Teil 6: Dokumentation
- Katya Raykova
- Valerie Bräunlich
6.1 Erstellen von Einträgen
Um Einträge zu erstellen, müssen Sie in die Detailansicht des Arbeitsschritts navigieren, für welchen Sie Dokumentation erstellen möchten und mit der Tableiste am oberen Rand auf Ausführung wechseln.
Sie finden am unteren rechten Rand den Button zum Erstellen von Einträgen. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Fächermenü, mit allen verfügbaren Eintragstypen. Klicken Sie auf den gewünschten Eintragstyp, um diesen zu erstellen.
Abhängig von der Konfiguration der Workheld Plattform stehen Ihnen diese Eintragstypen zur Auswahl:
Icon | Bezeichnung |
|---|---|
 | Mangeleintrag |
Arbeitszeiteintrag | |
Reiseeintrag | |
Speseneintrag | |
Messwerteintrag | |
| Materialverbrauchseintrag |
6.1.1 Speichern als “Entwurf” oder “Eingereicht”
Sie können Einträge immer entweder im Status “Entwurf” oder “Eingereicht” speichern. Dazu müssen Sie lediglich den Umschaltknopf über den Buttons Abbrechen und Speichern aktivieren oder deaktivieren.
Speichern als “Eingereicht”
Speichern als “Entwurf”
Wenn Sie einen Eintrag als “Entwurf” speichern, können Sie diesen auch nach der Synchronisation jederzeit nachbearbeiten. Wenn Sie einen Eintrag als “Eingereicht” speichern, kann er nach der Synchronisation nicht mehr nachbearbeitet werden.
6.1.2 Anhang von Fotos und Dokumenten
Sie können jedem Eintragstyp beliebig viele Fotos oder Dokumente anhängen. Klicken Sie auf den Button Kamera um ein Foto aufzunehmen, das dem Eintrag angehängt werden soll. Klicken Sie auf den Button Dokumente, um ein vorhandenes Bild oder ein anderes Dokument dem Eintrag anzuhängen.
Nachdem Sie dem Eintrag ein Foto oder Dokumente angehängt haben, können Sie dieses bearbeiten, indem Sie daraufklicken. Mit den Buttons am oberen rechten Rand haben Sie die Optionen Bearbeiten, Löschen und Senden. Am unteren Rand können Sie dem Anhang zudem einen Kommentar hinzufügen.
6.1.3 Erstellen von Einträgen für Teammitglieder
Arbeitszeit- oder Reiseeinträgen können Sie auch für Ihre Teammitglieder erstellen. Dazu werden Ihnen beim Erstellen dieser Eintragstypen Ihr eigener User sowie alle Teammitglieder angezeigt, die ebenfalls dem Arbeitsschritt zugewiesen wurden, markieren Sie vor dem Speichern des Eintrags alle Personen, für die der Eintrag gespeichert werden soll.
6.2 Erstellen von Checklisteninstanzen
Wenn einem Ihrer Arbeitsschritte eine Checklistenvorlage angehängt wurde, können Sie daraus eine Checklisteninstanz erstellen. Klicken Sie dazu auf die Checklistenvorlage, die sie im unteren Bereich des Arbeitsschrittes finden.
Eine Checklisteninstanz ist eine ausgefüllte Checklistenvorlage. Sie können aus einer Checklistenvorlage beliebig viele Instanzen erstellen.
6.2.1 Checktypen und verpflichtende Checkpunkte
Eine Checklistenvorlage kann beliebig viele Checkpunkte enthalten. Jeder Checkpunkt verlangt entweder eine einfache Ja/Nein Antwort, einen Messwert oder die Angabe von Datum und Uhrzeit. Die Einheiten können dabei entweder bereits in der Checklistenvorlage vorgegeben sein oder stehen zur Auswahl.
Checkpunkte können zudem als verpflichtend vorgegeben sein, was anhand des kleinen Sternes in der Überschrift erkennbar ist. Eine Checklisteninstanz kann erst dann als “Eingereicht” gespeichert werden, wenn alle verpflichtende Checkpunkte ausgefüllt wurden.
Check #3
Check mit Datum und Uhrzeit
6.2.1 Speichern als “Entwurf” oder “Eingereicht”
Auch Checklisteninstanzen können entweder im Status “Entwurf” oder “Eingereicht” gespeichert werde. Dazu müssen Sie lediglich den Umschaltknopf über den Buttons Abbrechen und Speichern aktivieren oder deaktivieren. Beachten Sie jedoch, dass Checklisteninstanzen erst dann als “Eingereicht” gespeichert werden können, wenn alle verpflichtende Checkpunkte ausgefüllt wurden.
Wenn Sie eine Checklisteninstanz als “Entwurf” speichern, können Sie diesen auch nach der Synchronisation jederzeit nachbearbeiten. Wenn Sie eine Checklisteninstanz als “Eingereicht” speichern, kann diese nach der Synchronisation nicht mehr nachbearbeitet werden.
6.3 Übersicht Dokumentation
Sie haben auf allen Ebenen der Arbeitsübersicht Zugriff auf die von Ihnen erstellte Dokumentation (Einträge & Checklisteninstanzen) indem Sie in der Tableiste am oberen Rand auf Dokumentation wechseln.
Die Dokumentation in Workheld wird auf den höheren Ebenen zusammengeführt!
Das bedeutet, dass sie auf der Ebene des Arbeitsschrittes nur die Einträge und Checklisteninstanzen sehen, welche für diesen Arbeitsschritt erstellt wurden.
Wenn Sie eine Ebene darüber - dem Arbeitsauftrag - auf Dokumentation wechseln, sehen Sie dort alle Einträge und Checklisteninstanzen, welche für Arbeitsschritte in diesem Arbeitsauftrag erstellt wurden.
Auf der Ebene der Projekte sehen sie wiederum eine Zusammenfassung aller Einträge und Checklisteninstanzen, welche ihnen bereits in den Arbeitsaufträgen des Projekts angezeigt wurden.
6.3.1 Übersicht & Nachbearbeiten von Einträgen
Wechseln Sie auf einer beliebigen Ebene der Arbeitsübersicht in der Tableiste am oberen Rand auf Dokumentation. Klicken Sie auf Einträge ansehen, um in die Übersicht der Einträge zu gelangen.
Die Übersicht der Einträge ist so gestaltet, dass Sie unter dem Reiter Übersicht eine Zusammenfassung aller erstellten Einträge sehen. Bei Eintragstypen wie Mängeln oder Messwerten wird ihnen die Anzahl der erstellten Einträge angezeigt; bei den Arbeitszeit- und Reiseeinträgen sehen sie die Zeiten.
Die Einträge selbst sind in Einträge im Status “Entwurf” sowie Einträge im Status “Eingereicht” unterteilt. Sie haben die Möglichkeit, alle Einträge im Status “Entwurf” mit einem Klick einzureichen, indem Sie auf Alle Einträge einreichen klicken.
Sie können zudem anhand der kleinen grünen Wolke neben dem Icon jedes einzelnen Eintrags erkennen, ob dieser bereits synchronisiert wurde.
Wenn Sie auf einen Eintrag im Status “Entwurf” klicken, gelangen Sie in die Bearbeitungsansicht des Eintrags. Diese ist identisch mit der Ansicht, die Sie bereits vom Erstellen der Einträge kennen.
Wenn Sie auf einen Eintrag im Status “Eingereicht” klicken, welcher noch nicht synchronisiert wurde, gelangen Sie ebenfalls in die Bearbeitungsansicht des Eintrags. Wurde der Eintrag im Status “Eingereicht” hingegen bereits synchronisiert, kann dieser nicht mehr bearbeitet und lediglich angezeigt werden.
6.3.2 Übersicht & Nachbearbeiten von Checklisten
Wechseln Sie auf einer beliebigen Ebene der Arbeitsübersicht in der Tableiste am oberen Rand auf Dokumentation. Klicken Sie auf Checklisten ansehen um in die Übersicht der Einträge zu gelangen.
Die Übersicht der Checklisteninstanzen ist in Checklisten im Status “Entwurf” sowie Checklisten im Status “Eingereicht” unterteilt. Sie haben die Möglichkeit, alle Checklisten im Status “Entwurf” mit einem Klick einzureichen, indem Sie auf Alle Checklisten einreichen klicken.
Sie können zudem anhand der kleinen grünen Wolke neben dem Icon jeder einzelnen Checkliste erkennen, ob dieser bereits synchronisiert wurde.
Wenn Sie auf eine Checkliste im Status “Entwurf” klicken, gelangen Sie in die Bearbeitungsansicht. Diese ist identisch mit der Ansicht, die Sie bereits vom Erstellen der Checklisteninstanzen kennen.
Wenn Sie auf eine Checkliste im Status “Eingereicht” klicken, welcher noch nicht synchronisiert wurde, gelangen Sie ebenfalls in die Bearbeitungsansicht. Wurde die Checkliste im Status “Eingereicht” hingegen bereits synchronisiert, kann diese nicht mehr bearbeitet und lediglich angezeigt werden.