Teil 3 Vorbereiten

3.1 Erstellen von Kunden

Um einen neuen Kunden in WorkHeld anzulegen, müssen Sie zunächst in dem Bereich VORBEREITEN → PROJEKTE VORBEREITEN auf die oberste Hierarchieebene navigieren.

Im oberen Bild können Sie anhand der Hierarchieleiste erkenne, dass wir uns gerade auf der obersten Hierarchieebene befinden. Mit einem Klick auf + NEUEN KUNDEN ANLEGEN in der Navigationsleiste am linken Rand wird ein neuer Kunde erstellt.

Beachten Sie dabei, dass es sich bei den Felder Kundenname und Kundennummer um Pflichtfelder handelt, die befüllt werden müssen, um den neuen Kunden zu speichern.

Beim Anlegen des Kunden stehen die folgenden Felder zur Verfügung:

Feld	Beschreibung	Pflichtfeld
Kundenname	Name des Kunden	Ja
Kundennummer	Kundennummer zur eindeutigen Identifikation	Ja

Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können den Kunden zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.

3.2 Erstellen von Projekten

Nachdem Sie einen neuen Kunden erstellt haben, werden Sie automatisch eine Hierarchieebene nach unten geleitet. In der Navigationsleiste am linken Rand werden alle für diesen Kunden erstellten Projekte und Einsätze angezeigt.

Im oberen Bild können Sie anhand der Hierarchieleiste erkenne, dass wir uns gerade im Kunden „WinTec GmbH“ befinden und in der Navigationsleiste am linken Rand ist erkennbar, dass für diesen Kunden bereits zwei Projekte angelegt wurden.

Mit einem Klick auf + NEUES PROJEKT ANLEGEN in der Navigationsleiste am linken Rand wird ein neues Projekt für den Kunden erstellt.

Beim Anlegen eines Projekts stehen die folgenden Felder zur Verfügung:

Feld	Beschreibung	Pflichtfeld
Projektname	Name des Projekts	Nein
Startdatum	Beginn des voraussichtlichen Projektzeitraums	Nein
Enddatum	Ende des voraussichtlichen Projektzeitraums	Nein
Projektnummer	Projektnummer zur eindeutigen Identifikation	Nein

Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können das Projekt zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.

3.3 Erstellen von Einsätzen

Sie haben die Möglichkeit, anstatt eines Projekts einen Einsatz anzulegen. Klicken Sie dazu auf + NEUEN EINSATZ ANLEGEN in der Navigationsleiste am linken Rand.

Projekte sind für langfristig geplante Aufträge vorgesehen, wohingegen Einsätze als Reaktion auf plötzliche Vorfälle (z.B. Maschinenausfälle) gedacht sind. Sie dem Einsatz daher Informationen, wie ein Datum des Vorkommens, eine Priorität oder ein Service Level Agreement hinzufügen.

Die Felder Priorität und SLA sind Auswahlliste. Sollte die aufgeführten Werte für Sie nicht passend sein, können diese vom WorkHeld Support Team entsprechend der Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.

Beim Anlegen eines Einsatzes stehen die folgenden Felder zur Verfügung:

Feld	Beschreibung	Pflichtfeld
Einsatzname	Name des Einsatzes	Nein
Einsatznummer	Einsatznummer zur eindeutigen Identifikation	Nein
Anrufer	Name des Anrufers, welcher den Vorfall für Rückfragen	Nein
Telefon	Telefonnummer für Rückfragen	Nein
Datum des Vorkommens	Datum des Vorkommens	Nein
Priorität	Prioritätsstufe	Nein
SLA	Service Level Agreement	Nein

Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können den Einsatz zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.

3.4 Erstellen von Arbeitsaufträgen

Nachdem Sie einen neues Projekt erstellt haben, werden Sie automatisch eine weitere Hierarchieebene nach unten geleitet. In der Navigationsleiste am linken Rand werden alle für dieses Projekt erstellten Arbeitsaufträge angezeigt.

Im oberen Bild können Sie anhand der Hierarchieleiste erkenne, dass wir uns gerade im Kunden „WinTec GmbH“ und im Projekt „Werk Passau“ befinden. Anhand der Navigationsleiste ist erkennbar, dass für dieses Projekt noch keine Arbeitsaufträge angelegt wurden. Mit einem Klick auf + NEUEN ARBEITSAUFTRAG ANLEGEN in der Navigationsleiste am linken Rand können Sie einen neuen Arbeitsauftrag erstellen.

Sie können das Adressfeld befüllen, indem Sie nach Orten, Adressen oder Orientierungspunkten suchen. Um etwa auf einem großen Industriegelände den Einsatzort exakt anzugeben, können Sie den Pin auf der Karte verschieben.

Beim Anlegen eines Arbeitsauftrags stehen die folgenden Felder zur Verfügung:

Feld	Beschreibung	Pflichtfeld
Arbeitsauftrag Titel	Titel des Arbeitsauftrags	Nein
Arbeitsauftragsnummer	Arbeitsauftragsnummer zur eindeutigen Identifikation	Nein
Adresse	Adressfeld mit Suche in Google Maps	Ja
Postleitzahl	Automatisch befüllte Postleitzahl der Kundenadresse	Automatisch
Stadt	Automatisch befüllte Stadt der Kundenadresse	Automatisch
Land	Automatisch befüllte Land der Kundenadresse	Automatisch

Auf der Ebene des Arbeitsauftrags haben Sie zudem die Möglichkeit, verschiedene Dokumente an den Auftrag anzuhängen, welche mit dem Techniker synchronisiert werden. Klicken Sie dazu auf + DOKUMENTE HINZUFÜGEN und wählen Sie die gewünschten Dateien.

Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können den Arbeitsauftrag zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.

3.5 Erstellen von Arbeitsschritten

Unter dem Arbeitsauftrag finden Sie die Arbeitsschritte als unterste Hierarchieebene. Arbeitsschritte sind einzelne Vorgänge eines Arbeitsauftrag und alle Informationen aus dem Arbeitsauftrag, wie zum Beispiel die Adresse oder die beigefügten Dokumente, werden auch mit den einzelnen Arbeitsschritten verknüpft.

Im oberen Bild können Sie anhand der Hierarchieleiste erkenne, dass wir uns gerade im Kunden „WinTec GmbH“, dem Projekt „Werk Passau“ und in dem Arbeitsauftrag „Wartung CNC Maschine C790“ befinden. Mit einem Klick auf + NEUEN ARBEITSSCHRITT ANLEGEN in der Navigationsleiste am linken Rand können Sie einen neuen Arbeitsschritt erstellen.

Sie können bereits während Sie einen neuen Arbeitsschritt anlegen, Mitarbeiter Werkzeuge oder Anlagen dem Arbeitsschritt zuordnen, indem Sie diese aus der Objektleiste am rechten Rand auf Feld mit der Aufschrift MITARBEITER, WERKZEUG ODER ANLAGE HIERHER ZIEHEN bewegen.

Checklisten können Sie zum Arbeitsschritt hinzufügen, indem Sie auf + CHECKLISTE HINZUFÜGEN klicken und die gewünschten Checkliste aus der Auswahlliste auswählen.

Sie können für jeden einzelnen Arbeitsschritt Start- und Endzeitpunkt (Datum & Uhrzeit) festlegen. Die angegebenen Zeiten bestimmen auch die Reihenfolge, in welcher dem Techniker die Aufträge angezeigt werden.

Beim Anlegen eines Arbeitsschrittes stehen die folgenden Felder zur Verfügung:

Feld	Beschreibung	Pflichtfeld
Arbeitsschritt Titel	Titel des Arbeitsschrittes	Nein
Arbeitsschrittnummer	Arbeitsauftragsnummer zur eindeutigen Identifikation	Nein
Untertitel	Untertitel des Arbeitsschrittes	Nein
Beschreibung	Beschreibung der Arbeit mit zusätzlichen Informationen	Nein
Startzeit	Geplantes Datum und Uhrzeit für den Beginn der Arbeit	Nein
Endzeit	Geplantes Datum und Uhrzeit für die Fertigstellung der Arbeit	Nein
Name	Name der Kontaktperson vor Ort	Nein
Telefon	Telefonnummer der Kontaktperson vor Ort	Nein

Drücken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben. Sie können den Arbeitsschritt zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder bearbeiten.

3.6 Zuordnen von Checklisten

Sie können eine Checkliste einem Arbeitsschritt zuordnen, indem Sie im Bereich VORBEREITEN → ARBEIT VORBEREITEN zu dem Arbeitsschritt navigieren und auf „+ Checkliste hinzufügen“ klicken. Pro Arbeitsschritt kann nur eine Checkliste zugeordnet werden.

3.7 Zuordnen von Mitarbeitern

Sie können einen Mitarbeitern einem Arbeitsschritt zuordnen, indem Sie im Bereich VORBEREITEN → ARBEIT VORBEREITEN zu dem Arbeitsschritt navigieren und den gewünschten Mitarbeiten aus der Objektleiste in den linierten Bereich im Hauptfenster ziehen. Natürlich können Sie einem Arbeitsschritt auch mehrere Mitarbeiter zuordnen.

Sie haben auch die Möglichkeit, einen Mitarbeiter allen Arbeitsschritten eines Arbeitsauftrags auf einmal zuzuordnen. Navigieren sie dazu im Bereich VORBEREITEN → PROJEKTE VORBEREITEN einfach den Arbeitsauftrag und ziehen sie dort einen Mitarbeiter aus der Objektleiste in den linierten Bereich im Hauptfenster.

Nachdem ein Mitarbeiter erfolgreich zugeordnet wurde, erscheint dieser im Hauptfenster in dem Bereich ZUGEWIESENE MITARBEITER. Sie können den Mitarbeiter wieder aus dem Arbeitsschritt entfernen, indem Sie auf das X Symbol an der rechten Seite des Mitarbeiters klicken.

Wenn Sie in einem Arbeitsschritt das X Symbol klicken, wird der Mitarbeiter aus dem Arbeitsschritt entfernt. Wenn Sie das X Symbol in einem Arbeitsauftrag klicken, wird der Mitarbeiter aus allen Arbeitsschritten dieses Arbeitsauftrags entfernt.

3.8 Zuordnen von Werkzeug

Das Zuordnen von Werkzeugen erfolgt auf dieselbe Art und Weise wie das Zuordnen von Mitarbeitern. Ziehen Sie einfach im Bereich VORBEREITEN → PROJEKTE VORBEREITEN ein Werkzeug aus der Objektleiste in den linierten Bereich im Hauptfenster. Natürlich können Sie einem Arbeitsschritt auch mehrere Werkzeuge zuordnen.

3.9 Zuordnen von Anlagen im Feld

Das Zuordnen von Anlagen im Feld erfolgt auf dieselbe Art und Weise wie das Zuordnen von Mitarbeitern. Ziehen Sie einfach im Bereich VORBEREITEN → PROJEKTE VORBEREITEN eine Anlage aus der Objektleiste in den linierten Bereich im Hauptfenster. Pro Arbeitsschritt kann jedoch nur eine Anlage im Feld zugeordnet werden.

3.10 Anwenden von Projektvorlagen

Sie können ein neues Projekt auch aus einer Projektvorlage befüllen, indem Sie im Bereich VORBEREITEN → ARBEIT VORBEREITEN zu dem gewünschten Projekt navigieren und auf VORLAGE ANWENDEN drücken.

Wenn Sie auf VORLAGE ANWENDEN drücken, öffnet sich der Vorlagenassistent, wo Sie aus den bereits vorhandenen Projektvorlagen auswählen können. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage und dann auf VORLAGE ANWENDEN.

Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit, einzelne Arbeitsaufträge innerhalb der Projektvorlage an- oder abzuwählen. Klicken Sie auf PROJEKTSTRUKTUR ERSTELLEN nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben.

Im letzten Schritt des Vorlagenassistenten werden Sie gebeten, eine Auftragsadresse anzugeben. Diese Adresse wird an alle Arbeitsaufträge in der Projektvorlage vergeben. Wenn die Arbeitsaufträge in dem Projekt unterschiedliche Adressen benötigen, können Sie diese im Nachhinein entsprechend anpassen.