Teil 4: Schichtmanagement

Der Schichtplaner befindet sich unter dem Menü Schichtmanagement. Nachdem eine Abteilung selektiert wurde, wird automatisch der gerade aktiv konfigurierte Kalender mit den dieser Abteilung geladen. Die Werker können zu den jeweiligen Schichten mit Drag and Drop zugewiesen werden.

Die fixe Ansicht des Schichtkalenders stellt die geplanten Schichten so dar, wie sie in der Schichtkalender-Definition hinterlegt wurden.

• Die Zuordnung von Anlagen, Werkern und Schichten ist statisch und basiert ausschließlich auf den vorab definierten Kalenderdaten.

• Änderungen an Aufträgen oder Jobprofilen wirken sich nicht automatisch auf die Darstellung aus.

• Diese Ansicht eignet sich besonders, um den ursprünglich geplanten Soll-Zustand der Schichtplanung darzustellen.

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Die Anzahl der benötigten Mitarbeiter können Sie bei der Erstellung von Teamschichten festlegen oder die bestehende Anzahl von Mitarbeitern bearbeiten.

Zugewiesene Mitarbeiter können aus der Schicht entfernt oder als Schichtleiter definiert werden (Drag & Drop oder mit dem Rechtklick).

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Die variable Ansicht berücksichtigt zusätzlich dynamische Faktoren wie aktuelle Fertigungsaufträge und Jobprofile. Damit sie ordnungsgemäß funktioniert, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

• Ausgefüllte und geplante Schichtkalender-Definition: Der Schichtkalender muss vollständig definiert und geplant sein.

• Relevante Fertigungsaufträge im System: Alle notwendigen Fertigungsaufträge müssen im System hinterlegt sein.

• Jobprofile für Anlagen: Die Jobprofile der Anlagen müssen gepflegt und aktuell sein.

• Jobprofile für Werker: Sowohl das Hauptjobprofil als auch alternative Jobprofile der Werker müssen vollständig und korrekt gepflegt sein.

Wenn diese Daten nicht korrekt hinterlegt sind, kann die variable Ansicht nicht ordnungsgemäß funktionieren.

Die variable Ansicht eignet sich besonders, um den tatsächlichen Bedarf und die Einsatzmöglichkeiten von Werkern und Anlagen in Abhängigkeit von den vorhandenen Aufträgen darzustellen.

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Die Kopierfunktion dient dazu, bereits geplante Schichteinteilungen effizient auf andere Tage oder Wochen zu übertragen. Dadurch lassen sich wiederkehrende Schichtmuster oder identische Einsatzpläne schnell und fehlerfrei erstellen.

• Mit der Funktion kann ein geplanter Tag auf mehrere andere Tage innerhalb derselben Woche kopiert werden.

• Alternativ kann auch eine ganze Woche mit allen Schichteinteilungen auf mehrere Folgewochen kopiert werden.

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Schritt 1: Auf „Einteilung kopieren“ klicken.

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Schritt 2: Den gewünschten Kopiertyp (Tag oder Woche) und die Zieltage/-wochen auswählen.

Auf „Kopieren durchführen“ klicken.

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Schritt 3: Nach Abschluss des Kopiervorgangs erscheint ein Pop-up-Fenster, das folgende Informationen bereitstellt:

• Welche Personen an den Zieltagen/-wochen abwesend sind.

• Welche Personen dort bereits eingeplant sind.

 

Die Veröffentlichungsfunktion stellt sicher, dass alle Beteiligten nur den Schichtkalender sehen, der offiziell freigegeben wurde. Dadurch wird Transparenz geschaffen und die Planungssicherheit erhöht.

• Verantwortung: Jeder Schichtplaner hat die Möglichkeit, den Schichtkalender zu veröffentlichen. Koordinatoren können darauf vertrauen, dass Mitarbeiter nur den tatsächlich veröffentlichten Kalender einsehen.

• Veröffentlichung eines Entwurfs: Sobald die Bearbeitung des Kalenders abgeschlossen ist, klickt der Schichtplaner auf „Entwurf veröffentlichen“. Dadurch wird eine veröffentlichte Version gespeichert und sichtbar gemacht.

• Veröffentlichte Ansicht: Nach der Veröffentlichung können Schichtplaner oder Koordinatoren über den Button „Veröffentlicht“ einsehen, wann die letzte Version freigegeben wurde. In dieser Ansicht können bei Bedarf auch Änderungen vorgenommen werden.

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• Wechsel zurück in den Entwurfsmodus: Durch einen Klick auf „Entwurf“ wechselt die Ansicht wieder in den Bearbeitungsmodus. Dort können weitere Anpassungen vorgenommen werden, ohne dass diese sofort für alle sichtbar sind.

Hinweis:
Die Veröffentlichung sorgt dafür, dass Mitarbeiter immer nur den gültigen, letzten Stand des Schichtplans einsehen können. Änderungen im Entwurf bleiben unsichtbar, bis sie erneut veröffentlicht werden.

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Die Schicht Info-Anzeige dient dazu, den Schichtplan für die Mitarbeiter übersichtlich darzustellen. Sie kann als Kiosk View genutzt werden, um den aktuellen Plan sowie die folgenden Wochen in Echtzeit sichtbar zu machen.

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Ablauf:

1. Über den Filter die gewünschte Abteilung auswählen.

2. Die Anzeigegeschwindigkeit für den Info-Screen festlegen.

3. Auf „Kiosk View“ klicken.

Die Kiosk-Ansicht öffnet sich anschließend in einem separaten Fenster.

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Funktionen der Kiosk-Ansicht:

• In der oberen Leiste werden die ausgewählte Abteilung, das aktuelle Datum, die Uhrzeit sowie die Kalenderwoche angezeigt.

• Es werden immer die aktuelle Woche sowie die beiden darauffolgenden Wochen dargestellt.

• Nach Ablauf der ersten angezeigten Woche wechselt die Ansicht automatisch weiter, sodass stets ein rollierender Überblick über drei Wochen gewährleistet ist.

• Nach Durchlauf springt die Anzeige automatisch zurück zur aktuellen Woche.

Hinweis:
Die Schicht Info-Anzeige ist ideal geeignet, um den Mitarbeitern jederzeit einen transparenten und aktuellen Überblick über ihre Schichten zu geben, beispielsweise über Info-Monitore im Betrieb.

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Um Schichten planen zu können müssen einige Einstellungen im Vorhinein passieren. Unteranderem das Erstellen eines Schichtmodells. Es gibt Unternehmen im 1-Schichtbetrieb, oder Unternehmen im 3-Schichtbetrieb. Manche haben eine Mischung.

In dieser Übersicht erkennt man alle Schichtmodelle die jeweils Schichten beinhalten. Diese Modelle kann man ausklappen, um die darin enthaltenen Schichten zu sehen.

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Nach dem der User auf den Button SCHICHTMODELL ANLEGEN geklickt hat erscheint dieses Fenster. Die beinhaltet drei Bereiche:

1. die Eingabe der Details zum Arbeitszeitmodell:

   1. ID (optional): wird alternativ automatisch generiert

   2. Arbeitszeitmodell Name (Pflichtfeld)

   3. Status: ist immer aktiv oder inaktiv

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2. die Erstellung der Schichten nach Klick auf den Button SCHICHT HINZUFÜGEN:

   1. Name der Schicht (Pflichtfeld)

   2. Pause (in min) (Pflichtfeld)

   3. Startzeit (Pflichtfeld)

   4. Endzeit (Pflichtfeld)

   5. Status

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3. Zusammenfassung:

   1. Arbeitzeitmodell

   2. Schichten

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Nach dem Bestätigen befindet sich das neue Arbeitszeitmodell mit den erstellten Schichten in der Übersicht.

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Es ist einerseits möglich, die Details des Arbeitszeitmodells zu bearbeiten, aber auch die Schicht selbst zu bearbeiten, zu löschen oder neue hinzuzufügen.

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Teamschichten sind sprichwörtlich die Zuteilung des Arbeitszeitmodells mit den enthaltenen Schichten zu den einzelnen Abteilungen. Hier kann der Benutzer dem Team verschiedene Arbeitszeitmodelle pro Tag zuweisen, außerdem muss bestimmt werden welche Jobprofile pro Tag und Schicht gebraucht werden.

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1. ID (optional): wird alternativ automatisch generiert

2. Name (Pflichtfeld)

3. Abteilung (Pflichtfeld)

4. Arbeitszeitmodell (Pflichtfeld)
   *sobald Abteilung und Arbeitszeitmodell ausgewählt wurden erscheint eine Matrix in der man die Anzahl der Jobprofile eingeben kann

5. Wochentag (Pflichtfeld)

6. Status: immer aktiv oder inaktiv

7. Schichtleiter erforderlich: bestimmt ob in dieser Schicht an diesem bestimmten Tag ein Schichtleiter erforderlich ist

8. Qualifikationen zuordnen: Es gibt Schichten bei denen immer eine Person mit einem Zertifikat für den Ersthelfer, oder ein Brandschutzbeauftrager anwesend sein muss.

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4.4.2 Detailansicht Teamschicht

Teamschichten können auch bearbeitet werden. Wird eine andere Abteilung oder ein anderes Arbeitszeitmodell ausgewählt, wird die Matrix allerdings neu generiert und muss neu gefüllt werden.

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Nun sind wir beim letzten Schritt vor der Schichtplanung angekommen. Der Benutzer muss jetzt den Zeitraum definieren von wann bis wann seine Teamschichten gültig sind.

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1. ID (optional): wird alternativ automatisch generiert

2. Name (Pflichtfeld)

3. Status: immer aktiv oder inaktiv

4. Erster Tag der Kalender Ansicht (Pflichtfeld)

5. Startdatum (Pflichtfeld)

6. Enddatum (Pflichtfeld)

7. Abteilung (Pflichtfeld)

Nach dem Klick auf “Teamschichten Hinzufügen”:

8. Teamschichten pro Tag wählen

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Schichtkalender Definitionen kann man inaktiv setzen, oder, solange sie noch nicht im Teamplaner beplant wurden, löschen.

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