Release Date: Mar 3, 2026

Workheld Release 10.1 - Deutsch

Workheld 10.1 erweitert die Plattform um KI-Unterstützung auf Web und Mobile, eine neue Organisationsstruktur, verbesserte Instandhaltungsmeldungen und weitere Optimierungen für den täglichen Einsatz.

Verfügbar ab 3. März 2026.

KI-Assistent – Web

Koordinator:innen können den KI-Assistenten direkt aus Workheld Flow als Seitenpanel öffnen.

• Chats starten, Freitextfragen stellen und zwischen mehreren aktiven Sitzungen wechseln – der vollständige Verlauf bleibt erhalten.

• Quelldokumente zu KI-Antworten einsehen und Antworten per Daumen hoch / Daumen runter bewerten.

• Die Funktion wird per Feature-Flag gesteuert und kann mandantenweise aktiviert werden.

KI-Assistent – Mobile (iOS & Android)

Techniker:innen können den KI-Assistenten über die Hauptnavigation der App aufrufen.

• Chats starten und fortsetzen mit vollständigem Verlauf; Quelldokumente zu Antworten einsehen.

• Fragevorschläge zur schnellen Orientierung sowie Feedback-Funktion (Gefällt mir / Gefällt mir nicht).

• Flüssige Zeichen-für-Zeichen-Animation für ein natürliches Nutzererlebnis.

Neue Organisationsstruktur: Division – Abteilung – Team

Die Organisationsstruktur wurde von einer auf drei Ebenen erweitert: Division – Abteilung – Team.

• Bestehende Teams werden automatisch einer Standard-Organisationsstruktur zugeordnet – es gehen keine Daten verloren.

• Benutzer:innen und Arbeitsaufträge werden einem Team statt einer Abteilung zugewiesen.

• Schichtplanung, Schichtbuch, Stellenprofile und automatische Zuweisungsregeln wurden entsprechend angepasst.

QR-Codes für untergeordnete Anlagenkomponenten

Die QR-Code-Funktion wurde von Equipment-Stammknoten auf alle untergeordneten Komponenten ausgeweitet.

• Koordinator:innen können QR-Codes für einzelne Komponenten in der Web-Applikation herunterladen.

• Techniker:innen scannen den Code mit der mobilen App und werden direkt zur jeweiligen Komponente navigiert.

• Wird ein Code nicht erkannt, wird das Equipment-Feld automatisch vorausgefüllt und ein Warnhinweis angezeigt.

Instandhaltungsmeldungen für Limited User:innen

Limited User:innen können in der Web-Applikation nun eigene Instandhaltungsmeldungen erstellen und einsehen.

• Keine vollständige Koordinator:innenlizenz erforderlich.

• Über Berechtigungen steuerbar, ob nur eigene oder alle Meldungen sichtbar sind.

• Bestehende Funktionen für Instandhaltungsmeldungen bleiben unverändert.

Überarbeiteter Statusworkflow für Instandhaltungsmeldungen

Der bisherige zweigeteilte Statusworkflow wurde durch ein einziges, einheitliches Statusfeld ersetzt.

• Neue Statuswerte: Erstellt → An SAP gesendet → Abgelehnt → Auftrag erstellt → In Bearbeitung → Pausiert → Erledigt → Abgeschlossen.

• Klare Abbildung aller Phasen des Bearbeitungsprozesses ohne überlappende Felder.

• Zunächst in der Web-Applikation verfügbar; mobile Umsetzung folgt mit Version 10.2.

Statusübersicht: Anzahl offener Aufträge

Die Statusübersicht zeigt die Gesamtanzahl offener Aufträge direkt am jeweiligen Tab an.

• Verfügbar für alle relevanten Reiter, z. B. Projekte und Subunternehmer-Projekte.

• Abgeschlossene Aufträge werden nicht mitgezählt.

• Die Anzahl aktualisiert sich dynamisch bei Anwendung von Filtern oder der Suche.

Dokumentationsreiter mit Inhaltsanzeige

Reiter im Dokumentationsbereich von Arbeitsaufträgen und Equipment zeigen an, ob sie Inhalte enthalten oder leer sind.

• Betrifft die Reiter Einträge, Checklisten, Berichte, Dateien und Logs.

• Koordinator:innen erkennen auf einen Blick, welche Reiter Einträge haben – ohne jeden einzeln öffnen zu müssen.

• Gilt einheitlich für Arbeitsaufträge und Equipment.

Suchfunktion für Arbeit & Equipment (Mobile)

In der mobilen App steht auf den Seiten „Arbeit" und „Equipment" eine Suchfunktion zur Verfügung.

• Schnelle Suche nach Arbeitsaufträgen und Anlagen auf iOS und Android.

• Einheitlich gestaltet mit der bestehenden Suche bei Instandhaltungsmeldungen und Abwesenheitsanträgen.

Erweiterte Push-Benachrichtigungen für Störungen

Push-Benachrichtigungen für Störungen enthalten nun zusätzliche Kontextinformationen.

• Angezeigt werden: zugewiesenes Team und verknüpftes Equipment.

• Bei Fällen mit mehreren Anlagen werden alle Equipment-Namen in der Benachrichtigung aufgeführt.

Zuverlässigere Berechtigungsverarbeitung

Benutzerberechtigungen werden ab Version 10.1 zur Laufzeit abgerufen statt im Authentifizierungstoken (JWT) gespeichert.

• Berechtigungsänderungen wirken sofort und ohne erneuten Login – für Web und Mobile.

• Probleme bei Nutzer:innen mit sehr vielen Berechtigungen werden behoben.

• Performance-Caching ist implementiert.

Komponenten-Zuweisung am Arbeitsschritt

Die direkte Equipment-Zuweisung an Arbeitsschritten wird intern durch den Stammknoten im Komponentenbaum ersetzt.

• Die Benutzeroberfläche bleibt für Anwender:innen unverändert.

• Verbessert die Datenkonsistenz im Hintergrund.

Weitere Verbesserungen & Fehlerbehebungen

Workheld 10.1 enthält zusätzlich eine Reihe weiterer Verbesserungen und Fehlerbehebungen für eine stabilere und reibungslosere Nutzung der Plattform.

Workheld Release 10.1 - English

Workheld 10.1 extends the platform with AI support on web and mobile, a new organisational structure, improved maintenance reports, and further optimisations for daily use.

Available from March 3, 2026.

AI Assistant – Web

Coordinators can open the AI Assistant as a side panel directly within Workheld Flow.

• Start chats, ask free-text questions, and switch between multiple active sessions – the full conversation history is retained.

• View source documents behind AI responses and rate answers with thumbs up / thumbs down.

• The feature is controlled via a feature flag and can be activated per tenant.

AI Assistant – Mobile (iOS & Android)

Technicians can access the AI Assistant from the main navigation of the app.

• Start and continue chats with full history; view source documents behind responses.

• Suggested questions for quick orientation and a feedback function (thumbs up / thumbs down).

• Smooth character-by-character animation for a natural user experience.

New Organisational Structure: Division – Department – Team

The organisational structure has been extended from one to three levels: Division – Department – Team.

• Existing teams are automatically mapped to a default organisational structure – no data is lost.

• Users and work orders are assigned to a team instead of a department.

• Shift planning, the shift log, job profiles, and automatic assignment rules have been updated accordingly.

QR Codes for Subordinate Equipment Components

QR code functionality has been extended from top-level equipment nodes to all subordinate components.

• Coordinators can download QR codes for individual components in the web application.

• Technicians scan the code with the mobile app and are navigated directly to the relevant component.

• If a code is not recognised, the equipment field is automatically pre-filled and a warning is displayed.

Maintenance Reports for Limited Users

Limited users can now create and view their own maintenance reports in the web application.

• No full coordinator licence required.

• Permissions control whether users can see only their own reports or all reports.

• Existing maintenance report functionality remains unchanged.

Revised Status Workflow for Maintenance Reports

The previous two-field status workflow has been replaced by a single, unified status field.

• New statuses: Created → Sent to SAP → Rejected → Order Created → In Progress → On Hold → Done → Completed.

• All stages of the processing workflow are clearly represented without overlapping fields.

• Initially available in the web application; mobile support will follow with version 10.2.

Status Overview: Number of Open Work Orders

The status overview now displays the total number of open work orders directly on each tab.

• Available across all relevant tabs, e.g. Projects and Subcontractor Projects.

• Completed work orders are not included in the count.

• The count updates dynamically when filters or search are applied.

Documentation Tabs with Content Indicator

Tabs in the documentation section of work orders and equipment now indicate whether they contain content or are empty.

• Applies to the Entries, Checklists, Reports, Files, and Logs tabs.

• Coordinators can immediately see which tabs have content – without opening each one individually.

• Consistent across work orders and equipment.

Search Function for Work & Equipment (Mobile)

A search function is now available on the "Work" and "Equipment" pages in the mobile app.

• Quick search for work orders and assets on iOS and Android.

• Consistent with the existing search on maintenance reports and absence requests.

Enhanced Push Notifications for Incidents

Push notifications for incidents now include additional context information.

• Displayed: assigned team and linked equipment.

• For cases involving multiple assets, all equipment names are listed in the notification.

More Reliable Permission Processing

From version 10.1, user permissions are fetched at runtime rather than stored in the authentication token (JWT).

• Permission changes take effect immediately and without requiring a new login – for web and mobile.

• Issues experienced by users with a large number of permissions are resolved.

• Performance caching is implemented.

Component Assignment on Work Steps

The direct equipment assignment on work steps is internally replaced by the root node in the component tree.

• The user interface remains unchanged for end users.

• Improves data consistency behind the scenes.

Further Improvements & Bug Fixes

Workheld 10.1 also includes a range of further improvements and bug fixes contributing to the overall stability, performance, and usability of the platform.