Teil 3 Dokumentation (2)
- Katya Raykova
3.1 Erstellen von Einträgen
Um Einträge zu erstellen, müssen Sie in die Detailansicht des Arbeitsschritts navigieren, für welchen Sie eine Dokumentation erstellen möchten.
Sie finden am rechten Rand den Button zum Erstellen von Einträgen. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Fächermenü mit allen verfügbaren Eintragstypen. Klicken Sie auf den gewünschten Eintragstyp, um diesen zu erstellen.
Abhängig von der Konfiguration der Workheld Plattform stehen Ihnen diese Eintragstypen zur Auswahl:
Icon | Bezeichnung |
|---|---|
 | Mangeleintrag |
Reiseeintrag | |
Speseneintrag | |
Arbeitszeitantrag | |
Messwerteintrag | |
Materialverbrauchseintrag |
3.1.1 Speichern als “Entwurf” oder “Eingereicht”
Sie können Einträge immer entweder im Status “Entwurf” oder “Eingereicht” speichern. Dazu müssen Sie lediglich den Umschaltknopf aktivieren bevor Sie auf Speichern drücken.
Wenn Sie einen Eintrag als “Entwurf” speichern, können Sie diesen auch nach der Synchronisation jederzeit nachbearbeiten. Wenn Sie einen Eintrag als “Eingereicht” speichern, kann er nach der Synchronisation nicht mehr nachbearbeitet werden.
3.1.2 Anhang von Fotos und Dokumenten
Sie können jedem Eintragstyp beliebig viele Fotos oder Dokumente anhängen. Klicken Sie auf den Button KAMERA um ein Foto aufzunehmen, das dem Eintrag angehängt werden soll. Klicken Sie auf den Button DOKUMENTE um dem Eintrag ein vorhandenes Bild oder ein anderes Dokument anzuhängen.
Nachdem Sie dem Eintrag ein Foto oder Dokument angehängt haben, können Sie dieses bearbeiten, indem Sie darauf klicken. Mit den Buttons am oberen rechten Rand haben Sie die Optionen Bearbeiten, Löschen und Lokal Speichern. Am unteren Rand können Sie dem Anhang auch einen Kommentar hinzufügen.
3.1.3 Erstellen von Einträgen für Teammitglieder
Arbeitszeit- oder Reiseeinträge können Sie auch für Ihre Teammitglieder erstellen. Dazu werden Ihnen beim Erstellen dieser Eintragstypen Ihr eigener User sowie alle Teammitglieder angezeigt, die ebenfalls dem Arbeitsschritt zugewiesen wurden. Markieren Sie vor dem Speichern des Eintrags alle Personen, für die der Eintrag gespeichert werden soll.
3.2 Start/Stop Zeiterfassung
Der einfachste Weg, um Ihre Arbeitszeit zu erfassen, ist die Start/Stop Zeiterfassung. Starten Sie die Zeiterfassung indem Sie auf den Play Button am rechten Rand klicken. Daraufhin, erscheint oben rechts eine kleine Leiste mit Ihrer Arbeitszeit. Sie können die Arbeitszeitaufzeichnung entweder in dieser Leiste oder mit dem selben Button am rechten Rand wieder stoppen.
Wenn Sie Ihre Arbeitszeit über die Start/Stop Automatik erfassen, werden die Arbeitszeiteinträge immer als Entwurf gespeichert. Sie können die Einträge also nochmals korrigieren, bevor Sie sie endgültig einreichen.
3.3 Erstellen von Checklisteninstanzen
Wenn einem Ihrer Arbeitsschritte eine Checklistenvorlage angehängt wurde, können Sie daraus eine Checklisteninstanz erstellen. Klicken Sie dazu auf die Checklistenvorlage, die sie im unteren Bereich des Arbeitsschrittes finden.
Eine Checklisteninstanz ist eine ausgefüllte Checklistenvorlage. Sie können aus einer Checklistenvorlage beliebig viele Instanzen erstellen.
3.3.1 Checktypen und verpflichtende Checkpunkte
Eine Checklistenvorlage kann beliebig viele Checkpunkte enthalten. Jeder Checkpunkt verlangt entweder eine einfache Ja/Nein Antwort, einen Messwert oder die Angabe von Datum und Uhrzeit. Die Einheiten können dabei entweder bereits in der Checklistenvorlage vorgegeben sein oder stehen zur Auswahl.
Checkpunkte können zudem als verpflichtend vorgegeben sein, was anhand des kleinen Sternes in der Überschrift erkennbar ist. Eine Checklisteninstanz kann erst dann als “Eingereicht” gespeichert werden, wenn alle verpflichtenden Checkpunkte ausgefüllt wurden.
3.3.2 Speichern als “Entwurf” oder “Eingereicht”
Auch Checklisteninstanzen können entweder im Status “Entwurf” oder “Eingereicht” gespeichert werde. Dazu müssen Sie lediglich den Umschaltknopf über den Buttons SPEICHERN und ABBRECHEN aktivieren oder deaktivieren. Beachten Sie jedoch, dass Checklisteninstanzen erst dann als “Eingereicht” gespeichert werden können, wenn alle verpflichtende Checkpunkte ausgefüllt wurden.
Wenn Sie eine Checklisteninstanz als “Entwurf” speichern, können Sie diesen auch nach der Synchronisation jederzeit nachbearbeiten. Wenn Sie eine Checklisteninstanz als “Eingereicht” speichern, kann diese nach der Synchronisation nicht mehr nachbearbeitet werden.
3.4 Dokumentation ohne Auftrag
Es ist möglich, Arbeiten zu dokumentieren, welche Ihnen nicht in Form eines Projekts/Einsatzes zugeteilt wurden. Klicken Sie dazu auf das AUFTRÄGE Icon (Schraubenschlüssel) am äußeren linken Rand der Workheld Flow Windows App und dann in der Tab-Leiste oben rechts auf die Ansicht für Daueraufträge und ungeplante Aufträge.
Indem Sie auf NICHT ZUGEORDNETE AUFTRÄGE klicken, können Sie ganz normal Einträge und sogar Berichte erstellen, die jedoch im Nachhinein von einem Koordinator einem vorhandenen oder neu angelegten Auftrag zugewiesen werden müssen.