorgang beliebig oft wiederholen, um alle gewünschten Materialien der Liste hinzuzufügen.

Die aktuelle Materialliste wird Ihnen in der rechten Leiste des Fensters angezeigt. Sie können dort die Menge der einzelnen Materialien ändern oder auch ein Material wieder aus der Liste löschen, indem Sie auf den Mülleimer neben dem jeweiligen Material klicken.

3.11 Anwenden von Projektvorlagen

Sie können ein neues Projekt auch aus einer Projektvorlage befüllen, indem Sie im Bereich ARBEIT → PROJEKTE zu dem gewünschten Projekt navigieren und auf VORLAGE ANWENDEN drücken.

Wenn Sie auf VORLAGE ANWENDEN drücken, öffnet sich der Vorlagenassistent, welcher Ihnen in der linken Liste alle vorhandenen Vorlagen anzeigt. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button NÄCHSTE.

Im nächsten Schritt des Vorlagenassistenten werden Sie gebeten, eine Auftragsadresse anzugeben. Diese Adresse wird an alle Arbeitsaufträge in der Projektvorlage vergeben. Wenn die Arbeitsaufträge in dem Projekt unterschiedliche Adressen benötigen, können Sie diese im Nachhinein entsprechend anpassen.

Nachdem Sie eine Auftragsadresse angegeben haben, klicken Sie auf den Button SPEICHERN, um die gewählte Vorlage auf das neue Projekt anzuwenden.

4.1 Anlagenmanagement

Navigieren Sie im Hauptmenü zu ANLAGEN→ ANLAGENMANAGEMENT.

Hier werden Ihnen alle Anlagen in einer Liste angezeigt und sie können von hier aus zur Detailansicht der einzelnen Anlagen navigieren, indem Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Zeile klicken.

Sie haben die Möglichkeit, die Liste der Anlagen nach Anlagennummer, Name und Anlagenstatus zu sortieren. Sie können auch die Suche verwenden, um eine Anlage zu finden.

4.1.1 Anlegen einer Anlage

Sie können eine neue Anlage anlegen, indem Sie in der Liste der Anlagen auf den Button NEUE ANLAGE HINZUFÜGEN am oberen rechten Rand klicken.

Im ersten Schritt müssen Sie die Angaben zu den allgemeinen Daten der neuen Anlage machen. Dabei stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

^{*Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird es mit einem automatisch generierten Wert befüllt.}

Drücken Sie auf WEITER, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben.

Im nächsten Schritt können Sie zusätzliche Informationen zu der Anlage hinzufügen. Dabei stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

Drücken Sie auf WEITER, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben.

Im nächsten Schritt können Sie Kontakt und Adressinformationen zu der Anlage hinzufügen. Dabei stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können die Anlage zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.

4.1.2 Detailansicht Anlage

Nachdem Sie eine neue Anlage angelegt haben, gelangen Sie automatisch zur Detailansicht der Anlage. Sie können auch über die Liste der Anlagen zur Detailansicht einer vorhandenen Anlage navigieren, indem Sie einfach darauf klicken.

4.1.3 Anlagenübersicht Abschnitt Anlageninformationen

In der Detailansicht der Anlage werden Ihnen im oberen Abschnitt alle Informationen zur Anlage angezeigt. Über den Betriebszustand im Auftragstitel erkennen Sie zudem auf einen Blick, ob für die Anlage derzeit offen Arbeiten ausstehen.

Sie können über den Button ZURÜCK ZUR KUNDENÜBSICHT wieder zurück navigieren.

4.1.3 Anlagenübersicht Abschnitt Betriebsdaten

Der untere Abschnitt ist über eine Tableiste in 4 Bereiche unterteilt:

Im Bereich ANLAGENDETAILS könne Sie einen automatisch generierten QR Code der Anlage herunterladen, zusätzliche Analgeninformationen einsehen sowie einen Techniker zuweisen, indem Sie diesen aus der Objektleiste am rechten Rand einfach auf das markierte Feld ziehen.

In der ANLAGENSTRUKTUR finden Sie eine hierarchische Darstellung der Bestandteile einer Anlage. Die übergeordnete Anlage kann als Equipment verstanden werden, das zahlreiche Komponenten umfasst. Diese Komponenten sind ebenfalls im System erfasst und stehen in Verbindung mit der Hauptanlage.

Unter PROJEKTE / EINSÄTZE / DAUERAUFTRÄGE finden Sie eine Liste aller Projekte, Einsätze und Daueraufträge, welchen die Anlage zugewiesen wurde. Sie können zur Übersicht eines Projekts, Einsatzes oder Dauerauftrags navigieren, indem Sie einfach darauf klicken.

Unter DOKUMENTATON finden Sie alle Einträge, welche von den Technikern im Zuge der Arbeit an der Anlage erstellt wurden.

5.1 Materialmanagement

Navigieren Sie im Hauptmenü zu MATERIAL→ MATERIALMANAGEMENT.

Hier werden Ihnen alle Materialien in einer Liste angezeigt und sie können von hier aus zur Detailansicht der einzelnen Materialien navigieren, indem Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Zeile klicken.

5.1.1 Anlegen eines Materials

Sie können ein neues Material anlegen, indem Sie in der Liste der Materialien auf den Button NEUES MATERIAL HINZUFÜGEN am oberen rechten Rand klicken.

Beim Anlegen eines Materials stehen die folgenden Felder zur Verfügung:

Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können das Material zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.

4.1.2 Detailansicht Material

Nachdem Sie ein neues Material angelegt haben, gelangen Sie automatisch zur Detailansicht des Materials. Sie können auch über die Liste der Materialien zur Detailansicht eines vorhandenen Materials navigieren, indem Sie einfach darauf klicken.

Sie können über den Button ZURÜCK ZUR MATERIALÜBERSICHT wieder zurück navigieren.

Um ein Material zu bearbeiten, klicken Sie auf den Button BEARBEITEN - sie werden dann in die selbe Ansicht weitergleitet, die Ihnen bereits vom Anlegen eines neuen Materials bekannt ist.

4.1.3 Materialtypen

In Workheld gibt es drei Materialtypen, die unterschiedliche verwendet werden können:

Ersatzteile sind Materialien für welche nur dann ein Materialverbrauchseintrag erzeugt werden kann, wenn der Techniker auch eine entsprechende Menge in seinem Inventar führt. Techniker können Ersatzteile aus einem Arbeitsauftrag bestellen, wodurch die Materialbestellung automatisch mit dem Projekt, Einsatz oder Dauerauftrag und somit auch mit dem Kunden verknüpft ist.

Verbrauchsteile sind Materialien für welche grundsätzlich keine Materialverbrauchseinträge erstellt werden können. Es ist jedoch möglich, Verbrauchsteile im Inventar zu führen und diese aus der Inventarübersicht heraus zu bestellen.

Montagematerial kann nicht im Inventar geführt und auch nicht bestellt werden. Es ist jedoch möglich, Materialverbrauchseinträge für Montagematerial zu erstellen.

5.2 Bestandsübersicht

Navigieren Sie im Hauptmenü zu MATERIAL→ BESTANDSÜBERSICHT.

Hier können Sie sich den aktuellen Bestand im Inventar der einzelnen Techniker ansehen. Wählen Sie dazu zunächst aus dem Dropdown oben rechts den gewünschten Techniker aus.

Nachdem Sie einen Techniker gewählt haben, wird Ihnen der Bestand im Inventar des Technikers in einer Listenansicht angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, den Bestand nach Materialnummer oder Materialname zu durchsuchen.

6.1 Kunden

Navigieren Sie im Hauptmenü zu STAMMDATEN → KUNDEN.

Hier werden Ihnen alle vorhandenen Kunden in einer Liste angezeigt und sie können von hier aus zur Detailansicht eines Kunden navigieren, indem Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Zeile klicken.

6.1.1 Anlegen eines Kunden

Sie können einen neuen Kunden anlegen, indem Sie in der Liste der Kunden auf den Button NEUEN KUNDEN HINZUFÜGEN am oberen rechten Rand klicken.

Beim Anlegen einen Kunden stehen die folgenden Felder zur Verfügung:

*Falls die Kundennummer nicht eingegeben wurde, wird diese automatisch generiert.

Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können den Kunden zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.

6.1.2 Detailansicht Kunden

Nachdem Sie einen neuen Kunden angelegt haben, gelangen Sie automatisch zur Detailansicht des Kunden. Sie können auch über die Liste der Kunden zur Detailansicht eines vorhandenen Kunden navigieren, indem Sie einfach darauf klicken.

Sie können über den Button ZURÜCK ZUR KUNDENÜBSICHT wieder zurück navigieren.

Um einen Kunden zu löschen, klicken Sie auf den Button LÖSCHEN. Um einen Kunden zu bearbeiten, klicken Sie auf den Button BEARBEITEN - sie werden dann in dieselbe Ansicht weitergleitet, die Ihnen bereits vom Anlegen eines neuen Kunden bekannt ist.

6.2 Checklisten

Navigieren Sie im Hauptmenü zu STAMMDATEN → CHECKLISTEN.

Hier werden Ihnen alle vorhandenen Checklisten in einer Liste angezeigt und sie können von hier aus zur Detailansicht einer Checkliste navigieren, indem Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Zeile klicken.

Sie haben die Möglichkeit, die Checklisten nach ID und Checklistenname zu sortieren. Sie können auch die Suche verwenden, um eine Checkliste zu finden.

6.2.1 Anlegen einer Checkliste

Sie können eine neue Checkliste anlegen, indem Sie in der Liste der Checkliste auf den Button NEUE CHECKLISTE HINZUFÜGEN am oberen rechten Rand klicken.

Beim Anlegen einer Checkliste, können Sie der Checkliste folgende Informationen beifügen:

^{*Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird es mit einem automatisch generierten Wert befüllt.}

Indem Sie auf NEUEN CHECK HINZUFÜGEN klicken, können Sie der Checkliste einen Check hinzufügen; dieser Vorgang lässt sich beliebig oft wiederholen, sodass Sie Checklisten mit einer beliebigen Anzahl an einzelnen Checks erstellen können.

Definieren Sie zunächst die Checkbeschreibung mit einem möglichst aussagekräftigen Namen, sodass die Techniker anhand der Beschreibung erkennen können, was genau zu tun ist.

Der Messtyp definiert, was genau gemessen oder erledigt werden soll. Sie können hier zum Beispiel angeben, dass ein Volumen gemessen oder eine Seriennummer notiert werden soll.
Sie haben auch die Möglichkeit „Durchführung“ als Messtyp zu definieren, um einen Check im Sinne einer klassischen Checkliste zu erstellen.

Der Ergebnistyp definiert, welche Daten zur Durchführung oder Messung des Checks angeben werden können. Sie können dabei zwischen den folgenden Ergebnistypen auswählen:

Die Maßeinheit bestimmt, mit welcher Einheit der Ergebnistyp gespeichert wird.  Im unteren Beispiel wurde etwa der Messtyp „Gewicht“ und der Ergebnistyp „Zahl“ gewählt. Das Ergebnis wird gemäß den Angaben im Check in Kilogramm gespeichert.

Zuletzt können Sie definieren, ob der Check verpflichtend sein soll, indem Sie einen Haken neben dem entsprechenden Feld setzen. 

Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können die Checkliste zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.

6.2.2 Detailansicht Checkliste

Nachdem Sie eine neue Checkliste angelegt haben, gelangen Sie automatisch zur Detailansicht der Checkliste. Sie können auch über die Liste der Checklisten zur Detailansicht einer vorhandenen Checkliste navigieren, indem Sie einfach darauf klicken.

Sie können über den Button ZURÜCK ZUR CHECKLISTENÜBERSICHT wieder zurück navigieren.

Um eine Checkliste zu löschen, klicken Sie auf den Button LÖSCHEN. Um eine Checkliste zu bearbeiten, klicken Sie auf den Button BEARBEITEN - sie werden dann in dieselbe Ansicht weitergleitet, die Ihnen bereits vom Anlegen einer neuen Checkliste bekannt ist.

6.3 Werkzeuge

Navigieren Sie im Hauptmenü zu STAMMDATEN → WERKZEUGE.

Hier werden Ihnen alle vorhandenen Werkzeuge in einer Liste angezeigt und sie können von hier aus zur Detailansicht eines Werkzeugs navigieren, indem Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Zeile klicken.

6.3.1 Anlegen eines Werkzeugs

Sie können ein neues Werkzeug anlegen, indem Sie in der Liste der Werkzeuge auf den Button NEUES WERKZEUG HINZUFÜGEN am oberen rechten Rand klicken.

Beim Anlegen eines Werkzeugs stehen die folgenden Felder zur Verfügung:

Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können das Werkzeug zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.

6.3.2 Detailansicht Werkzeug

Nachdem Sie ein neues Werkzeug angelegt haben, gelangen Sie automatisch zur Detailansicht des Werkzeugs. Sie können auch über die Liste der Werkzeuge zur Detailansicht eines vorhandenen Werkzeugs navigieren, indem Sie einfach darauf klicken.

Sie können über den Button ZURÜCK ZUR WERKZEUGÜBERSICHT wieder zurück navigieren.

Um ein Werkzeug zu bearbeiten, klicken Sie auf den Button BEARBEITEN - sie werden dann in dieselbe Ansicht weitergleitet, die Ihnen bereits vom Anlegen eines neuen Werkzeugs bekannt ist.

6.4 Projektvorlagen

Navigieren Sie im Hauptmenü zu STAMMDATEN → PROJEKTVORLAGEN.

Hier werden Ihnen alle vorhandenen Vorlagen in einer Liste angezeigt und sie können von hier aus zur Detailansicht einer Vorlage navigieren, indem Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Zeile klicken.

6.4.1 Anlegen einer Vorlage

Vorlagen werden aus vorhandenen Projekten erstellt. Navigieren Sie daher im Hauptmenü unter ARBEIT → PROJEKTE zu einem Projekt, aus dem Sie die Vorlage erstellen möchten, indem Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Zeile klicken.

Dadurch öffnet sich das Projekt in der Projektübersicht und im oberen Abschnitt wird Ihnen der Button VORLAGE ERSTELLEN angezeigt. Klicken Sie auf den Button, um aus dem vorhandenen Projekt eine neue Projektvorlage zu anzulegen.

Beim Anlegen einen Projektvorlage stehen die folgenden Felder zur Verfügung:

^{*Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird es mit einem automatisch generierten Wert befüllt.}

Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben.

6.4.2 Detailansicht Vorlage

Sie können über die Liste der Vorlagen zur Detailansicht einer vorhandenen Vorlage navigieren, indem Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Zeile klicken.

Die Detailansicht der Vorlage zeigt Ihnen neben den hinterlegten Informationen zur Vorlage auch eine Liste aller Arbeitsaufträge mit den zugehörigen Arbeitsschritten sowie die Checklisten, welche den einzelnen Arbeitsschritten angehängt sind.

Sie können über den Button ZURÜCK ZUR LISTE DER VORLAGEN wieder zurück navigieren.

Um eine Vorlage zu löschen, klicken Sie auf den Button LÖSCHEN.

7.1 Fähigkeiten

Fähigkeiten in Workheld sind berufliche Kompetenzen, die benötigt werden, um bestimmte Aufträge, oder Arbeiten durchführen zu können. Hier werden alle Fähigkeiten angezeigt, die von den verantwortlichen Koordinatoren erstellt wurden. Mit dem kleinen Pfeil rechts in jeder Zeile können Sie in die Detailansicht springen. Aktive Fähigkeiten können zu Qualifikationen, Jobprofilen, Mitarbeitern, Aufträgen oder Anlagen zugewiesen werden.

7.1.1 Anlegen einer Fähigkeit

Nachdem Sie auf den Button FÄHIGKEITEN HINZUFÜGEN geklickt haben kommen Sie auf eine Eingabefläche für folgende Daten:

• ID (optional): Kann vom Benutzer manuell gepflegt werden oder beim Freilassen des Feldes wird die ID vom System automatisch generiert

• Name (Pflichtfeld): Name der Fähigkeit

• Status (Pflichtfeld): Ist immer Aktiv oder Inaktiv.

• Mitarbeiter Mindestanzahl (optional): Innerhalb eines Unternehmens müssen bestimmte Fähigkeiten in ausreichender Anzahl vorhanden sein.

• Kategorie (optional): Hilft die Fähigkeiten zu kategorisieren, um so die Daten im Überblick behalten zu können. Kategorien müssen bestimmt werden.

• Beschreibung (optional): Freitext Feld

7.1.2 Detailansicht Fähigkeiten

Solange die Fähigkeiten zu keinem anderen Objekt zugewiesen wurde, kann diese gelöscht werden. Wurde die Fähigkeit zugewiesen, kann diese nur noch auf Status ‘Inaktiv’ gesetzt werden, um zukünftiges zuweisen zu verhindern. Die Zuweisungen zu den bestehen Qualifikationen, Jobprofilen, Mitarbeitern, Aufträgen oder Anlagen bleibt beim Inaktiv-setzen bestehen.

7.2 Qualifikationen

Qualifikationen in Workheld sind berufliche Kompetenzen, die über Zertifikate erworben wurden. Eine Qualifikation wird zum Zertifikat sobald diese einem Mitarbeiter zugewiesen wird. Dann haben Sie auch ein Start- und End Datum. Das Erwerben einer neuen Qualifikation führt im Normalfall zu einer zusätzlichen Aneignung von neuen Fähigkeiten. Aus diesem Grund werden bei der Erstellung von neuen Qualifikationen zugehörige Fähigkeiten angehängt. Zuweisungen sind auf Jobprofilen, Mitarbeitern, oder Teamschichten möglich.

Hier werden alle Qualifikationen angezeigt, die von den verantwortlichen Koordinatoren erstellt wurden. Mit dem kleinen Pfeil rechts in jeder Zeile können Sie in die Detailansicht springen.

7.2.1 Anlegen einer Qualifikation

Nachdem Sie auf den Button ‘Qualifikation Hinzufügen’ geklickt haben kommen Sie auf eine Eingabefläche für folgende Daten:

• ID (optional): Kann vom Benutzer manuell gepflegt werden oder beim Freilassen des Feldes wird die ID vom System automatisch generiert

• Name (Pflichtfeld): Name der Qualifikation

• Status (Pflichtfeld): Ist immer Aktiv oder Inaktiv.

• Mitarbeiter Mindestanzahl (optional): Innerhalb eines Unternehmens müssen bestimmte Qualifikationen in ausreichender Anzahl vorhanden sein z.B.: Ersthelfer Schein.

• Beschreibung (optional): Freitext Feld

• Fähigkeit (Pflichtfeld): existierende Fähigkeiten zuweisen

7.2.2 Detailansicht Qualifikation

Solange die Qualifikation zu keinem anderen Objekt zugewiesen wurde, kann diese gelöscht werden. Wurde die Qualifikation zugewiesen, kann diese nur noch auf Status ‘Inaktiv’ gesetzt werden, um zukünftiges Zuweisen zu verhindern. Die Zuweisungen zu den bestehen Jobprofilen, Mitarbeitern, oder Teamschichten bleibt beim Inaktiv-setzen bestehen.

7.3 Jobprofile

Jobprofile in Workheld sind die Kombination von wichtigen beruflichen Kompetenzen, die zu einem bestimmten Berufsbild führen z.B.: Automatisierungstechniker.

In Workheld werden diese gebraucht um langfristig Schichten und Ressourcen planen zu können.

Mit dem kleinen Pfeil rechts in jeder Zeile können Sie in die Detailansicht springen. Aktive Jobprofile können zu Mitarbeitern und Teamschichten zugewiesen werden. Die roten Markierungen bedeuten, dass es aktuell zu wenig Mitarbeiter mit den bestimmten Jobprofilen in diesem Unternehmen gibt. Als Personalverantwortlicher weiß ich so, dass ich eine Person mit Jobprofil einstellen sollte.

7.3.1 Anlegen eines Jobprofils

Um das Einstellen eines neuen Mitarbeiters zu erleichtern werden Fähigkeiten und Qualifikationen mit MUSS, SOLL und KANN beim Zuweisen zum Jobprofil kategorisiert.

• ID (optional): Kann vom Benutzer manuell gepflegt werden oder beim Freilassen des Feldes wird die ID vom System automatisch generiert

• Name (Pflichtfeld): Name des Jobprofils - Automatisierungstechnik Elektro

• Abteilung (Pflichtfeld): Zu welcher Abteilung gehört dieses Jobprofil

• Vorgesetzter (Pflichtfeld): Zuweisung des verantwortlichen Vorgesetzten für dieses Jobprofil

• Mitarbeiter Mindestanzahl (optional): Innerhalb eines Unternehmens müssen bestimmte Jobprofile in ausreichender Anzahl vorhanden sein z.B.: Automatisierungstechniker.

• Bereich (optional): Hilft bei der horizontalen Kategorisierung über mehrerer Abteilungen hinweg. z.B. Elektro

• Job-Rolle (Pflichtfeld): Automatisierungstechniker

• Status (Pflichtfeld): Ist immer Aktiv oder Inaktiv

• Beschreibung (optional): Freitext Feld

• Fähigkeit (Pflichtfeld): es muss mindestens eine Fähigkeit zu gewiesen werden

• Qualifikationen (Pflichtfeld): es muss mindestens eine Qualifikation zugewiesen werden

7.3.2 Detailansicht Jobprofil

In der Detailansicht sieht man gepflegte Daten des Jobprofils. Diese kann man Bearbeiten oder löschen. Löschen ist nur möglich solange das Jobprofil noch nirgends zugewiesen wurde.

7.4 Werker

In Workheld müssen Sie unterscheiden zwischen Koordinatoren und Techniker. Als Techniker werden die Werker bezeichnet die sich in die Mobilen Apps einloggen können, um ihre Arbeiten zu erledigen. Nun gibt es aber auch Techniker die nur kurzfristig bei der Firma über eine Leasingfirma angestellt sind, diese haben keinen eigenen User und daher keinen eigenen Login zum System. Trotzdem müssen diese als Ressourcen in den Schichtplanungen berücksichtigt werden. Diese Übersicht zeigt sowohl die Techniker mit Login als auch die Techniker ohne Login.

7.4.1 Erstellung eines Werkers

Wird ein neuer Werker in Workheld Flow erstellt bedeutet dies, dass er keinen Login haben wird. Dennoch verfügt er über folgende Daten:

• Personalnummer (Pflichtfeld): ist vorgegeben

• Vorname (Pflichtfeld)

• Nachname (Pflichtfeld)

• Status: immer Aktiv oder Inaktiv

• Abteilung (Pflichtfeld): Jeder Werker muss einer Abteilung zugeordnet sein

• Bereich (optional)

• Aktuelles Jobprofil (optional): Sobald eine Abteilung ausgewählt wurde können Jobprofile daraus ausgewählt werden

• Kategorie (optional)

• Zeitausweisnummer (optional)

• Kartennummer (optional)

• Wöchentliche Kapazität (z.B. 38,5) (optional): Arbeitsstunden pro Woche

• Beschreibung (optional)

• Vorgesetzter (Pflichtfeld)

• 1. Genehmiger (optional): Genehmiger sind immer aus der eigenen Abteilung

• 2. Genehmiger (optional): wird kein Genehmiger ausgewählt, aber ein Abwesenheitsantrag erstellt wird immer der Vorgesetzte als 1. Genehmiger vom System automatisch gesetzt

• Zertifikate (optional)

• Fähigkeiten (optional)

Sobald der Benutzer auf den Button ZERTIFIKAT HINZUFÜGEN geklickt hat, erscheint ein neues Fenster indem die jeweilige Qualifikation ausgewählt werden kann. Außerdem muss der Herausgeber angegeben werden.

Ein Zertifikat wird immer zu einem bestimmten Zeitpunkt erworben. Manche haben auch ein Gültigkeitsdatum. Auch dafür stehen Felder zur Verfügung. Wurde ein Zertifikat aufgefrischt, kann man das mit dem Toogle markieren.

Weiters können Fähigkeiten hinzugefügt werden.

7.4.2 Detailansicht Werker

In der Detailansicht kann man die Details eines Werkers ansehen, den Werker (wenn er kein Benutzerkonto hat) löschen oder bearbeiten.

Beim Bearbeiten lässt sich erkennen, dass über die Qualifikation bestimmte Fähigkeiten zugewiesen wurden, die man auch nicht entfernen kann, solange die Qualifikation nicht entfernt wird. Das Qualifikation-Icon rechts in den Zeilen der Fähigkeiten signalisieren das.

7.5 Schichtmodelle

Um Schichten planen zu können müssen einige Einstellungen im Vorhinein passieren. Unteranderem das Erstellen eines Schichtmodells. Es gibt Unternehmen im 1-Schichtbetrieb, oder Unternehmen im 3-Schichtbetrieb. Manche haben eine Mischung.

In dieser Übersicht erkennt man alle Schichtmodelle die jeweils Schichten beinhalten. Diese Modelle kann man ausklappen, um die darin enthaltenen Schichten zu sehen.

7.5.1 Anlegen eines Schichtmodells

Nach dem der User auf den Button SCHICHTMODELL ANLEGEN geklickt hat erscheint dieses Fenster. Die beinhaltet drei Bereiche:

1. die Eingabe der Details zum Arbeitszeitmodell:

   1. ID (optional): wird alternativ automatisch generiert

   2. Arbeitszeitmodell Name (Pflichtfeld)

   3. Status: ist immer aktiv oder inaktiv

2. die Erstellung der Schichten nach Klick auf den Button SCHICHT HINZUFÜGEN:

   1. Name der Schicht (Pflichtfeld)

   2. Pause (in min) (Pflichtfeld)

   3. Startzeit (Pflichtfeld)

   4. Endzeit (Pflichtfeld)

   5. Status

3. Zusammenfassung:

   1. Arbeitzeitmodell

   2. Schichten

Nach dem Bestätigen befindet sich das neue Arbeitszeitmodell mit den erstellten Schichten in der Übersicht.

Es ist einerseits möglich, die Details des Arbeitszeitmodells zu bearbeiten, aber auch die Schicht selbst zu bearbeiten, zu löschen oder neue hinzuzufügen.

7.6 Teamschichten

Teamschichten sind sprichwörtlich die Zuteilung des Arbeitszeitmodells mit den enthaltenen Schichten zu den einzelnen Abteilungen. Hier kann der Benutzer dem Team verschiedene Arbeitszeitmodelle pro Tag zuweisen, außerdem muss bestimmt werden welche Jobprofile pro Tag und Schicht gebraucht werden.

7.6.1 Teamschicht erstellen

1. ID (optional): wird alternativ automatisch generiert

2. Name (Pflichtfeld)

3. Abteilung (Pflichtfeld)

4. Arbeitszeitmodell (Pflichtfeld)
   *sobald Abteilung und Arbeitszeitmodell ausgewählt wurden erscheint eine Matrix in der man die Anzahl der Jobprofile eingeben kann

5. Wochentag (Pflichtfeld)

6. Status: immer aktiv oder inaktiv

7. Schichtleiter erforderlich: bestimmt ob in dieser Schicht an diesem bestimmten Tag ein Schichtleiter erforderlich ist

8. Qualifikationen zuordnen: Es gibt Schichten bei denen immer eine Person mit einem Zertifikat für den Ersthelfer, oder ein Brandschutzbeauftrager anwesend sein muss.

7.6.2 Detailansicht Teamschicht

Teamschichten können auch bearbeitet werden. Wird eine andere Abteilung oder ein anderes Arbeitszeitmodell ausgewählt, wird die Matrix allerdings neu generiert und muss neu gefüllt werden.

7.7 Schichtkalender Definition

Nun sind wir beim letzten Schritt vor der Schichtplanung angekommen. Der Benutzer muss jetzt den Zeitraum definieren von wann bis wann seine Teamschichten gültig sind.

7.7.1 Schichtkalender Definition erstellen

1. ID (optional): wird alternativ automatisch generiert

2. Name (Pflichtfeld)

3. Status: immer aktiv oder inaktiv

4. Erster Tag der Kalender Ansicht (Pflichtfeld)

5. Startdatum (Pflichtfeld)

6. Enddatum (Pflichtfeld)

7. Abteilung (Pflichtfeld)

Nach dem Klick auf “Teamschichten Hinzufügen”:

8. Teamschichten pro Tag wählen

7.7.2 Detailansicht Schichtkalender Definition

Schichtkalender Definitionen kann man inaktiv setzen, oder, solange sie noch nicht im Teamplaner beplant wurden, löschen.

7.8 Abwesenheitsanträge

Für Techniker ist es möglich über die Mobile App einen Abwesenheitsantrag zu erstellen. Sobald dieser synchronisiert wurde erscheint der Antrag für den verantwortlichen Koordinator (Genehmiger) in dieser Liste und er bekommt eine E-Mail. Der / Die Genehmiger werden im Werker (https://workheld.atlassian.net/wiki/spaces/WD/pages/edit-v2/4007202499#7.4-Werker) gepflegt und stammen immer aus der gleichen Abteilung, müssen aber nicht Vorgesetzte sein.

7.8.1 Genehmigung eines Abwesenheitsantrages

Abwesenheitsanträge können genehmigt oder abgelehnt werden.

 7.8.2 E-Mails für Abwesenheitsanträge

E-Mail and den Genehmiger: Abwesenheitsantrag wurde erstellt und muss bearbeitet werden.

E-Mail an den Antragssteller: Abwesenheitsantrag wurde bearbeitet.