Teil 7: Personalwesen

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Last updated: May 28, 2024 by Christine Geier
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7.1 Fähigkeiten

Fähigkeiten in Workheld sind berufliche Kompetenzen, die benötigt werden, um bestimmte Aufträge, oder Arbeiten durchführen zu können. Hier werden alle Fähigkeiten angezeigt, die von den verantwortlichen Koordinatoren erstellt wurden. Mit dem kleinen Pfeil rechts in jeder Zeile können Sie in die Detailansicht springen. Aktive Fähigkeiten können zu Qualifikationen, Jobprofilen, Mitarbeitern, Aufträgen oder Anlagen zugewiesen werden.

7.1.1 Anlegen einer Fähigkeit

Nachdem Sie auf den Button FÄHIGKEITEN HINZUFÜGEN geklickt haben kommen Sie auf eine Eingabefläche für folgende Daten:

  • ID (optional): Kann vom Benutzer manuell gepflegt werden oder beim Freilassen des Feldes wird die ID vom System automatisch generiert

  • Name (Pflichtfeld): Name der Fähigkeit

  • Status (Pflichtfeld): Ist immer Aktiv oder Inaktiv.

  • Mitarbeiter Mindestanzahl (optional): Innerhalb eines Unternehmens müssen bestimmte Fähigkeiten in ausreichender Anzahl vorhanden sein.

  • Kategorie (optional): Hilft die Fähigkeiten zu kategorisieren, um so die Daten im Überblick behalten zu können. Kategorien müssen bestimmt werden.

  • Beschreibung (optional): Freitext Feld

7.1.2 Detailansicht Fähigkeiten

Solange die Fähigkeiten zu keinem anderen Objekt zugewiesen wurde, kann diese gelöscht werden. Wurde die Fähigkeit zugewiesen, kann diese nur noch auf Status ‘Inaktiv’ gesetzt werden, um zukünftiges zuweisen zu verhindern. Die Zuweisungen zu den bestehen Qualifikationen, Jobprofilen, Mitarbeitern, Aufträgen oder Anlagen bleibt beim Inaktiv-setzen bestehen.

7.2 Qualifikationen

Qualifikationen in Workheld sind berufliche Kompetenzen, die über Zertifikate erworben wurden. Eine Qualifikation wird zum Zertifikat sobald diese einem Mitarbeiter zugewiesen wird. Dann haben Sie auch ein Start- und End Datum. Das Erwerben einer neuen Qualifikation führt im Normalfall zu einer zusätzlichen Aneignung von neuen Fähigkeiten. Aus diesem Grund werden bei der Erstellung von neuen Qualifikationen zugehörige Fähigkeiten angehängt. Zuweisungen sind auf Jobprofilen, Mitarbeitern, oder Teamschichten möglich.

Hier werden alle Qualifikationen angezeigt, die von den verantwortlichen Koordinatoren erstellt wurden. Mit dem kleinen Pfeil rechts in jeder Zeile können Sie in die Detailansicht springen.

7.2.1 Anlegen einer Qualifikation

Nachdem Sie auf den Button ‘Qualifikation Hinzufügen’ geklickt haben kommen Sie auf eine Eingabefläche für folgende Daten:

  • ID (optional): Kann vom Benutzer manuell gepflegt werden oder beim Freilassen des Feldes wird die ID vom System automatisch generiert

  • Name (Pflichtfeld): Name der Qualifikation

  • Status (Pflichtfeld): Ist immer Aktiv oder Inaktiv.

  • Mitarbeiter Mindestanzahl (optional): Innerhalb eines Unternehmens müssen bestimmte Qualifikationen in ausreichender Anzahl vorhanden sein z.B.: Ersthelfer Schein.

  • Beschreibung (optional): Freitext Feld

  • Fähigkeit (Pflichtfeld): existierende Fähigkeiten zuweisen

7.2.2 Detailansicht Qualifikation

Solange die Qualifikation zu keinem anderen Objekt zugewiesen wurde, kann diese gelöscht werden. Wurde die Qualifikation zugewiesen, kann diese nur noch auf Status ‘Inaktiv’ gesetzt werden, um zukünftiges Zuweisen zu verhindern. Die Zuweisungen zu den bestehen Jobprofilen, Mitarbeitern, oder Teamschichten bleibt beim Inaktiv-setzen bestehen.

 

7.3 Jobprofile

Jobprofile in Workheld sind die Kombination von wichtigen beruflichen Kompetenzen, die zu einem bestimmten Berufsbild führen z.B.: Automatisierungstechniker.

In Workheld werden diese gebraucht um langfristig Schichten und Ressourcen planen zu können.

Mit dem kleinen Pfeil rechts in jeder Zeile können Sie in die Detailansicht springen. Aktive Jobprofile können zu Mitarbeitern und Teamschichten zugewiesen werden. Die roten Markierungen bedeuten, dass es aktuell zu wenig Mitarbeiter mit den bestimmten Jobprofilen in diesem Unternehmen gibt. Als Personalverantwortlicher weiß ich so, dass ich eine Person mit Jobprofil einstellen sollte.

7.3.1 Anlegen eines Jobprofils

Um das Einstellen eines neuen Mitarbeiters zu erleichtern werden Fähigkeiten und Qualifikationen mit MUSS, SOLL und KANN beim Zuweisen zum Jobprofil kategorisiert.

  • ID (optional): Kann vom Benutzer manuell gepflegt werden oder beim Freilassen des Feldes wird die ID vom System automatisch generiert

  • Name (Pflichtfeld): Name des Jobprofils - Automatisierungstechnik Elektro

  • Abteilung (Pflichtfeld): Zu welcher Abteilung gehört dieses Jobprofil

  • Vorgesetzter (Pflichtfeld): Zuweisung des verantwortlichen Vorgesetzten für dieses Jobprofil

  • Mitarbeiter Mindestanzahl (optional): Innerhalb eines Unternehmens müssen bestimmte Jobprofile in ausreichender Anzahl vorhanden sein z.B.: Automatisierungstechniker.

  • Bereich (optional): Hilft bei der horizontalen Kategorisierung über mehrerer Abteilungen hinweg. z.B. Elektro

  • Job-Rolle (Pflichtfeld): Automatisierungstechniker

  • Status (Pflichtfeld): Ist immer Aktiv oder Inaktiv

  • Beschreibung (optional): Freitext Feld

  • Fähigkeit (Pflichtfeld): es muss mindestens eine Fähigkeit zu gewiesen werden

  • Qualifikationen (Pflichtfeld): es muss mindestens eine Qualifikation zugewiesen werden

7.3.2 Detailansicht Jobprofil

In der Detailansicht sieht man gepflegte Daten des Jobprofils. Diese kann man Bearbeiten oder löschen. Löschen ist nur möglich solange das Jobprofil noch nirgends zugewiesen wurde.

7.4 Werker

In Workheld müssen Sie unterscheiden zwischen Koordinatoren und Techniker. Als Techniker werden die Werker bezeichnet die sich in die Mobilen Apps einloggen können, um ihre Arbeiten zu erledigen. Nun gibt es aber auch Techniker die nur kurzfristig bei der Firma über eine Leasingfirma angestellt sind, diese haben keinen eigenen User und daher keinen eigenen Login zum System. Trotzdem müssen diese als Ressourcen in den Schichtplanungen berücksichtigt werden. Diese Übersicht zeigt sowohl die Techniker mit Login als auch die Techniker ohne Login.

7.4.1 Erstellung eines Werkers

Wird ein neuer Werker in Workheld Flow erstellt bedeutet dies, dass er keinen Login haben wird. Dennoch verfügt er über folgende Daten:

  • Personalnummer (Pflichtfeld): ist vorgegeben

  • Vorname (Pflichtfeld)

  • Nachname (Pflichtfeld)

  • Status: immer Aktiv oder Inaktiv

  • Abteilung (Pflichtfeld): Jeder Werker muss einer Abteilung zugeordnet sein

  • Bereich (optional)

  • Aktuelles Jobprofil (optional): Sobald eine Abteilung ausgewählt wurde können Jobprofile daraus ausgewählt werden

  • Kategorie (optional)

  • Zeitausweisnummer (optional)

  • Kartennummer (optional)

  • Wöchentliche Kapazität (z.B. 38,5) (optional): Arbeitsstunden pro Woche

  • Beschreibung (optional)

  • Vorgesetzter (Pflichtfeld)

  • 1. Genehmiger (optional): Genehmiger sind immer aus der eigenen Abteilung

  • 2. Genehmiger (optional): wird kein Genehmiger ausgewählt, aber ein Abwesenheitsantrag erstellt wird immer der Vorgesetzte als 1. Genehmiger vom System automatisch gesetzt

  • Zertifikate (optional)

  • Fähigkeiten (optional)

 

Sobald der Benutzer auf den Button ZERTIFIKAT HINZUFÜGEN geklickt hat, erscheint ein neues Fenster indem die jeweilige Qualifikation ausgewählt werden kann. Außerdem muss der Herausgeber angegeben werden.

Ein Zertifikat wird immer zu einem bestimmten Zeitpunkt erworben. Manche haben auch ein Gültigkeitsdatum. Auch dafür stehen Felder zur Verfügung. Wurde ein Zertifikat aufgefrischt, kann man das mit dem Toogle markieren.

 

Weiters können Fähigkeiten hinzugefügt werden.

 

7.4.2 Detailansicht Werker

In der Detailansicht kann man die Details eines Werkers ansehen, den Werker (wenn er kein Benutzerkonto hat) löschen oder bearbeiten.

Beim Bearbeiten lässt sich erkennen, dass über die Qualifikation bestimmte Fähigkeiten zugewiesen wurden, die man auch nicht entfernen kann, solange die Qualifikation nicht entfernt wird. Das Qualifikation-Icon rechts in den Zeilen der Fähigkeiten signalisieren das.

 

7.5 Schichtmodelle

Um Schichten planen zu können müssen einige Einstellungen im Vorhinein passieren. Unteranderem das Erstellen eines Schichtmodells. Es gibt Unternehmen im 1-Schichtbetrieb, oder Unternehmen im 3-Schichtbetrieb. Manche haben eine Mischung.

In dieser Übersicht erkennt man alle Schichtmodelle die jeweils Schichten beinhalten. Diese Modelle kann man ausklappen, um die darin enthaltenen Schichten zu sehen.

 

7.5.1 Anlegen eines Schichtmodells

Nach dem der User auf den Button SCHICHTMODELL ANLEGEN geklickt hat erscheint dieses Fenster. Die beinhaltet drei Bereiche:

  1. die Eingabe der Details zum Arbeitszeitmodell:

    1. ID (optional): wird alternativ automatisch generiert

    2. Arbeitszeitmodell Name (Pflichtfeld)

    3. Status: ist immer aktiv oder inaktiv

  1. die Erstellung der Schichten nach Klick auf den Button SCHICHT HINZUFÜGEN:

    1. Name der Schicht (Pflichtfeld)

    2. Pause (in min) (Pflichtfeld)

    3. Startzeit (Pflichtfeld)

    4. Endzeit (Pflichtfeld)

    5. Status

  1. Zusammenfassung:

    1. Arbeitzeitmodell

    2. Schichten

 

Nach dem Bestätigen befindet sich das neue Arbeitszeitmodell mit den erstellten Schichten in der Übersicht.

 

Es ist einerseits möglich, die Details des Arbeitszeitmodells zu bearbeiten, aber auch die Schicht selbst zu bearbeiten, zu löschen oder neue hinzuzufügen.

 

7.6 Teamschichten

Teamschichten sind sprichwörtlich die Zuteilung des Arbeitszeitmodells mit den enthaltenen Schichten zu den einzelnen Abteilungen. Hier kann der Benutzer dem Team verschiedene Arbeitszeitmodelle pro Tag zuweisen, außerdem muss bestimmt werden welche Jobprofile pro Tag und Schicht gebraucht werden.

 

7.6.1 Teamschicht erstellen

  1. ID (optional): wird alternativ automatisch generiert

  2. Name (Pflichtfeld)

  3. Abteilung (Pflichtfeld)

  4. Arbeitszeitmodell (Pflichtfeld)
    *sobald Abteilung und Arbeitszeitmodell ausgewählt wurden erscheint eine Matrix in der man die Anzahl der Jobprofile eingeben kann

  5. Wochentag (Pflichtfeld)

  6. Status: immer aktiv oder inaktiv

  7. Schichtleiter erforderlich: bestimmt ob in dieser Schicht an diesem bestimmten Tag ein Schichtleiter erforderlich ist

  8. Qualifikationen zuordnen: Es gibt Schichten bei denen immer eine Person mit einem Zertifikat für den Ersthelfer, oder ein Brandschutzbeauftrager anwesend sein muss.

Die Angabe der Anzahl der Jobprofile dient nur als Hilfestellung für die zukünftige Schicht und Ressourcen Planung im Schichtplaner.

 

7.6.2 Detailansicht Teamschicht

Teamschichten können auch bearbeitet werden. Wird eine andere Abteilung oder ein anderes Arbeitszeitmodell ausgewählt, wird die Matrix allerdings neu generiert und muss neu gefüllt werden.

7.7 Schichtkalender Definition

Nun sind wir beim letzten Schritt vor der Schichtplanung angekommen. Der Benutzer muss jetzt den Zeitraum definieren von wann bis wann seine Teamschichten gültig sind.

7.7.1 Schichtkalender Definition erstellen

  1. ID (optional): wird alternativ automatisch generiert

  2. Name (Pflichtfeld)

  3. Status: immer aktiv oder inaktiv

  4. Erster Tag der Kalender Ansicht (Pflichtfeld)

  5. Startdatum (Pflichtfeld)

  6. Enddatum (Pflichtfeld)

  7. Abteilung (Pflichtfeld)

Nach dem Klick auf “Teamschichten Hinzufügen”:

  1. Teamschichten pro Tag wählen

 

7.7.2 Detailansicht Schichtkalender Definition

Schichtkalender Definitionen kann man inaktiv setzen, oder, solange sie noch nicht im Teamplaner beplant wurden, löschen.

 

7.8 Abwesenheitsanträge

Für Techniker ist es möglich über die Mobile App einen Abwesenheitsantrag zu erstellen. Sobald dieser synchronisiert wurde erscheint der Antrag für den verantwortlichen Koordinator (Genehmiger) in dieser Liste und er bekommt eine E-Mail. Der / Die Genehmiger werden im Werker (Teil 7: Personalwesen | 7.4 Werker) gepflegt und stammen immer aus der gleichen Abteilung, müssen aber nicht Vorgesetzte sein.

7.8.1 Genehmigung eines Abwesenheitsantrages

Abwesenheitsanträge können genehmigt oder abgelehnt werden.

 

 7.8.2 E-Mails für Abwesenheitsanträge

E-Mail and den Genehmiger: Abwesenheitsantrag wurde erstellt und muss bearbeitet werden.

 

E-Mail an den Antragssteller: Abwesenheitsantrag wurde bearbeitet.