Workheld Release Notes are available in German and English. For the English version please scroll down.

‌

Release Date: 28.07.2026

Workheld Release 10.3 – Deutsch

Workheld 10.3 bringt eine grundlegende technische Erneuerung rund um Instandhaltungsmeldungen, einen deutlich erweiterten Instandhaltungsplan sowie zahlreiche Verbesserungen in Web-App, mobilen Apps und den Schnittstellen zu ERP/SAP.

Verfügbar ab 21. Juli 2026. Die mobilen Apps für iOS und Android sind kurz nach der Freigabe von Server und Web-App in den jeweiligen App Stores verfügbar.

Instandhaltungsmeldungen

Technische Überarbeitung

Im Hintergrund wurde die Datenstruktur für Instandhaltungsmeldungen grundlegend überarbeitet: Meldungen basieren nun auf einem eigenständigen, neuen Datenmodell. Diese Änderung bildet die Basis für eine flexiblere und stabilere Weiterentwicklung – für Nutzer:innen bleiben die gewohnten Funktionen unverändert.

Automatische Team-Zuweisung aus der Instandhaltungsmeldung

Wird aus einer Instandhaltungsmeldung ein Auftrag (Projekt oder Störung) erstellt, wird das verantwortliche Team nun wo möglich automatisch aus der Meldungskategorie übernommen. Workheld ordnet die gewählte Kategorie dem passenden Team in der Organisationsstruktur zu. Existiert keine Zuordnung, bleibt das Feld leer – ohne Fehlermeldung. Die Funktion ist pro Mandant konfigurierbar.

Liste der Instandhaltungsmeldungen: optimierte Spaltenbreiten und Komponenten-Spalte

Die Spaltenbreiten in der Meldungsliste wurden optimiert: Inhaltsreiche Spalten wie Anlage, Komponente und Langtext erhalten mehr Platz, kompakte Felder wie Nummer, Status oder Datum feste Breiten. Überlanger Text wird mit „…“ gekürzt und beim Hover vollständig angezeigt. Zusätzlich wird die verknüpfte Komponente nun – neben der Anlage – als eigene Spalte in der Liste dargestellt. Planer:innen und Techniker:innen sehen auf einen Blick, auf welche Anlage und Komponente sich eine Meldung bezieht. Für Kund:innen ohne Komponentenstruktur an den Anlagen hat diese Änderung keine Auswirkung.

Erweiterter Instandhaltungsplan

Neue Felder für Anlagen- und Komponentenwartung

In der Wartungsdefinition je Anlage und Komponente können nun vier neue Felder gepflegt werden: Verantwortliches Team (das für die Wartungstätigkeit zuständige Team), Sollzeit (der geplante Zeitaufwand), Vorlage (die bei der Generierung vorausgewählte Projektvorlage) sowie eine Tätigkeitsbeschreibung (Freitext für spezifische Wartungsdetails, z. B. „Kupplung schmieren“). Die Felder stehen beim Anlegen und Bearbeiten von Anlagen und Komponenten zur Verfügung.

Erweiterte Instandhaltungsplan-Tabelle

In der Übersicht des Instandhaltungsplans stehen nun neue Spalten (Vorlage, Verantwortliches Team, Sollzeit) und entsprechende Filter zur Verfügung. Der Filter „Verantwortliches Team“ schränkt die Ansicht auf die Tätigkeiten des gewählten Teams ein, der Filter „Vorlage“ auf die verwendete Vorlage. Der Instandhaltungsplan kann zudem inklusive der neuen Spalten als CSV exportiert werden.

Automatische Übernahme bei der Projekterstellung

Beim Generieren eines Wartungsauftrags aus dem Instandhaltungsplan werden Verantwortliches Team, Sollzeit und Vorlage automatisch übernommen: Das Team wird dem generierten Wartungsauftrag zugewiesen, die Sollzeit auf die zugehörigen Arbeitsschritte übertragen. Die bisherige manuelle Auswahl der Vorlage bleibt erhalten, ist aber je nach gewählten Wartungstätigkeiten mit der passenden Vorlage vorbelegt, sodass der Button „Projekt erstellen“ sofort aktiv ist.

Check-In / Check-Out: automatische Synchronisation

Check-In- und Check-Out-Ereignisse werden in der mobilen App ab Release 10.3 automatisch übertragen, sofern das Gerät online ist. Bisher musste die Synchronisation dieser Ereignisse manuell ausgelöst werden – nun geschieht sie direkt nach dem Starten oder Abschließen eines Arbeitsschritts, ohne zusätzliche Aktion der Techniker:innen. So sehen Koordinator:innen den Arbeitsstatus in Echtzeit. Offline erfasste Ereignisse verbleiben wie bisher in der Warteschlange und werden mit der nächsten Synchronisation übertragen. Die Funktion wird pro Mandant aktiviert.

Fertigstellungsbericht für Aufträge

Release 10.3 führt einen neuen Bericht ein, der abgeschlossene Aufträge zusammen mit dem tatsächlichen Fertigstellungsdatum auflistet. Der Bericht steht in der Web-Anwendung als eigene Berichtsseite zur Verfügung und kann als CSV exportiert werden. Finanz- und Betriebsteams erhalten damit eine verlässliche Grundlage, um tatsächlich abgeschlossene Arbeiten nachzuvollziehen.

Zusammen mit diesem Bericht wurde ein neues Ereignis implementiert, das anzeigt, wann ein Auftrag von „In Arbeit“ auf „Erledigt“ gesetzt wurde. Damit sind alle Zeitstempel – Erstellung, Check-In am Arbeitsschritt, Check-Out am Arbeitsschritt, Erledigt und Abgeschlossen – im Ereignisprotokoll sichtbar.

PDF-Berichte: neue Spalte für den Arbeitsauftrag

Die Berichtsdefinition für PDF-Berichte in den mobilen Apps wurde erweitert, sodass für Einträge und Checklisten nun zusätzlich zum Arbeitsschritt auch der Arbeitsauftrag angezeigt werden kann. Besonders bei Berichten, die Einträge über mehrere Arbeitsaufträge hinweg zusammenfassen, verbessert dies die Übersichtlichkeit deutlich.

Verbesserungen in der Web-Anwendung

Wochenbericht: Navigation zu Arbeitsaufträgen

Im Wochenbericht sind Zeilen für Aufträge, Arbeitsaufträge und Arbeitsschritte ab Release 10.3 anklickbar und führen direkt zur jeweiligen Detailansicht. Dieses Navigationsmuster war bereits im Projektaufwandsbericht verfügbar und wird nun auch im Wochenbericht konsistent umgesetzt. Anklickbare Zeilen sind visuell hervorgehoben.

Status-Spalte in der Dokumentationsansicht von Zeiteinträgen

In der Zeiteintragsliste innerhalb der Dokumentation wird nun eine zusätzliche Spalte „Status“ angezeigt (als letzte Spalte, nach „Erstellt von“ und „Erstellt für“). Der Status macht auf einen Blick sichtbar, warum ein Auftrag noch nicht abgeschlossen werden kann.

Optimierte Auswahl von Projektvorlagen

Die Ladegeschwindigkeit beim Öffnen der Vorlagenauswahl wurde verbessert: Die Liste nutzt nun einen optimierten, seitenbasierten API-Endpunkt. Vorlagen werden übersichtlicher geladen, und bei Auswahl einer Vorlage werden die zugehörigen Arbeitsschritte effizient nachgeladen.

Schichtbuch: Standard-Sortierung nach Datum und Usability in der Detailansicht

Die Schichtbuchliste öffnet sich nun automatisch mit der aktuellsten Schicht oben (absteigende Sortierung nach Datum/Uhrzeit). Die Sortierung wird beim ersten Laden angewendet; eine eigene Sortierung überschreibt die Vorgabe für die aktuelle Sitzung.

In der Detailansicht eines Schichtbucheintrags wurden zwei Usability-Verbesserungen umgesetzt: Die Liste der verknüpften Instandhaltungsmeldungen ist nun nach Anlage sortiert und gruppiert, was die Übersicht bei vielen Meldungen deutlich verbessert. Zusätzlich bleiben die Aktions-Buttons (z. B. zum Erstellen neuer Meldungen) beim Scrollen fixiert und stets im sichtbaren Bereich.

Schichtbuch: Lese- und Schreibrechte

Der Zugriff auf das Schichtbuch wird ab Release 10.3 über getrennte Lese- und Schreibrechte gesteuert. Bisher wurde der Zugriff ausschließlich über ein Mandanten-Feature-Flag geregelt – alle Nutzer:innen mit aktivem Flag konnten das Schichtbuch uneingeschränkt lesen und bearbeiten. Mit den neuen Rechten lässt sich nun gezielt steuern, wer Schichtbucheinträge erstellen und bearbeiten darf und wer nur Lesezugriff erhält.

Status-Dashboard: gefilterte Anzahl auf allen Tabs

Wird im Status-Dashboard ein Filter gesetzt, wird die Anzahl nun gleichzeitig auf allen Tabs aktualisiert – nicht mehr nur auf dem aktiven Tab. Das verhindert irreführende Zähler und sorgt für ein konsistentes Bild beim Wechsel zwischen den Tabs.

Weitere Usability-Verbesserungen in der Web-App

Weitere Usability-Verbesserungen in der Web-App: bessere Lesbarkeit abgeschlossener Checklisten sowie eine einheitliche Sortierung in Listen und Dropdowns.

Verbesserungen in der mobilen App (Windows)

Kommentarfeld in Einträgen: automatisch mitwachsend

Das Kommentarfeld in Einträgen der Windows-App hatte bisher eine feste Höhe, was das Prüfen längerer Texte erschwerte. Ab Release 10.3 wächst das Feld automatisch mit dem eingegebenen Text mit – konsistent zum Verhalten unter iOS und Android.

Reihenfolge der Buttons zur Eintragserstellung

Die Reihenfolge der Buttons zur Eintragserstellung in der Windows-App wurde angepasst, sodass sie der Reihenfolge der Eintrags-Indikator-Icons entspricht. Die bisherige Inkonsistenz zwischen Icons und Buttons führte bei der schnellen Erfassung zu Verwirrung.

Verbesserungen in der mobilen App (iOS / Android)

Kontext des Arbeitsschritts im Eintragsformular

Beim Ausfüllen eines Eintragsformulars (z. B. Checkliste oder Zeiterfassung) unter iOS und Android wird nun der Kontext des zugehörigen Arbeitsschritts angezeigt. Techniker:innen sehen jederzeit, zu welchem Arbeitsschritt ein Eintrag gehört – diese Information war in der Windows-App bereits verfügbar.

Arbeitslisten-Ansicht: getrennte Tabs für „Projekte & Cases“ und „Daueraufträge“ sowie Such- und Filterfunktion

Die Arbeitslisten-Ansicht in der mobilen App (iOS und Android) ist nun in zwei getrennte Tabs unterteilt: „Projekte & Cases“ und „Daueraufträge“. Diese Trennung vereinfacht die Navigation deutlich und bringt die iOS- und Android-App in Einklang mit der Windows-App, die diese Unterscheidung bereits unterstützt.

Zusätzlich stehen in der Auftragslisten-Ansicht der mobilen App neue clientseitige Filter zur Verfügung: Aufträge können nach Kunde, Anlage, Betriebsstatus und Kategorie gefiltert werden. Da alle benötigten Daten lokal auf dem Gerät vorliegen, funktioniert die Filterung auch zuverlässig im Offline-Modus.

Anlagensuche in Instandhaltungsmeldungen: Standort-Filter

Beim Erstellen von Instandhaltungsmeldungen in der mobilen App kann die Anlagensuche nun nach Standort (Kunde) gefiltert werden. Zusätzlich wird der Kundenname in den Suchergebnissen angezeigt, was die Auswahl der korrekten Anlage bei Kund:innen mit vielen Anlagen erheblich erleichtert.

Korrekte Anzeige entfernter Teammitglieder

Wird ein Teammitglied durch Koordinator:innen von einem Arbeitsschritt entfernt, spiegelt die mobile App diese Änderung nach der nächsten Synchronisation korrekt wider. Bisher unterschied die Anzeige nicht zwischen aktiv zugewiesenen und ehemals zugewiesenen Techniker:innen. Nicht mehr zugewiesene Techniker:innen werden nun grau als inaktiv markiert und in der Liste nach unten verschoben.

Schnittstellen

Arbeitszeiteinträge an das ERP

Die Schnittstelle, die Arbeitszeiteinträge an das ERP-System sendet, umfasst einen automatischen Prozess, der alle übermittelten Einträge nach Schichtende überträgt. Bisher berücksichtigte dieser Prozess nur Einträge, die innerhalb der letzten 24 Stunden erstellt wurden. Da Techniker:innen Zeiten häufig erst mehrere Tage nach dem tatsächlichen Ereignis erfassten, wurden diese Einträge von der automatischen Verarbeitung ausgeschlossen. Der Prozess wurde nun angepasst, sodass alle innerhalb der letzten 7 Tage erstellten Einträge einbezogen werden.

Terminänderungen von Projekten, Cases und Daueraufträgen an SAP

Die Schnittstelle, die Terminänderungen von Workheld an das ERP-System sendet, arbeitete bisher auf Ebene einzelner Arbeitsschritte. Wurden viele Arbeitsschritte in kurzer Folge geändert oder ein ganzes Objekt über den Teamplaner verschoben, entstanden dadurch mehrere Nachrichten an das ERP-System. Da diese Nachrichten in falscher Reihenfolge verarbeitet werden oder einander überholen konnten, konnte dies zu inkonsistenten Daten im Empfängersystem und – je nach Konfiguration – zu Rückläufern führen.

Ab Release 10.3 erzeugt eine einzelne Aktualisierung eines Objekts eine einzige Nachricht mit den Daten aller zugehörigen Arbeitsschritte, einschließlich der nicht geänderten. Das reduziert die Wahrscheinlichkeit solcher Konflikte deutlich. Zusätzlich unterscheidet Workheld nun, ob eine Änderung von einem Nutzer stammt oder vom externen System empfangen wurde: Stammt die Änderung vom externen System, sendet Workheld keine Terminänderungs-Nachricht zurück.

Dokumente und Links von außer Betrieb genommenen Anlagen übernehmen

In Szenarien, in denen Anlagen häufig von einem Kunden zu einem anderen verschoben werden, muss die Anlage beim ursprünglichen Kunden außer Betrieb genommen und beim neuen Kunden als neue Version neu angelegt werden. Das Außerbetriebnehmen und Neuanlegen war über die Schnittstelle bereits möglich, jedoch mussten zuvor an der Anlage hinterlegte Dokumente und Links manuell an die neue Version angehängt werden.

Ab Release 10.3 ist dieser Prozess für Koordinator:innen effizienter: Wird eine Anlage über die Schnittstelle gesendet, prüft Workheld, ob diese Anlage zuvor bei einem anderen Kunden aktiv war, und kopiert in diesem Fall die Dokumente und Links automatisch auf die neue Anlage. Diese Funktion kann pro Mandant aktiviert werden.

Workheld Release 10.3 – English

Workheld 10.3 delivers a fundamental technical overhaul around maintenance notifications, a significantly extended maintenance plan, and numerous improvements across the web app, the mobile apps, and the interfaces to ERP/SAP.

Available from 21 July 2026. The mobile apps for iOS and Android will be available in the respective app stores shortly after the release of Server and Web App.

Maintenance Notifications

Technical Overhaul

In the background, the data structure for maintenance notifications was fundamentally reworked: notifications are now based on a new, fully independent data model. This change forms the basis for more flexible and stable further development – for users, the familiar functions remain unchanged.

Automatic Team Assignment from the Maintenance Notification

When an order (project or incident) is created from a maintenance notification, the responsible team is now adopted automatically from the notification category where possible. Workheld maps the selected category to the appropriate team in the organizational structure. If no mapping exists, the field remains empty – without an error message. The function is configurable per tenant.

List of Maintenance Notifications: Optimized Column Widths and Component Column

In the list of maintenance notifications, the column widths were optimized: content-rich columns such as Equipment, Component and Long Text are given more space, while compact fields such as Number, Status or Date are set to fixed widths. Overly long text is truncated with “…” and shown in full on hover. In addition, the linked component is now displayed in the list as a separate column in addition to the equipment. Planners and technicians can see at a glance which equipment and component a notification refers to. For customers that do not use a component structure alongside equipments, this change has no impact.

Enhanced Maintenance Plan

New Fields for Equipment and Component Maintenance

In the maintenance definition per equipment and component, four new fields can now be maintained: Responsible Team (the team responsible for the maintenance activity), Target Time (the planned time effort), Template (the project template to be pre-selected during generation), and an activity description (free text for specific maintenance details, e.g. “grease coupling”). The fields are available when creating and editing equipments and components.

Enhanced Maintenance Plan Table

In the maintenance plan overview, new columns (Template, Responsible Team, Target Time) and corresponding filter options are now available. The “Responsible Team” filter narrows the view to the activities of the selected team; the “Template” filter restricts activities by the template used. The maintenance plan can also be exported as CSV including the new columns.

Automatic Transfer upon Project Creation

When generating a maintenance order from the maintenance plan, the Responsible Team, Target Time and Template are transferred automatically: the team is assigned to the generated maintenance order and the target time is transferred to the associated work steps. The previous manual selection of the template is still available, but is pre-filled with the appropriate template depending on the selected maintenance activities, so that the Create Project button is immediately active.

Check-In / Check-Out: Automatic Synchronization

Check-In and Check-Out events are transmitted automatically in the mobile app as of Release 10.3, provided the device is online. Previously, the synchronization of these events had to be triggered manually – now it happens directly after starting or completing a work step, without any additional action by the technicians, so that coordinators can view the status of the work in real time. Events captured offline remain in the queue as before and are transmitted with the next synchronization. The function is activated per tenant.

Completion Report for Orders

Release 10.3 introduces a new report that lists completed orders together with the actual completion date. The report is available in the web application as a dedicated report page and can be exported as CSV. This gives finance and operations teams a reliable basis for tracking work that has actually been completed.

Together with this report, a new event was implemented that indicates when an order was set from In Progress to Done. This means that all timestamps – Creation, Check-In at the work step, Check-Out at the work step, Done and Completed – are now visible in the Event Log.

PDF Reports: New Column for Work Order

The report definition for PDF reports in the mobile apps has been extended so that, for entries and checklists, the work order can now also be shown in addition to the work step. Especially for reports that summarize entries across multiple work orders, this significantly improves the clarity of the content.

Improvements in the Web Application

Weekly Report: Navigation to Work Orders

In the weekly report, rows for orders, work orders and work steps are clickable as of Release 10.3 and lead directly to the respective detail view. This navigation pattern was already available in the project effort report and is now implemented consistently in the weekly report as well. Clickable rows are visually highlighted.

Status Column in the Documentation View of Time Entries

In the time entry list within the documentation, an additional “Status” column is now shown (as the last column, after “Created by” and “Created for”). The status makes it visible at a glance why an order cannot yet be closed.

Optimized Selection of Project Templates

The loading speed when opening the template selection has been improved: the list now uses an optimized, page-based API endpoint. Templates are loaded more clearly, and when a template is selected, the associated work steps are loaded efficiently.

Shift Log: Default Sorting by Date and Usability Improvements in the Detail View

The shift log list now opens automatically with the most recent shift at the top (descending sort by date/time). The sorting is applied on first load; custom sorting overrides the default for the current session.

In the detail view of a shift log record, two usability improvements were made: the list of linked maintenance notifications is now sorted and grouped by equipment, which significantly improves the overview when there are many notifications. In addition, the action buttons (e.g. for creating new notifications) are now fixed and always remain in the visible area when scrolling.

Shift Log: Read and Write Permissions

Access to the shift log is controlled via separate read and write permissions as of Release 10.3. Previously, access was governed exclusively by a tenant feature flag – all users with the flag enabled could read and edit the shift log without restriction. With the new permissions, it is now possible to control specifically who may create and edit shift log entries and who only receives read access.

Status Dashboard: Filtered Count on All Tabs

When a filter is set in the Status Dashboard, the count is now updated simultaneously on all tabs, no longer only on the active tab. This prevents misleading counters and ensures a consistent picture when switching between tabs.

Further Usability Improvements in the Web App

Further usability improvements were made in the web app: improved readability of completed checklists and unified sorting in lists and dropdowns.

Improvements in the Mobile App (Windows)

Comment Field in Entries: Automatically Expanding

The comment field in entries of the Windows app previously had a fixed height, which made reviewing longer texts more difficult. As of Release 10.3, the field grows automatically with the entered text – consistent with the behavior on iOS and Android.

Order of the Entry Creation Buttons

The order of the entry creation buttons in the Windows app was adjusted so that it matches the order of the entry indicator icons. The previous inconsistency between icons and buttons led to confusion during quick entry capture.

Improvements in the Mobile App (iOS / Android)

Context of the Work Step in the Entry Form

When filling out an entry form (e.g. checklist or time tracking) on iOS and Android, the context of the associated work step is now displayed. Technicians can always see which work step an entry belongs to – information that was already available in the Windows app.

Work List View: Separate Tabs for “Projects & Cases” and “Standing Orders” plus Search and Filter Function

The work list view in the mobile app (iOS and Android) is now split into two separate tabs: “Projects & Cases” and “Standing Orders”. This separation significantly simplifies navigation and brings the iOS and Android app in line with the Windows app, which already supports this distinction.

In addition, new client-side filter options are now available in the order list view of the mobile app: orders can be filtered by customer, equipment, operating status and category. Since all required data is available locally on the device, filtering also works reliably in offline mode.

Equipment Search in Maintenance Notifications: Location Filter

When creating maintenance notifications in the mobile app, the equipment search can now be filtered by location (customer). In addition, the customer name is shown in the search results, which makes selecting the correct equipment much easier for customers with many equipments.

Correctly Displaying Unassigned Team Members

When a team member is removed from a work step by coordinators, the mobile app correctly reflects this change after the next sync. Previously, the app's display did not distinguish between actively assigned and formerly assigned technicians. Now, no longer assigned technicians are marked grey as inactive and moved down in the list.

Interfaces

Working Time Entries to ERP

The interface that sends working-time entries to the ERP system includes an automatic process that transfers all submitted entries after the end of each shift. Previously, this process only covered entries created within the last 24 hours. Since technicians frequently recorded times several days after the actual event, those entries were excluded from automatic processing. To address this, the process has been adjusted to include all entries created within the last 7 days.

Schedule Changes of Projects, Cases and Standing Orders to SAP

The interface that sends schedule changes from Workheld to the ERP system previously operated on a per-work-step basis. When many work steps were changed in quick succession, or when an entire object was moved via the team planner, this generated multiple messages to the ERP system. Because the messages could be processed out of order or overtake one another, this could lead to inconsistent data in the receiving system and, depending on its configuration, trigger loop-backs.

As of Release 10.3, a single update to an object generates a single message containing the data for all of its work steps, including those that were not changed. This significantly reduces the likelihood of such conflicts. In addition, Workheld now distinguishes whether a change was made by a user or received from the external system: if the change originated from the external system, Workheld no longer sends a Schedule Change message back.

Copy Over Documents and Links from Decommissioned Equipment

In scenarios where equipment is frequently moved from one customer to another, the equipment must be decommissioned at the original customer and then recreated as a new version at the new customer. While decommissioning and recreating the equipment was already possible via the interface, any documents and links previously attached to the equipment had to be re-attached manually to the new version.

As of Release 10.3, this process is more efficient for the coordinator: when equipment is sent via the interface, Workheld checks whether that equipment was previously active at a different customer and, if so, automatically copies the documents and links over to the new equipment. This feature can be activated per tenant.